Przed Tobą kolejne spotkanie zespołu, prezentacja wyników działu na zarządzie, czy wdrożenie oceny pracowniczej w firmie. Co robisz? W 9 przypadkach na 10 przygotowujesz slajdy w PowerPoint®. To dobry pomysł na skuteczną i atrakcyjną prezentację, pod warunkiem, że trzymasz się kilku prostych zasad.
Zaczynaj z wizją końca
Jest to podstawowa zasada efektywności. Zanim w ogóle włączysz komputer zadaj sobie pytanie: Co chcę, żeby moi odbiorcy zapamiętali? Zrób listę 3 rzeczy, które chcesz, żeby wynieśli z Twojej prezentacji i na tym oprzyj swój cały komunikat. Wszystko co robisz, mówisz i pokazujesz (zdjęcia, infografiki, filmy) ma wspierać Twój przekaz.
Częsty błąd: Pokazywanie na slajdzie wszystkiego, w nadziei, że odbiorcy zapamiętają cokolwiek.
Pomyśl o swojej grupie odbiorców
To oni – nie Ty – są bohaterami tego show. Zastanów się: kim są? Jakim językiem do nich mówić? Czym ich zainteresować? Jakie mają potrzeby? Jaka jest Twoja rola? Dzięki tej analizie będziesz wiedział jak zbudować płaszczyznę porozumienia i efektywniej wykorzystać język korzyści.
Częsty błąd: Prezenter w roli bohatera, skupiony na sobie, swoim pomyśle, czy produkcie, oderwany od rzeczywistości odbiorców.
Stosuj zasadę: 1 myśl – 1 slajd
Nasz umysł lepiej przyswaja informacje w małych porcjach, dlatego warto skomplikowane rzeczy pokazać na kilku slajdach. Jeśli dajesz tekst, to raczej w formie hasła, niż zdania wielokrotnie złożonego.
Częsty błąd: Umieszczanie na slajdzie zbyt wielu elementów lub całej narracji.
Zachowaj umiar i prostotę
PowerPoint® oferuje wiele narzędzi do projektowania slajdów: kolory, cienie, 3D, animacje, dźwięki i skomplikowane efekty. Nie daj się zbytnio ponieść fantazji. Chodzi o osiągnięcie najlepszego efektu minimalnymi środkami. Najnowsze trendy w projektowaniu idą w kierunku oszczędności formy i kolorystyki, prostoty graficznej i jasnych symboli.
Częsty błąd: Nadmiar animacji, kolorów, czy czcionek, które zamiast uatrakcyjnić przekaz, mogą rozpraszać, a nawet irytować.
Bądź przewodnikiem w gąszczu faktów i liczb
Jeśli masz do pokazania dane, tabelki, czy skomplikowane wykresy – pokaż to, co Twoim zdaniem jest najważniejsze, a szczegółowe informacje rozdaj w formie hand-outów. Twoi odbiorcy będą Ci wdzięczni, że wykonałeś za nich całą analizę. A jeśli ubierzesz to w odpowiedni obraz, czy historię – wzbudzisz emocje i sprawisz, że lepiej zapamiętają. Animuj swoje wykresy – w ten sposób możesz prowadzić uwagę odbiorców.
Częsty błąd: Brak jasnych wskazówek (werbalnych, kolorystycznych), a przez to pozostawienie odbiorcy możliwości wyboru, która informacja na slajdzie jest ważna.
Właściwie dobieraj środki i barwy
Wykorzystywanie różnych środków (obraz, infografika, film) zwiększa atrakcyjność przekazu i dynamizuje całą prezentację. Obraz niesie za sobą więcej informacji, a przede wszystkim emocje, które sprawiają, że lepiej przyswajamy wiedzę. Naszą uwagę zwracają: twarze, ruch, jedzenie, niebezpieczeństwo i seks. Świadomie dobieraj barwy i ich odcienie, stosuj harmonijne zestawienia kolorystyczne – to też jest nośnik informacji.
Częsty błąd: Kiepskiej jakości zdjęcia lub źle wkomponowane w slajd (np. za małe, źle wykadrowane).
Oprzyj się pokusie wykorzystania całej przestrzeni slajdu
Pusta przestrzeń, tzw. światło jest ważnym narzędziem kierującym uwagą odbiorców. Dobrze skomponowany slajd jest nie tylko bardziej atrakcyjny, ale także pozwala zorientować się, które informacje są ważne.
Częsty błąd: Wypchany po brzegi tekstem/tabelami nudny, monotonny slajd.
Pracuj z widokiem prezentera (skrót okienka Windows + P)
Nic nie zastąpi dobrego przygotowania, ale praca z widokiem prezentera jest sporym ułatwieniem, daje lepszą kontrolę nad przebiegiem prezentacji, co w efekcie buduje autorytet i profesjonalizm występującego. Widok działa na zasadzie 2 monitorów: odbiorcy widzą pokaz slajdów, a Ty na komputerze masz podgląd swoich notatek (podręczny prompter), widzisz ile czasu trwa prezentacja, jakie slajdy są przed i po aktualnie wyświetlanym. Jest to także bardzo pomocne w sytuacjach, kiedy musisz przejść kilka slajdów do przodu lub do tyłu.
Częsty błąd: Czytanie ze slajdów lub z notatek zrobionych na kartkach.
Korzystaj z klawiszy B (jak Black) i W (jak White)
Wygaszanie ekranu w trakcie prezentacji (B wyświetla czarny, W – biały) nie tylko zwiększa jej dynamikę, ale przede wszystkim przenosi całą uwagę na prezentera i to, co ma do powiedzenia.
Częsty błąd: Brak kontroli nad prezentacją, wchodzenie w światło projektora.
Źródło: Monika Dąbrowska
Trener, partner zarządzający, konsultant 4GROW
