Onboarding, jak to zrobić dobrze?

Zaczynamy nowy cykl – HR Inspiracje! Zrodził się w naszych głowach jako pomysł na przybliżenie i zgłębienie tematów, z którymi mieliśmy okazję zapoznać się podczas tegorocznej edycji HRcamp. W dzisiejszym odcinku onboarding! Profesjonalny i usystematyzowany proces adaptacji nowych pracowników w firmie – jak go wdrożyć, aby pracownicy zechcieli pozostać z nami na długo?


Co to jest onboarding?

Poświęciłeś wiele tygodni, może nawet miesięcy, przeglądając niekończące się stosy CV. Prowadziłeś rozmowy rekrutacyjne z kandydatami i negocjowałeś z nimi, aby pozyskać dla swojej organizacji osoby z największym potencjałem (Talenty). Nie możesz się już doczekać, kiedy powitasz ich w waszej firmie, a oni nie mogą doczekać się momentu, nowego etapu swojego życia zawodowego. Proces rekrutacji jest bardzo ważny, ale nie mniej istotny jest sposób przyjęcia nowych pracowników w firmie. Właściwy onboarding to jedyny sposób, by nowi pracownicy łatwo i szybko zintegrowali się z zespołem i efektywnie wykonywali swoje zadania.

Ale jak to dobrze zrobić? Nie martw się, profesjonalny onboarding nie jest aż tak trudny, jak mogłoby się wydawać. Mając odpowiednie narzędzia i zdając sobie sprawę ze wszystkich kwestii mających istotny wpływ na jakość i skuteczność tego procesu, jesteś w stanie sprawić, że twoi nowi pracownicy zaadaptują się w nowym miejscu w oka mgnieniu!

Dlaczego onboarding ma tak duży wpływ na biznes?

Chyba wszyscy znają powiedzenie, że firma jest tak dobra jak ludzie, którzy są w niej zatrudnieni. W dzisiejszych czasach, gdy „Talenty” stały się bardzo mobilne i nierzadko zmieniają pracę co 2-4 lata, szczególnie istotną kwestią stała się zdolność organizacji do zapewnienia warunków, w których nowi pracownicy z wysokim potencjałem, zaczną efektywnie wykonywać swoje obowiązki niemal od pierwszego dnia zatrudnienia. Badania przeprowadzone w setkach organizacji wskazują, że 90% spośród nich wierzy, że pracownicy już w pierwszym roku pracy w danej firmie podejmują decyzję, jak długo w niej pozostaną (1). Jednak nie chodzi tu wyłącznie o zatrzymanie pracowników w firmie. Właściwy proces adaptacji w znaczący sposób wpływa na biznes w różnych obszarach. Spójrzmy na badania, które dostarczają interesujących danych. Pokazują, czym różnią się firmy, które wdrożyły onboarding od takich, które jeszcze tego nie zrobiły:

  • 91% pracowników przyjętych do organizacji pozostaje w niej, w porównaniu do 30% pracowników w firmach, w których takiego systemu nie wdrożono;
  • 62% pracowników zatrudnionych w ciągu ostatnich 12 miesiącach zrealizowało swoje pierwsze cele w założonym czasie, w porównaniu do 17% pracowników w firmach, w których takiego systemu nie wdrożono;
  • o 33% rocznie wzrasta poziom satysfakcji Menedżera ds. rekrutacji, w porównaniu do 3% wzrostu w organizacjach, w których takiego systemu nie wdrożono. (2)

Biorąc pod uwagę przytoczone fakty, trudno uwierzyć, że tylko 37% organizacji co najmniej dwa lata temu wdrożyło profesjonalny onboarding. (3) Jeśli więc wasza firma szuka sposobu na uzyskanie przewagi konkurencyjnej, to pojawia się możliwość, aby HR miał realny bezpośredni wpływ na sukces waszej organizacji.

Kluczowe elementy onboardingu

Zacznijmy od podstawowych założeń, które warunkują efektywny proces adaptacji. Onboarding to nic innego niż sposób, w jaki przyjmujemy i zapoznajemy z naszą firmą nowych pracowników. Adaptacja rozgrywa się w 4 obszarach, zwanych także 4C. (4)

