W sektorze przemysłowym stałe harmonogramy i praca na pełen etat przez wiele lat w jednym przedsiębiorstwie to była codzienność. W takich firmach tworzą się swoiste subkultury pracowników, zawiązują się przyjaźnie. Jeśli chcemy wiedzieć kto w danym momencie jest na zmianie, wystarczy zapytać pierwszego napotkanego pracownika – na pewno będzie wiedzieć. Skoro pracownicy od lat cenią sobie pracę w takim systemie, w takim razie warto zadać sobie pytanie czy indywidualne zarządzanie czasem pracy może ich zainteresować?
Odpowiedzią na to jest selfrostering. W skrócie jest to możliwość wdrożenia, oprócz innowacji technicznych, także innowacji na poziomie ludzkim i społecznym, tworząc trwałe korzyści dla organizacji i pracowników. W odniesieniu do czasu pracy odpowiedzialność tworzenia grafików przestaje być zrzucana na pracodawcę a planowanie jest wykonywane przez pracowników, w oparciu o „reguły gry„ oraz osobiste preferencje jakie są ustalone w organizacji. Metodologia ta godzi interes pracodawcy i pracownika umożliwiając sporządzenie osobistego planu i jednocześnie odpowiadając potrzebom zbiorowym oraz kadrom.
Dlaczego indywidualne zarządzanie czasem pracy może okazać się dobrym rozwiązaniem
Organizacje pracownicze i związki zawodowe coraz częściej naciskają na pracodawców, aby zapewniali swoim pracownikom więcej elastyczności i niezależności. Z perspektywy długofalowej takie podejście do zarządzania operacyjnego ułatwi pracodawcy planowanie zasobów ludzkich. Jednocześnie pozytywnie wpłynie na zdrowie (zarówno fizyczne, jak i psychiczne) pracowników. Co więcej, dzięki temu pracownicy będą mogli samodzielnie decydować o swoim harmonogramie pracy. Jednak pełny obraz sytuacji jest nieco bardziej skomplikowany, a zalet, jak również wad, jest nieco więcej.
Zalety indywidualnego zarządzania czasem pracy
Jedną z największych zalet indywidualnego zarządzania czasem pracy jest umożliwienie pracownikom tworzenia własnego harmonogramu pracy. Dzięki temu pracownicy mogą wygospodarować czas na własne sprawy, korzystać z urlopu wychowawczego w razie potrzeby, odbierać dzieci ze szkoły w odpowiednim czasie lub pracować na część etatu w systemie zmianowym. Mówiąc najprościej, indywidualne zarządzanie czasem pracy znacznie ułatwia pracę na część etatu. Ponadto, dowiedziono naukowo, że indywidualne zarządzanie czasem pracy jest korzystne dla zdrowia (fizycznego i psychicznego) pracowników, ponieważ daje im więcej wpływu na to kiedy pracują i co robią w czasie wolnym od pracy. To z kolei przekłada się na lepszą jakość świadczonej przez nich pracy. Kolejną istotną zaletą jest korzystny wpływ na rozwój pracowników, którzy nie są już ograniczeni do pracy w tej samej jednostce organizacyjnej i w tym samym zespole. Dzięki temu nawiązują nowe kontakty i nabywają nowe umiejętności.
Zalety indywidualnego zarządzania czasem pracy dla pracodawcy
Dzięki wprowadzeniu indywidualnego zarządzania czasem pracy pracownicy nabywają bardziej wszechstronnego doświadczenia, ponieważ pracują w różnych zespołach, a zakres ich obowiązków staje się bardziej zróżnicowany. Dodatkowo, dzięki temu pracodawcy mogą dostosować liczbę pracowników na każdej zmianie do faktycznego nakładu pracy, co przekłada się na realne oszczędności. Podsumowując, indywidualne zarządzanie czasem pracy przyczynia się do wyeliminowania zjawiska niepełnego wykorzystywania dostępnych zasobów ludzkich. Zmniejsza również potrzebę pracy w godzinach nadliczbowych. Inne zalety indywidualnego zarządzania czasem pracy to: bardziej atrakcyjne warunki zatrudnienia, mniej nieobecności w pracy z powodu choroby, więcej możliwości pracy na część etatu, zgodność z zapisami zbiorowych układów pracy w kwestii pracy nocnej (w odniesieniu do pracowników w wieku powyżej 55 lat), zgodność z zapisami umów o długoterminowej możliwości zatrudnienia itd.
