Nie bój się eksperymentować i daj też pracownikom poczuć letni czas. Wbrew pozorom okres wakacyjny to świetna okazja do tego, aby mocniej wsłuchać się w potrzeby pracowników i rzeczywiście zastanowić się nad wyzwaniami organizacji, a w czasie urlopów pamiętać o tym, aby zastępujący nas czuli się komfortowo. Okres wakacyjny w wielu firmach kojarzy się przede wszystkim z urlopami i zastępstwami.
Z jednej strony pracownicy nie mogą się doczekać krótszego, czy dłuższego wypoczynku. Z drugiej jednak pojawia się często u nich strach przed powrotem do pracy. Niemal powszechne stało się, że pierwsza dwa-trzy dni po powrocie dla członków organizacji są tak naprawdę niekończącą się serią stresu, nerwów, odpisywania na wiadomości przychodzące w okresie urlopu i pojawiania się na spotkaniach często bez niezbędnej wiedzy.
Trójkąt na zastępstwo
Wbrew pozorom dzięki odpowiedniemu dostosowaniu prac w organizacji i kilku bardzo prostym zasadom powrót i wyjazd na upragniony czas odpoczynku nie musi być ogromnie stresujący. Wystarczy zastosować się do kilku prostych zasad:
• Zacznij przekazywać zadania i wdrażać osobę zastępującą wcześniej niż dzień przed urlopem;
• Ustalcie między sobą, że jeśli spotkania wypadają w ciągu 2 dni po powrocie z dłuższego urlopu, zajmuje się nimi osoba zastępująca;
• Nauczcie się szanować swój czas. Postaraj się maksymalnie przygotować partnerów biznesowych do Twojej nieobecności;
• Informuj w 100% o tym, co może się wydarzyć podczas nieobecności. Wskaż też potencjalne miejsca problemów, czy kryzysu;
• Spisz najważniejsze kontakty, telefony, czy maile. Nawet jeśli zostawiasz hasło do skrzynki – tak po prostu będzie szybciej;
• Przekazuj informacje tak, jakbyś sam chciał je otrzymać przed wyjazdem.
Bardzo często w kontekście zastępstw jednym z najlepszych rozwiązań okazują się nie tandemy, ale tak zwane trójkąty przekazywania kompetencji. Czyli nie delegujemy całości obowiązków jednej osobie, ale – jeśli oczywiście to możliwe z perspektywy organizacji – dzielimy je na 2 osoby. I tak część klientów trafia do jednej współpracowniczki, pozostali – do innego współpracownika. W ten sposób nadmiar obowiązków nie przytłacza jednej osoby. Pozwala zastępującym też na lepsze opanowanie własnych zadań i skuteczniejsze zastępowanie.
[hidepost]Szczególny czas słuchania
Wszelkie „luźniejsze” okresy w pracy to tak naprawdę świetna okazja do tego, aby jeszcze skuteczniej wsłuchać się w głos i oczekiwania pracowników. To właśnie latem warto zorganizować sesje rozmów focusowych z pracownikami, czy trwające nieco dłużej niż standardowe firmowe konsultacje. Latem, gdy zza okna bucha żar, dużo przyjemniej uzupełnić firmową ankietę w cieniu klimatyzatora niż podczas jesiennego nawału obowiązku. Warto pamiętać, że specyfika czasu bardzo mocno definiowana jest przez pryzmat samej organizacji. Dzisiaj bardzo często przedstawiciele firm twierdzą, że pracują przez 100% niezależnie od dnia, ani godziny. To bardzo ciekawe, w kontekście badań nad korespondencja mailową, w której zauważamy chociażby wyraźne spadki podczas dni poprzedzających długie weekendy, w okresie wakacyjnym, czy właśnie w piątki popołudniu.
To także dobra wskazówka, aby organizować kluczowe wydarzenia z zakresu dzielenia się wiedzą właśnie w tych okresach. Absolutnie musimy pamiętać jednak o tym, że musimy się zmieścić w czasie, bo ten postrzegany z perspektywy nadchodzącego weekendu dla pracownika jest szczególnie cenny. W ramach celebrowania lata wiele firm decyduje się na bardziej elastyczny czas pracy, wprowadza większą liczbę dni pracy zdalnej, czy skraca czas pracy w piątki. Warto jednak pamiętać, że tego typu rozwiązania powinny korespondować ze specyfiką organizacji. Trudno przecież o większe niezadowolenie niż sytuacja, kiedy pracownik ma teoretycznie wolne, a wciąż musi pracować. Bo przecież każdy chciałby odczuć przyjemność lata.
Adam Piwek, Mind Progress Group [/hidepost]
