Efekt WOW podczas pierwszego dnia onboardingu

Myślisz o wprowadzeniu nowoczesnych narzędzi czy zmian usprawniających proces onboardingu i najróżniejszych HRowych procedur? Bez zebrania i przeanalizowania danych możesz zapomnieć o sukcesie. Ten artykuł nie będzie powtórzeniem podstaw, które już znasz. Jest to czysta praktyka, przyjęta przez Performante w ciągu ostatniego roku i – co najważniejsze – doceniona przez obecnych oraz nowych pracowników.

Zacznijmy od podstaw: gdzie jesteśmy, a gdzie chcemy być?

Plany związane z usprawnieniem procesu onboardingu nie powinny być oparte na naszym przeczuciu, preferencjach czy kilku wyszukanych w sieci pomysłach. Każda organizacja rządzi się swoimi prawami. Jako pracownicy działu HR postrzegamy niektóre aspekty związane z funkcjonowaniem firmy w zupełnie inny sposób, niż nasi koledzy z innych działów, a tym bardziej nowe osoby dołączające do firmy. I nie ma w tym nic złego! O wiele bardziej niż specjalistyczne artykuły, w szerszym spojrzeniu na sprawę pomocni będą obecni członkowie zespołu, a także osoby będące tuż po okresie próbnym. Zapytani w odpowiedni sposób mogą przekazać wiele naprawdę ciekawych spostrzeżeń na temat pierwszych dni oraz całego procesu onboardingu. Warto dowiedzieć się, z kim nowi pracownicy mieli okazję się spotkać oraz co wpłynęło na ich samopoczucie. Gdyby to Twoi obecni pracownicy wprowadzali do zespołu nową osobę, co chcieliby zaimplementować? Gdyby sami byli ponownie wdrażani, kogo chcieliby poznać, z kim porozmawiać, o czym się dowiedzieć? Czego nie wiedzą w dalszym ciągu, mimo że pracują w firmie już jakiś czas?

Pracownicy chcą poznać swój zespół w pierwszym dniu pracy

Samo siedzenie we wspólnym pokoju wcale nie oznacza, że mieli ku temu okazję. Jeśli członkowie zespołu nie są przygotowani na dołączenie nowej osoby, może okazać się, że na cały dzień zaplanowali spotkania i nie mieli czasu dla nowego kolegi/koleżanki. A to może być naprawdę przykre dla osoby, która jeszcze dzień wcześniej z niecierpliwością czekała na dołączenie do firmy i poznanie teamu. Może więc warto zadbać o integrującą atmosferę, na przykład o wspólny lunch?

Narzędzia, spotkania i brak stresu

Przygotuj odpowiednie narzędzia obrazujące strukturę firmy. Zaznacz na nich osoby, z którymi będą współpracować na co dzień, a także ich najważniejsze zadania i umiejętności. Dzięki temu nieznający jeszcze zespołu pracownik będzie w stanie skuteczniej działać w pierwszych miesiącach swojej pracy.

Pracownicy chcieli dowiedzieć się, czym zajmują się inne działy i jaki mają wpływ na ich codzienne obowiązki? Przygotuj ulotkę informacyjną i zaproś na spotkanie onboardingowe managerów, którzy krótko przedstawią swój dział i projekty. Nowy członek zespołu szybko zapamięta kluczowe osoby w firmie, a także zrozumie swoją rolę w całej organizacji.

Przed rozpoczęciem nowej pracy Twoi pracownicy odczuwali stres? Aby tego uniknąć, w przyszłości zapraszaj kolejnych członków w bezpośredni i serdeczny sposób – tak, aby czuli się podekscytowani nadchodzącą zmianą.

Wyciągnijmy wnioski: jak usprawniliśmy proces onboardingu?

1. Stworzyliśmy kompleksowy Welcome Book zawierający:
– historię firmy oraz cały background jej działalności,
– strukturę firmy wraz ze zdjęciami pracowników,
– wprowadzenie w naszą kulturę: wartości, procedury, rutynowe działania, a także benefity.

2. Dla obcokrajowców stworzyliśmy rozbudowaną ulotkę zawierającą informacje związane z życiem w naszym kraju oraz mieście

3. Dokładnie określiliśmy zadania wszystkich osób biorących udział w onboardingu, dzięki czemu każda osoba zna swoją rolę i może być dobrze do niej przygotowana

4. Do stałych działań wspierających wewnętrzną komunikację w firmie, wprowadziliśmy tzw. „drugie piątki miesiąca” kiedy to poza wspólnym spotkaniem w biurowej kuchni oraz przedyskutowaniem rezultatów naszych działań w ostatnim miesiącu, zarówno nowi jak i obecni pracownicy mają szansę na integrację podczas części nieformalnej.

