W jaki sposób rekruterzy mogą zebrać więcej poleceń kandydatów od swoich pracowników? Wiele wskazuje na to, że najlepiej jest uprościć program poleceń, aktywizować w jego ramach pracowników i umożliwić im zdobycie nagród, których naprawdę chcą.
Programy poleceń są dużo skuteczniejsze od zwykłych ogłoszeń – to wiadomo nie od dziś. Udowodniono, że generują mniejsze koszty zatrudnienia i pozwalają zaoszczędzić czas na onboardingu – dzieje się tak dlatego, że polecone osoby są już zazwyczaj “sprawdzone” przez polecających. Dodatkowo przez uprzednią mniejszą lub większą znajomość środowiska, czują się lepiej w nowym miejscu pracy i rzadziej rotują. Jest to także świetny sposób, żeby dotrzeć do ogromnej puli wykwalifikowanych kandydatów pasywnych. Wiele firm nie potrafi jednak właściwie wykorzystać programów poleceń, nawet jeśli je posiada, przez co nie czerpie z nich korzyści. Jakie są najczęstsze błędy?
Dlaczego pracownicy nie polecają?
Głównym powodem, dla którego pracownicy mogą niechętnie podchodzić do programów poleceń, jest ich komunikacja. Firmy mają tendencję do niewystarczającego akcentowania płynących z nich korzyści. Dodatkowo pracownicy często nie wiedzą, jak to zrobić lub nie mają na to czasu, bo procedura jest długa i skomplikowana.
Nie pozwól pracownikom wpaść w pułapkę rekrutacji. Jeśli jego pierwsze polecenie gdzieś przepadnie, maleją szanse na to, że złoży kolejne. Dlatego warto uniezależnić program od człowieka i powierzyć jego kierowanie algorytmowi, który daje szybki feedback i pomaga przejść przez procedury.
W przypadku mniejszych firm każdorazowo pisanie odpowiedzi może nie być aż takim problemem. Molochy mogą sobie jednak zwyczajnie nie poradzić z systemem bezpośredniej informacji zwrotnej i automatyzacja procesu jest dla nich koniecznością. Niektóre globalne firmy mogą dostać nawet do 50000 poleceń rocznie (czyli jedna osoba musiałaby księgować ich 136 dziennie!). W takiej sytuacji najlepiej oddać zarządzanie tym wszystkim maszynie, osobiście zajmując się np. poleceniami na stanowiska kierownicze.
Informowanie pracowników i poleconych o postępach procesu jest tym, do czego powinna dążyć każda firma korzystająca z programów poleceń. Ale nie można też wpaść w pułapkę przejrzystości: nie chcielibyśmy na przykład, żeby pracownik dowiedział się o ewentualnym niezatrudnieniu kolegi przed samym zainteresowanym. Trzeba w takich sytuacjach respektować prywatność i przykładowo dać kandydatowi możliwość określenia, kto może mieć wgląd w proces jego rekrutacji.
Stwórz konkretne know-how
Kolejnym dość istotnym powodem, dla którego pracownicy nie polecają, może być samo to, że nie wiedzą o istnieniu programu. Albo o tym, które stanowiska są do obsadzenia. Często dzieje się tak dlatego, że firmy pięknie radzą sobie z ogłaszaniem ofert, ale zapominają o ogłaszaniu tego wewnątrz struktur. A szkopuł w tym, by przypominać pracownikom o możliwości wpływu na zespół. W końcu nie zawsze pracownicy przychodzą do pracy z myślą “ciekawe, ile stanowisk mogę dziś polecić kolegom”.
Dobrym sposobem na niedrogie i nietechnologiczne aktywizowanie pracowników są stare dobre social media. Takie przypomnienie trafiające do pracowników raz w tygodniu wystarcza, by zastanowili się nad możliwościami. Poza mediami społecznościowymi można zawsze przypominać o nich również w newsletterze. Można też zapraszać rekruterów na spotkania różnego szczebla, by poinformowali, kogo szukają i zachęcili do poleceń.
