Zwinny HR [cz.1]

zwinnyhr

Efektywny zespół HR działa w rytmie biznesu swojej firmy. W firmie tworzącej oprogramowanie ten rytm może być wyznaczany przez zwinne podejście do zarządzania projektami (agile). Chociaż mogłoby się wydawać, że metodyka zarządzania projektami niewiele ma wspólnego z HR-em, jest zgoła odwrotnie – agile ma zastosowanie zarówno w projektach prowadzących do wyprodukowania aplikacji dla klienta, jak i w projektach rekrutacyjnych. Zwinność nie może ograniczać się bowiem do biznesu, a powinna przenikać wszystkie prowadzone w firmie działania, w tym HR-owe.
 
Czym jest Agile?
 
Metodyki zwinne (agile) to jedno z podejść do prowadzenia projektów, które jest alternatywą do tradycyjnych metod tzw. kaskadowych (waterfall). Jest ono kojarzone zwykle ze startup’ami z branży IT i procesem wytwarzania oprogramowania, natomiast coraz częściej jesteśmy przekonywani, że można wykorzystać je także w budowaniu oszczędnego samochodu (Wikispeed), w edukacji (http://eduscrum.nl/en), a nawet w codziennym, rodzinnym życiu (Bruce Feiler w wystąpieniu TED „Programowanie agile dla Twojej rodziny”).
 
Skuteczność metodyk zwinnych jest widoczna szczególnie w środowisku charakteryzującym się dużą zmiennością i małą przewidywalnością. Zmiana jest naturalnym zjawiskiem i w związku z tym oczekiwania dotyczące tego, co ma być w projekcie dostarczone ewoluują. I to właśnie szybkie dostosowanie się do zmian jest sednem zwinnych metod. Agile podpowiada, jak w zespole projektowym, tworzyć warunki, w których ludzie są bardziej produktywni. Te wskazówki, chociaż intuicyjne i słuszne, bywają czasem ignorowane w praktyce zarządzania projektami.
 

  • Pierwszym miejscem, w którym waterfall różni się od agile’a jest początek projektu. W przypadku dużego projektu prowadzonego waterfallowo faza planowania może trwać wiele miesięcy po to, aby przed rozpoczęciem projektu określić szczegółowo wszystkie wymagania. W przypadku agile’a na starcie projektu powstaje jedynie wysokopoziomowy plan. Bardziej szczegółowe planowanie dotyczy krótkich odcinków czasu w trakcie realizacji.
  •  

  • Kiedy przystępujemy do pracy jest ona dzielona na mniejsze kawałki, które zespół jest w stanie dostarczyć w krótkich odcinkach czasu zwanych sprintami (trwających zazwyczaj 1-4 tygodni). Każdy z nich kończy się dostarczeniem działającego rozwiązania. Zespół projektowy przedstawia efekty swojej pracy zleceniodawcy projektu, który ocenia czy dostał to, czego potrzebuje. Nastawienie na uzyskiwanie niewielkich, aczkolwiek częstych rezultatów pomaga niwelować syndrom studenta – zjawiska, które pojawia się z równą intensywnością zarówno przed sesją, jak i w projektach z milionowym budżetem.
  •  

  • Każda faza kończy się wyciągnięciem wniosków na temat tego, co we współpracy działa, a co należy zmienić. Spotkanie nazywane retrospektywą jest okazją dla członków zespołu do przekazania sobie wzajemnie informacji zwrotnej.
  •  

  • Bezpośredni kontakt jest najbardziej efektywnym sposobem komunikacji. Efektywności komunikacji sprzyja fakt, że pracownicy skupieni są w małych zespołach, które spotykają się codziennie na około 15 minut, żeby podsumować to, co działo się wczoraj, ustalić co będą robić dziś i jakie mają przeszkody. Daje to jasność co do postępu prac. Dokumentacja projektowa jest traktowana jako narzędzie wzmacniające komunikację bezpośrednią i nigdy nie jest celem samym w sobie.
  •  

  • W projektach agilowych specyficzne jest podejście do roli kierownika projektu. Dążymy do stworzenia warunków dla samoorganizacji zespołu, oddajemy mu maksymalną decyzyjność – to zespół, a nie kierownik, tworzy szczegółowy plan każdego kroku w obrębie stawianych mu celów, decyduje o sposobie wykonania pracy.
  •  

  • To wszystko jest możliwe kiedy na pokładzie mamy grupę wysokiej klasy specjalistów. Wykorzystanie metodyk zwinnych sprzyja wtedy dostarczeniu klientowi, dla którego prowadzimy projekt, produktów odpowiadających jego rzeczywistym potrzebom. Także wtedy, kiedy te potrzeby ewoluują.
  •  
    Dobre praktyki z obszaru zarządzania pracą projektową to nie jedyne, czym w metodykach zwinnych może zainspirować się HR-owiec. Spójrzmy na kilka działań HR-owych przez pryzmat agile`a.
     