  • Compliance (Procedury) – ten obszar to tzw. robota papierkowa i kwestie administracyjne, związane z zatrudnieniem nowego pracownika. Należy tu wziąć pod uwagę wiele różnorodnych zadań. Zaczynając od konieczności dostarczenia i wypełnienia dokumentacji, aż do kwestii informatycznych np. potrzeby stworzenia pracownikowi adresu mailowego lub przypisania mu kont, loginów i haseł, które umożliwiają korzystanie z różnych narzędzi, które posiada wasza organizacja.
  • Clarification (Zadania i cele) – ten obszar odnosi się do właściwego przedstawienia pracownikowi (i zrozumienia przez niego) wyznaczonych mu zadań i oczekiwań. Oznacza to, że cele i zadania powinny być jasne nie tylko dla nowo zatrudnionej osoby, ale także dla jej przełożonego i członków zespołu, do którego dołączy.
  • Culture (Kultura) – ten obszar, to formalne i nieformalne “zasad gry” w waszej organizacji, czyli to, w jaki sposób należy postępować i jak osiągać cele w waszej firmie.
  • Connection (Relacje) – obszar odnoszący się do idei integracji z zespołem i z misją firmy, co sprawia, że nowo zatrudnione osoby czują się “częścią rodziny”.Te 4C to klocki, z których buduje się każdy programu onboardingu, choć nie w każdym programie wszystkie obszary są odpowiednio zaadresowane.W zależności od poziomu zaawansowania programu adaptacji nowych pracowników, mówimy że realizują one którąś ze strategii: istnieją programy pasywne, programy skoncentrowane na osobach z wysokim potencjałem oraz programy proaktywne. Czy potrafisz określić, na jakim poziomie jest obecnie twoja organizacja i jaką strategię realizuje?

Co się składa na efektywny onboarding?

Onboarding może znacząco różnić się w różnych organizacjach, ale wszystkie firmy mają jakiś rodzaj adaptacji. Czasem jest to proces formalny, a czasem po prostu nieformalny. Jednak badania pokazują, że najskuteczniejsze programy adaptacji mają jasną strukturę oraz precyzyjnie określone cele dla nowo zatrudnionych, menedżerów i zespołu. (5)

  • Poziom 1: Onboarding pasywny – organizacja w formalnym procesie adaptacji koncentruje się na Procedurach (Compliance). W bardzo niewielkim stopniu (i nie zawsze) podejmuje działania w obszarze Zadań i celów (Clarification), a obszary takie jak Kultura (Culture) czy Relacje (Connection) nie są w ogóle brane pod uwagę. Takie spojrzenie na onboarding nazywa się funkcjonalnym.
  • Poziom 2: High Potential Onboarding – strategia i program adaptacji realizowane przez firmę odnoszą się do obszarów Procedur (Compliance) i Zadań i celów (Clarification), a także w pewnym stopniu dotykają pewnych aspektów Kultury (Culture) i Relacji (Connection).
  • Poziom 3: Onboarding proaktywny – organizacja w sposób uporządkowany i systematyczny obejmuje procesem wszystkie 4 kluczowe aspekty onboardingu. Takie podejście do pracowników i do zarządzania talentami funkcjonuje tylko w 37% organizacji. (6)

Narzędzia umożliwiające efektywną adaptację nowych pracowników

Być może w twojej organizacji istnieje podręcznik, który przekazywany jest nowo zatrudnionym pracownikom. Może macie całą masę formularzy do wypełnienia lub procesów, które należy przeprowadzić, aby mieć pewność, że wszystkie wymienione wyżej obszary są właściwie zaadresowane. Na ile jednak wasz obecny proces onboardingu skupia się na realizacji poszczególnych zadań i wytycznych, zamiast na pomocy nowym pracownikom w szybkiej i bezbolesnej integracji z ich nowym miejscem pracy? Czy zamiast martwić się kosztownymi i pochłaniającymi dużo czasu działaniami i programami, nie lepiej i łatwiej byłoby wprowadzić system, który bez problemu można zintegrować z obecnie działającymi systemami w waszej firmie? Badania pokazują, że co najmniej 68% organizacji działających na 3 (proaktywnym) poziomie onboardingu, używa do tego celu systemów częściowo w pełni online. (7)

Case: KPMG

Firma KPMG doskonale zdaje sobie sprawę z wpływu efektywnego onboardingu na biznes. W samej Belgii, KPMG rekrutuje około 230 nowych pracowników rocznie, w tym około 140 absolwentów.

– Nasi pracownicy zostają z nami przeciętnie przez 7 lat. Fluktuacja osób na praktykach wynosi od 12%-13%, co jest niską wartością w naszym sektorze. W KPMG efektywny onboarding ma decydujące znaczenie, ponieważ rekrutacja pochłania bardzo dużo czasu i pieniędzy. Przy zatrudnieniu pracownika z zewnątrz, okres czasu jaki musi minąć zanim osiągnie on taki sam poziom efektywności jak ktoś z awansu wewnętrznego wynosi do 3 lat (biorąc pod uwagę poniesione koszty i nakłady).

W KPMG od zawsze uważano termin „Wojna o talenty” za niewłaściwy. – My raczej nazywamy to „wojną o zaangażowanie”; fakt, że chcemy monitorować progres każdego pracownika KPMG od momentu gdy podpisze z nami umowę, jest wyraźnym wskaźnikiem naszego zaangażowania.

Onboarding w KPMG składa się z czterech elementów. – Najpierw nowi pracownicy uczą się, czego oczekiwać od firmy i jak w pełni zintegrować się tak szybko jak to tylko możliwe. Jednocześnie przekazujemy im czego od nich oczekujemy – jaka jest ich rola w organizacji. Koncentrujemy się także na komunikowaniu ważnych aspektów naszej firmy, takich jak np. nasze wartości. W końcu upewniamy się, że nowy pracownik nawiązał wszystkie niezbędne relacje. Nie ma nic gorszego niż nowo zatrudniona osoba, która w samotności spożywa posiłek pierwszego dnia pracy. Jeśli tak się u was zdarza, to już przegraliście. Jako organizacja, musisz się upewnić, że twoi ludzie są zintegrowani i otrzymują niezbędne wsparcie.