Kolejną dobrą metodą jest zapraszanie polecających na sesje lunchowo-informacyjne, podczas których można im pokazać, jak skuteczniej polecać. Jeśli jednak firma nie boi się inwestycji i technologii, może używać złożonych systemów zawartych w zewnętrznych platformach. Takie rozwiązanie pozwala na usprawnienie procesu: automatycznie pokazuje, kogo się poszukuje i dopasowuje ogłoszenie do sieci kontaktów.
Uprość procedury
Ważne, żeby proces polecania był przyjazny użytkownikom również poprzez zaoszczędzenie ich czasu i wysiłku. A wiele tego zajmuje papierologia, jak np. zamieszczanie w systemie CV osoby polecanej. Nie należy również wymagać od polecających przedstawiania informacji, które nie będą używane, w rodzaju listów potwierdzających jakość polecenia. Można zaklinać rzeczywistość, jednak ostatecznie rekruterzy raczej nie będą zwracali uwagi na listowne peany na cześć poleconej osoby. I tak często ledwo wyrabiają się z tysiącami zgłoszeń, które przeglądają każdego tygodnia.
Warto również uprościć proces potwierdzenia, dzięki komu zatrudniona zostaje osoba polecona. Często polega to na skomplikowanym śledztwie i przeciąga się w nieskończoność. W całym tym skomplikowaniu zapomina się o najprostszym i najskuteczniejszym wyjściu: zapytaniu rekrutowanej osoby, dzięki komu się tu znalazła. Dodatkowym atutem tego rozwiązania jest okazanie zaufania pracownikom.
Kolejną złotą zasadą polecania jest metoda trzech kliknięć. Wymagane dane osoby polecanej, adres e-mail i numer telefonu wystarczą do zapoczątkowania procesu. To nie tylko przyspiesza start, lecz także przenosi odpowiedzialność za złożenie CV na kandydata, co ogranicza ryzyko pomyłki.
Dostosuj nagrody do ludzi
Ponad połowa organizacji stosujących programy poleceń w ramach gratyfikacji zwyczajnie wypłaca polecającym osobom premie. Prawda jest jednak taka, że o pieniądzach szybko się zapomina i pracownicy mogą nie czuć się docenieni. Tymczasem okazuje się, że nawet zwykłe wyróżnienie skutecznie polecającego pracownika przez szefa potrafi podnieść morale i satysfakcję.
Pracodawcy mogą przeprowadzać konkursy na największą liczbę poleceń pod kątem zatrudnionych osób w różnych lokalizacjach. Tabela wyników wprowadza element konkurencji, czyli może pozytywnie wpłynąć na wyniki.
Za zatrudnienie poleconego kandydata można przyznać nagrodę w postaci gadżetu z logo firmy bądź innej niefinansowej formy gratyfikacji. Najważniejsze jednak, by wyjść z nagrodami naprzeciw pracownikom. Należy dostosować je w taki sposób, żeby były atrakcyjne i dla nagradzanych, i dla nagradzających.
Bonus finansowy jest najłatwiejszym wyjściem. Jest jednak krótkoterminowy i kusi rozwiązaniem dwuetapowym: wypłaceniem połowy nagrody w dniu zatrudnienia i reszty po odbyciu okresu próbnego. W imię oszczędności, ale i zabezpieczenia przed pogorszeniem stosunków pracownik-pracodawca w razie szybkiej rezygnacji osoby zatrudnionej z polecenia. Niestety opóźnianie wypłaty jest jednocześnie okazaniem braku zauwania do pracownika.
Wiele firm korzysta jednak z innego systemu motywacji, wręczając polecającym niefinansowe, ale zapadające w pamięć nagrody. Ich zakres jest bardzo szeroki – od kawy zrobionej specjalnie przez szefa, przez hulajnogę z logo firmy, aż po wycieczkę do dziwnego muzeum w Budapeszcie. Takie rozwiązania najlepiej zapadają pracownikom w pamięć i sprawiają, że czują się docenieni.
Autor: Maciek Ostrowski