Logiczny i dokładnie osadzony w czasie proces onboardingu 

Nadaliśmy procesowi onboardingu logiczny ciąg dokładnie osadzony w czasie oraz stworzyliśmy checklistę dla członków zespołu biorących udział w procesie onboardingu:

– formalne i administracyjne przygotowanie do rozpoczęcia onboardingu: stworzenie kont e-mail, przygotowanie wszystkich dokumentów oraz sprzętu, zainstalowanie najważniejszych programów, przygotowanie Welcome Boxa z firmowymi gadżetami,

– zaproszenie nowego pracownika z kilkudniowym wyprzedzeniem na pierwszy dzień pracy poprzez wysłanie kolorowego e-maila,

– zabookowanie kalendarza wszystkim najważniejszym dla nowej osoby współpracownikom, w szczególności managerowi i buddy’iemu. Dzięki temu na pewno będą mieli dla nowego współpracownika czas,

– wdrożenie „pierwszego lunchu” czyli wspólnego posiłku, w którym biorą udział nowy pracownik, a także osoby wdrażające i buddy – to idealna okazja by się bliżej poznać i odpocząć podczas tak intensywnego dnia 😉

– Orientation meeting – wprowadzenie nowej osoby przez dział HR w wewnętrzne systemy, przeprowadzenie przez Welcome Booka, przedstawienie pracownika innym zespołom (nie jesteśmy wielką organizacją i możemy sobie na to pozwolić), oprowadzenie po biurze, wprowadzenie w kulturę firmy i codzienne zasady fukcjonowania,

– dodatkowo w pierwszym dniu onboardingu cały zespół jest informowany o dołączeniu nowego pracownika. Udostępniamy też przygotowaną przez niego krótką notatkę „o mnie”, dzięki czemu od samego początku pracownicy mają tematy do rozmów.

Ciągłe zbieranie danych

Wdrażając kilka osób jednocześnie, po miesiącu mogliśmy przeprowadzić anonimowe ankiety pozwalające nam na dopasowanie procesu onboardingu do nowych pracowników, a także udoskonalenie każdego z jego etapów. Oto kilka autentycznych sugestii oraz komentarzy naszych pracowników:

„Jako że drugi piątek miesiąca odbył się 2 dni po naszym onboardingu, mieliśmy szansę porozmawiania z kolegami również z innych działów. Gdyby nie to, poznanie wszystkich osób zajęłoby mi dużo więcej czasu”

„Naprawdę doceniam małe gesty, takie jak zamówienie dla nas pizzy na pierwszy lunch, wspólny posiłek i piątkowe śniadania. To małe rzeczy, które są dużym wsparciem”

„Myślę, że przydatne byłoby spotkanie z osobami z innych działów oraz zrozumienie ich zadań, pracy oraz projektów”.

Onboarding nie jest tylko pierwszym dniem w pracy

To cały proces wdrożenia pracownika w kulturę firmy oraz jego obowiązki – dlatego tak ważne jest wcześniejsze zaplanowanie go. Nie chcielibyśmy, aby nowy pracownik był w naszej firmie zagubiony, nudził się z powodu braku  obowiązków lub nie miał okazji bliższego poznania członków zespołu oraz prowadzonych przez nich projektów. Warto przy tym zaznaczyć, że prawidłowo przeprowadzony proces onboardingu to korzyść nie tylko dla pracownika, ale i dla firmy. Pierwsze tygodnie pracy decydują o tym, czy nowy pracownik odniesie sukces w organizacji oraz mają znaczący wpływ na jego efektywność.

Sprawny proces onboardingu to inwestycja 

Sprawny onboarding to szybkie wdrożenie, większa pewność siebie pracownika i lepsze efekty uzyskane dużo szybciej niż bez onboardingu – to przekłada się na wymierne efekty dla pracodawcy. Jest to więc inwestycja (cały proces wymaga czasu i energii od wielu jednostek), która bardzo szybko się zwraca – głównie poprzez zmniejszenie rotacji i wzrost skuteczności pracownika, a co za tym idzie – jego poczucia satysfakcji oraz pozytywnej opinii o przedsiębiorstwie, często wyrażanej także na zewnątrz. Warto monitorować wrażenia osób dołączających – mają świeże spojrzenie na organizację, są świetnym źródłem nowych rozwiązań i na pewno będą wdzięczne za sprawienie, że ich zdanie się liczy. Już od samego początku!

Autor: Tina Toutounchi, Recruitment & Employer Branding Specialist w Performante

1 komentarz
  1. Reply
    Jacek Jędrzejczak 12 lipca 2018 at 20:52

    Warto jeszcze rozpisać kolejne dni. W szczególności w kontekście zadań stanowiskowych. co, z kim, jak nowy pracownik ma zrobić, aby zacząć również wdrażać się w obowiązki.

    Skomentuj

    Share This
    HRstandard.pl
    Login/Register access is temporary disabled