Jak przeciwdziałać zbyt wysokiej fluktuacji kadr?

16 sierpnia 2011

Fluktuacja kadr (płynność personelu) jest powszechnym zjawiskiem i może mieć pozytywny wpływ na funkcjonowanie organizacji. Jednak tylko na pewnym poziomie, dlatego należy monitorować poziom fluktuacji i jeśli to konieczne, podejmować działania mające na celu zmniejszenie istniejącego poziomu.

Koszty zbyt wysokiej fluktuacji kadr można podzielić na cztery grupy:

– koszty administracyjne związane z odejściem pracownika,

– koszty wiążące się z koniecznością przeprowadzenia nowego procesu rekrutacyjnego,

– Koszty adaptacji nowego pracownika,

– Koszty związane z utratą wydajności pracy.

Dodatkowo, fluktuacja pociąga za sobą szereg kosztów, które trudno poddać ocenie. Przede wszystkim pozostali w firmie pracownicy muszą przejąć obowiązki przypisane do opuszczonego stanowiska pracy (przynajmniej na początkowym etapie, gdy będzie się rozpoczynał proces rekrutacji). Zdarza się jednak, że taka zmiana nie jest możliwa ze względu na brak odpowiedniej wiedzy koniecznej do wykonywania obowiązków, swoistego know-how, a także wiedzy trudnej do przekazania, czyli wiedzy ukrytej (tacit knowledge). Wysoka fluktuacja negatywnie oddziałuje także na morale pozostałych w firmie pracowników. Wzrasta w nich poczucie zagrożenia utratą pracy. Skutkiem tego może być brak odpowiedniej koncentracji w trakcie wykonywania zadań, oraz spadek efektywności, co w skrajnych przypadkach może doprowadzać do wypadków i obrażeń.

Jak obliczyć poziom fluktuacji?

Aby precyzyjnie oszacować skalę fluktuacji pracowników, można skorzystać z wielu dostępnych sposobów. Najczęściej stosuje się procentowe obliczenie bilansu zwolnień w stosunku do stanu ogólnego zatrudnienia w skali miesiąca lub roku.

Oprócz ogólnych obliczeń skali rotacji pracowników, można posługując się tym samym schematem obliczeniowym dowiedzieć się o rotacji kluczowych pracowników w firmie. Przydatne okazuje się obliczenie poziomu zwolnień na skutek decyzji pracownika. Tego typu zwolnienia są najmniej przewidywalne i często bardzo szkodliwe dla firmy. Najważniejszym jednak, z punktu widzenia ponoszenia kosztów przez pracodawcę, jest wskaźnik fluktuacji pracowników nowo zatrudnionych. Można go rozpatrywać na przykład w perspektywie rocznej:

Normą jest fluktuacja na poziomie 12-15%. Jeżeli poziom ten przekracza 25% powinien to być sygnał alarmowy. Należy jednak zaznaczyć, że przy analizowaniu zjawiska fluktuacji pracowników należy brać pod uwagę specyfikę branży. Firmy oferujące pracę sezonową, rekrutujące pracowników fizycznych, mogą mieć wskaźnik fluktuacji na poziomie bliskim 100%, zaś w sektorze publicznym na poziomie kilkuprocentowym. Jeżeli wskaźnik ten wyniesie np. 27%, a będzie on wyższy od średniego wskaźnika w danej branży, powinien być to impuls do poprawy realizowanych w firmie procesów.

Przyczyny fluktuacji kadr

Przede wszystkim należy ustalić źródło fluktuacji, czy jest ono zewnętrzne, czy wewnętrzne. Zewnętrznym źródłem może być oferta pracy z konkurencyjnej firmy, bądź tak prozaiczny powód jak przejście pracownika na emeryturę. Zazwyczaj jednak do rezygnacji dochodzi w wyniku braku satysfakcji z wykonywanej pracy lub braku perspektyw rozwoju. Dosyć częstym powodem zwolnień, czy odejść jest źle przeprowadzona rekrutacja, czyli np. zatrudniony został pracownik nie odpowiadający wymaganiom na dane stanowisko. Przyczyną tego stanu mogło być uzyskanie przez kandydata zbyt pobieżnej informacji o wymaganiach oraz trudnościach związanych z pracą. Zdarza się też, że owe opuszczenie pracy jest wypadkową obydwu czynników: zewnętrznego i wewnętrznego. Jeśli przyczyna tkwi po stronie pracodawcy, należy przedsięwziąć odpowiednie działania.

Jakie działania może podjąć pracodawca?

1. Przede wszystkim warto trakcie selekcji kandydatów zwracać uwagę nie tylko na kwalifikacje, czy kompetencje pracowników, ale także na to, czy będą oni pasować do kultury organizacyjnej firmy.

2. Gdy kandydat zostaje przyjęty na stanowisko, kluczowym okresem dla niego są trzy pierwsze miesiące pracy. W tym okresie nowo przyjęty pracownik powinien być otoczony opieką ze strony pracodawcy i odpowiednio wdrożony. Odpowiednio zaprojektowany proces adaptacji pracowniczej wydatnie przyczynia się do zminimalizowania ryzyka odejść we wczesnym okresie zatrudnienia.

3. Badania satysfakcji z pracy. Przeprowadzanie takich badań pozwala na określenie obecnego poziomu satysfakcji pracowników, a także zidentyfikowanie czynników wpływających na tenże poziom.

4. Przeprowadzanie tzw. exit interviews z odchodzącymi pracownikami. Podczas takich rozmów mogą pojawić się m.in. następujące pytania:

· Co było najbardziej satysfakcjonujące w wykonywanej przez ciebie pracy?

· Co było głównym powodem rezygnacji z pracy?

· Czy otrzymałeś wystarczająco duże wsparcie, aby wykonywać swą pracę efektywnie?

· Czy w przyszłości rozważyłbyś pracę dla naszej firmy?

5. Ważne jest też zredukowanie do minimum czynników wpływających na powstawanie stresu w miejscu pracy. Będzie to korzystne dla pracownika, ale także dla pracodawcy, ponieważ eliminując stres kadry wpływamy nie tylko na obniżenie skali rotacji, ale także na zwiększenie wydajności pracy.

6. Z punktu widzenia pracownika ważna jest też świadomość, że jest ważny dla pracodawcy. Uwidacznia się to w postaci dodatkowych świadczeń pracowniczych.

Źródło: Andrea Santiago Medicus Firm, Joe Gross HR & Policy Solutions