Dziesiątki, a nawet setki dokumentów aplikacyjnych do przejrzenia, telefonów do wykonania, e-maili do napisania, raportów do skonstruowania i wydarzeń do zorganizowania – to codzienność większości specjalistów ds. rekrutacji. Osoba zajmująca to stanowisko powinna wykazywać się wysokimi umiejętnościami organizacji pracy własnej i zarządzania czasem, a także wykonywania wielu zadań równocześnie. Skoro bilokacja i inne nadludzkie moce są poza naszym zasięgiem, to jak pracować efektywnie i jak radzić sobie z obowiązkami, by ze wszystkim zdążyć?
Ustal priorytety
Są rzeczy ważne i pilne, ale spośród nich niektóre mogą być aktualnie mniej istotne. Zastanów się, co w pracy jest dla ciebie priorytetem. Drogowskazem mogą być wskaźniki liczbowe, za które jesteś oceniany- na przykład liczba osób do zatrudnienia w miesiącu lub średnia długość trwania rekrutacji. Mogą to być też postawione przed Tobą cele roczne, jak choćby większa liczba procesów rekrutacji kończących się zatrudnieniem czy też zaplanowanie obecności firmy na targach pracy. W odniesieniu do tych priorytetów buduj swój plan dnia, tygodnia i miesiąca.
W pracy jesteś… w pracy
To truizm, ale w pracy najlepiej skoncentrować się na tym, co należy do twoich obowiązków. Przeglądanie Facebooka, prywatne rozmowy telefoniczne, wychodzenie na papierosa – możesz to robić, ale w bardzo ograniczonym zakresie i w ramach przerwy. Kiedy wykonujesz jakąś czynność, staraj się robić tylko to i nie odrywaj się co chwila, by sprawdzić skrzynkę odbiorczą lub czy ktoś nowy zaaplikował na twoje ogłoszenie. Wykonując jedno zadanie na raz, podniesiesz swoją efektywność, bo skupisz się na jego zrealizowaniu do końca.
Bądź asertywny
Koleżanka prosi cię o pomoc w zaproszeniu kandydatów na spotkania? Menedżer poprosił o dokonanie selekcji aplikacji „na już”? Szef zaproponował udział w nowym przedsięwzięciu z zakresu employer brandingu? – zanim na każdą z tych próśb odpowiesz ,,tak”, zastanów się czy dasz radę czasowo i czy nie ucierpią na tym twoje bieżące obowiązki. Ucz się odmawiać, ale rób to konstruktywnie – postaraj się określić, kiedy możesz podjąć się nowych zadań. Jeśli nie dasz rady w ustalonym terminie, również warto o tym mówić – to cenna informacja dla drugiej strony.
Planuj krótko- i długoterminowo
Zastanawiaj się, co masz do zrobienia dziś, jutro, ale również w przyszłym tygodniu. Dzięki temu o niczym nie zapomnisz i zawczasu będziesz wiedzieć, co masz do zrobienia.
Dla przykładu – warto kończyć tydzień poświęceniem kilku minut na zaplanowanie poniedziałku, przejrzenie listy aktualnych projektów rekrutacyjnych i postępów w każdym z nich oraz ustalenie zadań na cały kolejny tydzień. To sprawi, że w poniedziałek rano przyjdziesz do pracy bardziej świadomy tego, jakie zadania na ciebie czekają – co jest pilne a co może poczekać.
Używaj kalendarza
Zapisuj to, co masz do zrobienia w swoim kalendarzu. Oczywiście, planuj spotkania z kandydatami czy menedżerami, ale też inne zadania, jak na przykład: rozmowy telefoniczne, selekcja aplikacji w danym projekcie lub lista rzeczy do wykonania przed targami pracy. Możesz robić to w kalendarzu papierowym, jeśli lubisz tradycyjne podejście do kwestii organizacji. Masz do wyboru również kalendarz elektroniczny – tutaj pomocne będzie korzystanie z tego, który połączony jest z pocztą e-mail lub znajdującego się w smartfonie. Wszystko zależy od tego, które narzędzie jest ci bliższe. Zaletą cyfrowego terminarza jest możliwość ustawienia przypomnień o określonej godzinie, co dodatkowo motywuje do wykonania zadania.
Oprócz zastosowania tych wskazówek ważne jest, byś wypracował swój unikalny sposób organizacji pracy. Dzięki temu nie będziesz czuć, że coś jest ci narzucane, a wszystko będzie zgodne z twoim usposobieniem. I przede wszystkim – musisz po prostu chcieć dobrze się zorganizować. To podstawa sukcesu!
Autorka: Anna Krawczyk
Specjalista ds. rekrutacji w grupie medialnej Agora
