Nie od dziś wiadomo, że potencjałem każdego przedsiębiorstwa są zatrudnieni w nim pracownicy. To od nich zależą wyniki firmy. Nic więc dziwnego, że każdy współczesny pracodawca nastawiony jest na posiadanie w strukturach swojej organizacji najlepszych specjalistów. Z tego względu w firmach powinny odbywać się regularne audyty personalne, których nadrzędnym celem jest diagnoza i ocena umiejętności zawodowych zatrudnionego personelu.
Ostatnimi czasy znaczenie audytu personalnego wyraźnie przybrało na wartości. Najprawdopodobniej wynika to z faktu, iż coraz więcej przedsiębiorstw zaczyna traktować posiadany przez nie kapitał ludzki jako jeden z czynników konkurencyjności decydujący o ich rynkowej przewadze. Jak wiadomo, podnoszenie konkurencyjności w warunkach nieustannie zmieniającej się gospodarki, wymaga intensyfikowania działań na wielu płaszczyznach: począwszy od wzrostu produktywności, poprzez optymalizację kosztów pracy, przedsiębiorczość, kreatywność i innowacyjność w działaniu (a zatem pozyskiwanie i promowanie talentów w organizacji), aż do skutecznego zarządzania ryzykiem w obszarze funkcji personalnej.
Definicja:
Audyt personalny, zatem, to narzędzie diagnostyczne, stosowane w celu dokonania analizy stanu personalnego w przedsiębiorstwie. W centrum jego działań znajdują się pracownicy – czyli zasoby ludzkie w organizacji i sposób zarządzania nimi przez pracodawców. Zasadniczym celem przeprowadzenia audytu personalnego jest przygotowanie merytorycznych przesłanek dotyczących konieczności, zakresu oraz skali zmian w zatrudnieniu. Ponadto regularne przeprowadzanie audytu w sposób dość istotny usprawnia pracę działu HR w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi w firmie.
Dzięki audytowi personalnemu możemy np.:
- sprawdzić czy dany pracownik znajduje się na właściwym stanowisku i czy jego kwalifikacje oraz potencjał są w pełni wykorzystywane;
- zaplanować ścieżki kariery i awansu;
- dokonać wyboru najlepszych wewnętrznych kandydatów, do pełnienia kluczowych ról w organizacji;
- uzyskać precyzyjne informacje na temat potencjału pracowników;
- wykorzystać uzyskaną w trakcie audytu wiedzę w rekrutacji i selekcji pracowników, planowaniu szkoleń;
- dokonać uszeregowania stanowisk pracy w kolejności od najważniejszych do zbędnych (doskonałe wsparcie w planowaniu redukcji zatrudnienia).
Ponadto, na podstawie wyników audytu personalnego, mogą zostać podjęte pewne strategiczne decyzje dotyczące m.in.:
- działań naprawczych i rozwojowych firmy lub dostosowania struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa do strategii firmy;
- „odświeżenia” lub skonstruowania i wdrożenia regulaminów i procedur obowiązujących w przedsiębiorstwie;
- umożliwiania pracownikom wzbogacania zadań i metod pracy w firmie;
- polepszenia procesów komunikowania się oraz optymalizację przepływu informacji, przekazów, korzystania i upowszechniania zasobów umiejętności i wiedzy w firmie;
- wzrostu efektywności motywowania pracowników;
- dostosowania programów szkoleń do rzeczywistej dynamiki potrzeb szkoleniowych pracowników, etc.
Wieloetapowy charakter:
Audyt personalny to proces składający się z kilku etapów m.in.: przeprowadzenie wywiadu kwalifikacyjnego określającego przebieg dotychczasowej kariery zawodowej i określenie aspiracji poszczególnych pracowników; weryfikacja i ocena deklarowanej przez pracowników wiedzy, umiejętności i przygotowania do zawodu; ocena znajomości języków obcych (jeśli są wymagane do wykonywania pracy na danym stanowisku).
Oto lista najczęściej wykorzystywanych w trakcie audytu personalnego narzędzi badawczych:
1.Assessment Center (tzw. ośrodki oceny) – celem tego badania jest zdiagnozowanie grupy kandydatów (mogą to być zarówno obecni pracownicy, osoby z zewnątrz firmy kandydujące na wakujące stanowisko, bądź oba typy kandydatów jednocześnie); AC prowadzi do wyłonienia osób najlepiej spełniających określone kryteria (np. możemy wykorzystać AC w sytuacji konieczności pozyskania nowych liderów predestynujących do pełnienia kluczowych ról w organizacji).
2.Development Center (tzw. ośrodki rozwoju) – badanie umożliwia określenie mocnych i słabych stron każdego pracownika indywidualnie, ale również (w zależności od potrzeb) całego zespołu jako grupy. Wnioski z obserwacji pracowników i zespołu z pewnością pomogą zaplanować skuteczne ścieżki rozwoju badanych jednostek.
3.Testy psychologiczne, testy osobowości – precyzyjne narzędzia psychometryczne, które pozwalają określać typologie zachowań, osobowości i motywacji pracowników (wyniki testów pomagają w planowaniu działań podejmowanych przez pracodawcę w celu zwiększenia efektywności jednostek i organizacji).
4.Ocena 360 stopni – to metoda subiektywnej oceny kompetencji pracownika, dokonywana z wielu perspektyw pracowniczych relacji. Wynik oceny 360 stopni dostarcza informacji o silnych stronach oraz potrzebach rozwoju danej osoby. Oceny mogą dokonać koledzy, podwładni, manager liniowy lub inni zwierzchnicy w organizacji, klienci wewnętrzni, klienci i dostawcy zewnętrzni oraz inne jednostki organizacyjne będące w bezpośrednim kontakcie z danym pracownikiem.
5.Wywiad kompetencyjny – przeprowadzany jest w celu weryfikacji postaw i nastawienia pracowników do wykonywanych zadań. To z założenia obiektywna ocena kompetencji zawodowych pracowników, która dokładnie analizuje zaangażowanie w pracę oraz syndromy wypalenia zawodowego, etc.
Zachęcam do zastanowienia się nad przeprowadzeniem audytu choćby w mikro skali jednego działu lub swojej grupy zadaniowej. Być może jego wyniki staną się inspiracją dla Managerów Personalnych do przeprowadzenia audytu personalnego na szerszą skalę.
Autor: Małgorzata Marzec, TestCV.com
