Panuje powszechne przekonanie, że specjaliści od kadr odpowiadają jedynie za rekrutację i ewentualne rotacje wewnątrz firmy. Jednak to do działu HR należy także dbanie o pozycjonowanie spółki jako dobrego pracodawcy, organizacja szkoleń i warsztatów dla pracowników czy zmagania z międzypokoleniowymi problemami wśród kadry. To zaś oznacza dużą ilość projektów, nad którymi czasem trudno zapanować. Co zrobić, by je usystematyzować i odnieść sukces?
Praca w kadrach jest wymagająca. Rekrutacje, szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne, pozycjonowanie firmy – to aktywności, które wymagają odpowiedniej wiedzy i dużych umiejętności komunikacyjnych. Natłok i różnorodność projektów często tworzą chaos, a jego uporządkowanie może się okazać kluczem do sukcesu nie tylko dla jednego działu, lecz także dla całej spółki.
Selekcja i analiza
Mówi się, że dobrze przeprowadzona rekrutacja przynosi dużą oszczędność dla pracodawcy. To prawda, podobnie jest też z resztą projektów – lepiej jest poświęcić więcej czasu na jeden i przygotować go należycie, co przyniesie realne korzyści dla całego zespołu niż pobieżnie zajmować się pięcioma, które dadzą jedynie namiastkę tego, co w rzeczywistości mogłyby zaoferować. Przykładem może tu być cykl szkoleń motywacyjnych dla pracowników – kwartalne spotkania usystematyzują wiedzę i poszerzą ją w konkretnym kierunku. To znacznie lepsze niż różnorodne warsztaty, które jedynie powierzchownie „opowiadają” o danym zagadnieniu.
Projekty warto ułożyć od najważniejszych do najmniej ważnych. Następnie rozpoczynając od najważniejszych, zadbać o ich doprecyzowanie, a nie przechodzić do ich realizacji. W pierwszej kolejności spróbujmy zapoznać się z tymi przynoszącymi profity dla całej firmy, a nie dla poszczególnych pracowników. Co nie znaczy, że nie warto brać pod uwagę szkolenia dla 2-3 menedżerów, którzy naukę z dobrego kursu będą mogli następnie przekazać podwładnym. Każdy kazus trzeba ocenić indywidualnie.
Co, jeśli nie chcemy danego projektu?
Gdy któryś z projektów chcemy odrzucić, bo nie możemy znaleźć dla niego uzasadnienia, nie mówmy od razu „nie” – zapytajmy osoby, które zgłosiły zapotrzebowanie na tego typu działanie, np. jakie korzyści przyniesie to firmie, czy to najlepsze rozwiązanie dostępne na rynku. Bardzo często inicjatorzy po uwagach szefa i doprecyzowaniu koncepcji przez menedżera, sami rezygnują z idei. Potwierdza to również ekspert:
– Bardzo sprytnie można wykorzystać metody zarządzania do doprecyzowania projektów, które do nas trafiają. Można albo je ulepszyć, albo inteligentnie „zabić”, zadając osobom zlecającym celne pytania. Nie mówimy w żadnym momencie, że czegoś nie zrobimy, ale pozwalamy zrozumieć, że pomysł jest niedopracowany i wymaga zmiany. To sprawia, że nie rzucamy się od razu na wszystkie idee, tylko selekcjonujemy te najlepsze – mówi Mariusz Kapusta, specjalista w zarządzaniu projektami, autor metody 12 pytań[1] i szkoleniowiec Akademii Leona Koźmińskiego.
Kiedy mamy już listę najważniejszych projektów i wiemy, na czym się skupić, możemy przejść do pracy nad tymi zadaniami, które mają realny wpływ na kształtowanie się firmy. Dzięki temu stajemy się bardziej wydajni – w konsekwencji wykonamy więc znacznie więcej pracy.
Komunikacja i planowanie
Warto zaplanować projekt, w którym oznaczymy nie tylko optymistyczną część pracy, lecz także tę negatywną. Od razu wpiszmy w nim możliwe problemy i ich rozwiązania. Przygotujmy analizę i określmy, co może pójść nie tak i na jakim etapie, zastanówmy się nad podziałem obowiązków i wybierzmy nasz wspólny cel. Dopiero wtedy należy przygotować harmonogram. – W skrócie chodzi o to, żeby zadać sobie fundamentalne pytania dotyczące projektu, zanim on się rozpocznie. Dzięki temu można zbudować spójną historię tego, jak dojdziemy z punktu, w którym jesteśmy teraz, do celu – dodaje Mariusz Kapusta. Oznacza to, że rozmowa pomiędzy pracownikami jest istotna, by odpowiednio zarządzać projektami. Jeśli będziemy wysyłać sobie jedynie krótkie wiadomości za pomocą maili czy komunikatorów, doprecyzowanie pewnych kwestii może trwać bardzo długo. Lepszym rozwiązaniem jest wcześniejsze spotkanie, omówienie zadań i dopiero przesłanie pisemnego podsumowania.
Po wstępnym opracowaniu zagadnienia warto umówić się i wymienić swoje opinie na dany temat. – Jest takie powiedzenie „plan jest niczym – planowanie jest wszystkim”. Planowanie to spotkanie kilku osób, które chcą osiągnąć coś niezwykłego. W czasie spotkania wszyscy kreujemy historię tego, jak to zrobimy, co nas może czekać po drodze i znajdujemy rozwiązanie. To przypomina budowanie powieści przygodowej, a nie wypełnianie Excela – komentuje Mariusz Kapusta. Nie oznacza to, że całe zajście ma pozostać jedynie w naszych głowach.
Jak to wszystko zebrać?
– Na koniec takiego meetingu trzeba to udokumentować i dopiero wtedy pojawia się ustalona, prosta formuła szablonu, z którego można skorzystać, żeby zachować wyniki tej pracy. Weźmy pod uwagę, że pamięć ludzka jest zawodna – miejmy pod ręką coś przypominającego ustalenia (np. notes, wydrukowanego maila). W natłoku zadań to po prostu umyka. Bez planu odbijamy się non stop od kolejno pojawiających się problemów, które na 90% można było przewidzieć – podsumowuje ekspert z Akademii Leona Koźmińskiego. W planowaniu warto założyć sobie również czas dodatkowy na realizację zadania, który pokryje ewentualne opóźnienia.
Wprowadzenie systematycznej pracy, według określonych schematów, na początku może być trudne, bo każdy z nas ma swoje przyzwyczajenia. Z pomocą przychodzi tu konsekwencja – im więcej projektów będziemy rozpatrywać według wzoru: selekcja – analiza – komunikacja – planowanie – wykorzystanie dostępnych narzędzi, tym większy sukces możemy odnieść. Początki nigdy nie są łatwe, ale warto ćwiczyć. Pamiętajmy, że dział HR stoi pomiędzy szefem, finansującym poszczególne pomysły, a pracownikami, dla których przygotowywane są szkolenia, prowadzone nowe rekrutacje. Jeśli wszystko będzie działało zgodnie – każdy na tych inicjatywach może zyskać.
Źródło: redpen
[1] Autorska metoda 12 Pytań KISS PM™ to kurs przygotowany z myślą o zarządzaniu projektami. Odpowiadając na pytania jesteśmy w stanie ocenić poszczególne zasady, poznać ich słabe oraz mocne strony i odpowiednio zaplanować działania.
[…] Zarządzanie projektami HR […]