    Badanie satysfakcji a Happiness Index
     
    Stosowanie metodyk zwinnych ma największy sens w środowisku, w którym zmienność jest na porządku dziennym. Badanie zaangażowania pracowników raz do roku w agile`owym środowisku wygląda sztucznie. Jak tu podać ocenę, kiedy podczas ostatniego roku tyle się zmieniało? I jak mielibyśmy reagować, jako firma, na bieżąco na spadki satysfakcji, jeśli informację o jej poziomie zbieralibyśmy co 12 miesięcy? Alternatywą do obszernego badania zaangażowania jest krótka ankieta złożona z 5 pytań zamkniętych i 2-3 otwartych funkcjonująca w Objectivity pod nazwą Happiness Index. Wypełnienie jej co 8 tygodni weszło w krew pracowników tym łatwiej, że zajmuje ono 1-2 minut. Ta krótka forma wystarczy w zupełności, aby zauważyć obszary w firmie wymagające wprowadzenia usprawnień oraz wsparcia HR-u czy Managementu. Po to właśnie sprawdzamy satysfakcję.
     
    Zwinność oparta na zaufaniu
     
    Agile działa właściwie pod warunkiem sporej dawki zaufania na wielu płaszczyznach – między klientem a dostawcą, w ramach zespołu projektowego, a także między pracownikiem a firmą. W tym ostatnim obszarze zaufanie lub jego brak przejawia się na każdym kroku. Najwyraźniej opcja preferowana przez firmę widoczna jest kiedy otworzymy dowolną procedurę. Choćby w procedurze dotyczącej bonusu rekomendacyjnego ilość opisanych przypadków oraz możliwych wyjątków jest prawdopodobnie nieskończona. Wystarczy do tego dodać kilka definicji, np. jak rozumie się określenie „pracownik” oraz truizmów w stylu „osobą rekomendowaną nie może być pracownik firmy” i mamy zapewnioną kilkudziesięciominutową lekturę dla każdego, kto chciałby się po prostu dowiedzieć na czym polegają rekomendacje w naszej firmie. Możemy też przyjąć inną strategię – nakreślić bardzo ogólne zasady za co przysługuje bonus i założyć, że o szczególnych przypadkach warto porozmawiać indywidualnie. Wybór tej opcji działania wymaga większego poziomu zaufania do rozsądku i uczciwości naszych ludzi. Kiedy jesteśmy gotowi zaufać odpowiedzialności i dojrzałości pracowników okazuje się, że procedury HR-owe, z których najczęściej korzystają, możemy ograniczyć do jednostronicowego dokumentu.
     
    Miernikiem zaufania w relacji pracownik – firma mogą być także benefity, które oferuje pracodawca. Na przykład możemy zaoferować pracownikom tzw. premie za niechorowanie, czyli bonus, który widzimy na koncie jeśli nie korzystamy z L4. Kryje się za nim „motywator” do pojawienia się w pracy dla tych, którzy chcieliby nadużywać zwolnień lekarskich. Ten benefit może wyglądać zupełnie inaczej – możemy uznać, że zwolnienie lekarskie to normalna rzecz, a nasi pracownicy będą z nich korzystać zgodnie z potrzebą, także bez groźby uraty premii. Wtedy benefitem może być wypłata 100% wynagrodzenia za czas choroby, zamiast ustawowych 80%. Czy to drugie podejście zwiększa ilość zwolnień lekarskich w firmie? Nie. Przeciętny pracownik Objectivity jest nieobecny z powodu choroby 5 dni w ciągu roku.
     
    Wiemy już, że agile powinien przenikać wszystkie obszary w firmie, aby ta sprawnie i spójnie działała. Żeby się to udało powinniśmy zbudować zaufanie pomiędzy firmą, a pracownikami i być konsekwentni w dostosowywaniu się do szybko następujących zmian, które generuje biznes. To wyzwanie, ale gra warta jest świeczki, bo rzeczywistość w firmach, które przyjęły ten model zarządzania pokazuje, że przynosi ona tylko i wyłącznie same korzyści.
     
     
    A już za tydzień: Zwinny HR [cz.2]
     
     
    Autorka: Paulina Roszczak Śliwa
    Head of HR Objectivity

     
     
     

    Z przyjemnością poznamy Twoją opinię

    Skomentuj

    Wystarczy 5 sekund aby być zawsze na bieżąco.

    Zapisz się do naszego newslettera tutaj:

    Informacje o najciekawszych artykułach i nowościach w świecie HR.





    Dziękujemy za zapisanie do naszego newslettera. Od teraz będziesz na bieżąco ze światem HR.

    Share This
    HRstandard.pl
    Login/Register access is temporary disabled