Jakie są wady indywidualnego zarządzania czasem pracy dla pracowników?
Z punktu widzenia pewnych grup pracowników wprowadzenie nowego systemu planowania może niekiedy zaburzać komfort pracy. W przypadku takich osób indywidualne zarządzanie czasem pracy może negatywnie wpływać zarówno na życie zawodowe, jak i osobiste. Pracownicy często sprzeciwiają się takim rozwiązaniom. Powodami są utrata dochodu z tytułu pracy w systemie zmianowym i w weekendy, a także większa niepewność zatrudnienia.
Dlatego na etapie wdrażania indywidualnego zarządzania czasem pracy bardzo ważne jest wyjaśnienie pracownikom długoterminowych zalet tego systemu w celu rozwiania ich obaw co do najbliższej przyszłości.
Jakie są wady indywidualnego zarządzania czasem pracy dla pracodawców?
Pracodawcy muszą pamiętać, że wprowadzenie indywidualnego zarządzania czasem pracy jest inwestycją, a nie jedynie sposobem na oszczędności. Oczywiście w długim okresie oszczędności się pojawią, ale jest to konsekwencja lepszego dopasowania zasobów ludzkich przedsiębiorstwa do faktycznego nakładu pracy. Wprowadzenie systemu indywidualnego zarządzania czasem pracy może doprowadzić do niepokoju na każdym szczeblu przedsiębiorstwa, co zagraża powodzeniu tego projektu. Jeśli ma się udać, kluczową kwestią jest zdobycie poparcia całej organizacji. W tym rady pracowniczej, związków zawodowych, pionu personalnego, kadry kierowniczej i pracowników. Przy wdrażaniu indywidualnego zarządzania czasem pracy bardzo ważna jest zatem komunikacja z pracownikami. Jeżeli powody, dla których wprowadzane są zmiany nie zostaną wyjaśnione w sposób logiczny i zrozumiały, w szeregach pracowników zapanuje dezorientacja, co z kolei doprowadzi do sprzeciwu. Z tego właśnie powodu wiele takich projektów kończy się niepotrzebną porażką.
Autor: Łukasz Chodkowski, Dyrektor Zarządzający, Déhora
Współzałożyciel polskiego oddziału międzynarodowej firmy doradczej Déhora wyspecjalizowanej w kompleksowym wsparciu firm produkcyjnych w planowaniu czasu pracy ich pracowników. Od ponad siedmiu lat zarządza firmą i jednocześnie bierze bezpośredni aktywny udział w projektach dla klientów związanych z planowaniem czasu pracy. Specjalizuje się we wdrażaniu optymalnych harmonogramów czasu pracy w przedsiębiorstwach produkcyjnych oraz skutecznych rozwiązań i narzędzi informatycznych mających na celu poprawę jakości planowania czasu pracy. W kręgu jego zainteresowań zawodowych znajduje się też kwestia wpływu zmianowości i nieregularności systemu pracy na pracownika. Wcześniej związany zawodowo z branżą produkcyjną, gdzie zajmował się problematyką czasu pracy oraz jej wpływu na funkcjonowanie przedsiębiorstw, a także kwestiami związanymi z dobrostanem pracowników.
[…] wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi do usprawniania planowania czasu pracy dział zajmujący się tym procesem w organizacji otrzymuje zwięzły i przejrzysty […]