Jednak za onboarding nie odpowiada wyłącznie HR. Większość procesu i zdecydowanie największy wpływ na jego realizację mają bezpośredni przełożeni nowych pracowników. – Dział HR odpowiada za dostarczenie pewnych ram oraz narzędzi. Wtedy bezpośredni przełożony ma w oparciu o co realizować proces adaptacji nowego pracownika podczas pierwszych 12 miesięcy w organizacji.

To ciągły proces, który zaczyna się na długo przed tym, gdy pracownik pojawi się pierwszego dnia w firmie. Od momentu zatrudnienia, aż do końca 6 miesiąca pracy, nowi pracownicy są stale monitorowani.

– Porównujemy informacje zwrotne, które od nich otrzymujemy z tymi, które uzyskujemy bezpośrednich przełożonych. Ustalamy jakie są wzajemne oczekiwania dotyczące pracy, czy i w jakim stopniu nowy pracownik został wdrożony w projekty, jak wychodzi integracja itd.

Jednocześnie KPMG (jeden z najlepszych pracodawców w Belgii), kontynuuje udoskonalanie procesu onboardingu przez implementację innowacyjnego narzędzia Welcome App.

– Zauważyliśmy, że często mija dużo czasu pomiędzy momentem podpisania kontraktu, a dniem rozpoczęcia pracy. Dzięki Welcome App (przygotowanej wspólnie z Talmundo), jesteśmy w stanie dostarczyć przyszłym pracownikom KPMG wszystkich niezbędnych informacji. Dzięki temu są lepiej przygotowani w pierwszym dniu pracy i mogą proaktywnie zdobyć informacje np. na temat benefitów. Dowiadują się o konkretnych procedurach oraz mogą nawiązać relacje ze współpracownikami. To z nimi będą wspólnie realizować projekty w najbliższej przyszłości. Sprawia to, że gdy nowi pracownicy pojawiają się w firmie, są już w pełni zaangażowani w nowe środowisko pracy. – Wouter van Linden, Dyrektor HR, KPMG Belgia

Już czas powitać swoich nowo zatrudnionych pracowników w sposób, na jaki zasługują!


Autor: Tomasz Domański
VP CEE Talmundo

1. Strategic Onboarding 2013: A New Look At New Hires, http://v1.aberdeen.com/launch/report/benchmark/8383-RA-strategic-onboarding-talent.asp
2. Strategic Onboarding 2013…
3. Strategic Onboarding 2013…
4. T. N. Bauer, Onboarding New Employees: Maximizing Success,  http://www.shrm.org/about/foundation/products/documents/onboarding%20epg-%20final.pdf
5. K. Martin, M. Lombardi, Adaptacja: Pełne wykorzystanie możliwości osób z wysokim potencjałem w pierwszym roku pracy, Aberdeen Group, Boston 2013.
6. Strategic Onboarding 2013: A New Look At New Hires, http://v1.aberdeen.com/launch/report/benchmark/8383-RA-strategic-onboarding-talent.asp
7. All Aboard: Effective Onboarding Techniques and Strategies, Aberdeen 2010, www.aberdeen.com/Aberdeen-Library/6328/RA-onboarding -employee-engagement.aspx

 

4 komentarze
  1. Reply
    Inga 26 lipca 2017 at 09:53

    Chyba mało która firma poprawnie organizuje onboarding. Wielu wydaje się, że powitanie wśród innych pracowników, teczka gadżetów i rundka zapoznawcza to wystarczające wprowadzenie. Przynajmniej z moich doświadczeń…

  2. Reply
    Aleksandra 26 lipca 2017 at 10:29

    Dobry pomysłem są również e-learningi. Kurs adaptacyjny dla nowego pracownika, może w niezwykły sposób połączyć nowego pracownika z resztą zespołu. Jak? Choćby przez rozwiązywanie przekazywanych online zadań, w różnych działach, w których otrzymuje podpowiedzi do zagadki. Pomysłów może być wiele. Trzeba tylko chcieć odpowiednio wprowadzić nowego pracownika.

  3. […] Onboarding, jak to zrobić dobrze? […]

  4. Reply
    Marcin 31 lipca 2017 at 19:00

    Wdrażamy onboarding u siebie, nastawiamy się przynajmniej na ogarnięte 2xC gdzie chcemy objąć progrmem procedury, przekazanie informacji i materiałów oraz zadania dla nowym pracowników.
    Jesteśmy po testach narzędzia onboardingu z aplikacji tomHRM, na razie innego w w wersji PL nie widziałem.

    Skomentuj

    HRstandard.pl
    HRstandard.pl
    Login/Register access is temporary disabled