Wyniki badania Professional Services Monitor 2011 pokazują, że dla ponad 42% menedżerów największym wyzwaniem jest lepsze delegowanie pracowników do kluczowych projektów, a dla 35% – lepsze wykorzystanie umiejętności pracowników. Jedynie 37% uczestników ankiety dysponuje wiedzą na temat efektywności pracowników. Według 67% respondentów planowanie projektów i kontrola ich rentowności to największe wyzwania spółek usługowych, w których kluczowe znaczenie ma wiedza i umiejętności pracowników. Zaledwie 33% osób zarządzających ma świadomość potrzeby wprowadzenia zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie klasy ERP, w celu poprawy rentowności.
Todis Consulting Group, oficjalny przedstawiciel producenta systemu wspomagającego zarządzanie Deltek Maconomy w Polsce, po raz kolejny przeprowadził badania dotyczące wyzwań i potrzeb polskiego sektora usług profesjonalnych. W tym roku organizatorzy akcji Professional Services Monitor skoncentrowali się na poznaniu opinii na temat najlepszych praktyk w zakresie poprawy rentowności przedsiębiorstw, eliminacji źródeł powstawania zbędnych kosztów oraz lepszego wykorzystania umiejętności pracowników. Badanie zostało przeprowadzone w maju br.
Wśród uczestników znalazła się kadra zarządzająca przedsiębiorstw z sektora usług, reprezentująca firmy konsultingowe, audytorskie, inżynieryjne, informatyczne, badawcze oraz agencje reklamowe, interaktywne i Public Relations, a także inne spółki o charakterze projektowym.
Duże chęci, ale niewielka wiedza
Z badań wynika, że polskie przedsiębiorstwa z sektora usług profesjonalnych nie mają wystarczającej wiedzy o efektywności pracowników. Prawie 30 proc. respondentów przyznaje, że nie posiada żadnych danych na ten temat, a ponad 35 proc. w ogóle nie prowadzi takiego pomiaru. W świetle przywołanych statystyk można sformułować wniosek, że organizacje nie analizują ani skuteczności, ani też rentowności pracy zatrudnionych osób. Fakt ten wydaje się być niepokojący, zważywszy na to, że pracownicy stanowią główne aktywa przedsiębiorstw z sektora usług profesjonalnych, a ich wynagrodzenia – podstawowy wydatek. Słabe wyniki, jeśli chodzi o wiedzę menedżerów w tym obszarze, mogą dziwić, biorąc pod uwagę fakt, że 33 proc. ankietowanych wskazało na chęć poprawy poziomu wykorzystania umiejętności pracowników, jako jedno z kluczowych wyzwań.
– Brak wiedzy na temat rentowności pracowników, eliminuje możliwość określenia ich faktycznej przydatności. Dla firm, które opierają swój rozwój na doświadczeniu i umiejętnościach kadry, informacja na ten temat jest krytyczna dla sukcesu rynkowego. Stosując analogię do sektora produkcyjnego, wygląda to tak, jakby przedsiębiorstwa wytwórcze nie monitorowały kosztów materiałów lub surowców. Co istotne, straconego dnia pracy nie można spożytkować w przyszłości. Dlatego tak ważne jest bieżące monitorowanie realizowanych przez pracowników zadań – podkreśla Anna Turzańska-Sadlej, prezes zarządu Todis Consulting Group.
Projekty na pierwszym miejscu
Menedżerowie biorący udział w badaniu rozumieją wpływ kontroli i planowania projektów na poprawę działalności firmy, co potwierdziło odpowiednio 52 i prawie 45 proc. ankietowanych. Statystyki pokazują, że 2/3 osób na stanowiskach kierowniczych dostrzega potrzebę wprowadzenia usprawnień w tym obszarze. Choć świadomość, że narzędzia kontrolne i planistyczne stanowią klucz do optymalizacji procesów w firmie jest duża, w praktyce, niewiele organizacji decyduje się na ich wykorzystanie. 33 proc. ankietowanych stwierdza wprost, że narzędzia informatyczne mogą mieć faktyczny i bezpośredni wpływ na poprawę rentowności. Mimo tej opinii, większość polskich przedsiębiorstw z sektora usług profesjonalnych nie opiera się na rzetelnej wiedzy, a jedynie na intuicji, która w przypadku intensyfikacji działań okazuje się zawodna.
– Wyniki wyraźnie wskazują, że polskie przedsiębiorstwa usługowe wciąż cierpią na syndrom ślepoty projektowej. Działają często po omacku, ponieważ nie mają przejrzystego obrazu prowadzonych działań – w wymiarze finansowym, projektowym i osobowym. Tak zdiagnozowane problemy można jednak zażegnać przy użyciu odpowiednich narzędzi informatycznych. Doświadczenia wielu spółek wskazują, że rozwiązania tego typu stały się akceleratorem długookresowego wzrostu i poprawy rentowności, dając zwrot z inwestycji już w ciągu 2 lat – podsumowuje Anna Turzańska-Sadlej.
Jak firmy usługowe gubią zyski?
Porównanie tegorocznych wyników ze wskazaniami z 2010 roku, każe mówić o spadku deklarowanej rentowność projektów. 54% menedżerów uczestniczących w panelu twierdzi, że poziom rentowności w ich spółkach nie przekracza 30%. W zeszłorocznym zestawieniu przyznało się do tego 46%szefów firm, co może oznaczać zmniejszenie marż. W większości przedsiębiorstw usługowych zyski wyciekają ze względu na nieprecyzyjną informację, opóźnienia i niedokładność w ocenie pracy. 58% uczestników badania przyznaje, że największe straty wynikają z przedłużającego się czasu realizowanych projektów oraz zmiany ich zakresu (ponad 52%). Rozwiązaniem jest wyposażenie menedżerów w narzędzia umożliwiające szybką reakcję na zmiany i korygowanie parametrów projektowych w oparciu o rzetelne i aktualne dane.
– Firmy usługowe przypominają często dziurawy worek, z którego powoli, ale systematycznie uciekają zyski jak drobne ziarno. Wielu menedżerów wciąż nie zdaje sobie sprawy, że gubienie nawet niewielkich kosztów projektowych, w skali całej organizacji urasta do potężnych kwot, powodujących ograniczenie zyskowności – mówi Tomasz Witbrot, dyrektor ds. rozwoju Todis Consulting Group.
W świetle badań widać, że na niską zyskowność projektów duży wpływ ma błędna alokacja zasobów oraz pomijanie najdrobniejszych kosztów. Jedynie 6% respondentów zwraca uwagę na niewielkie niezafakturowane koszty, których permanentne lekceważenie prowadzi do obniżenia finalnego wyniku finansowego.
Rośnie powszechność stosowania kart czasu pracy
Pocieszające jest to, że rośnie powszechność stosowania kart czasu pracy (prawie 40% deklaracji), co zmniejsza przypadkowość informacji i stanowi wiarygodne źródło o prawdziwym zaangażowaniu pracowników. Istotnym elementem jest dalsze wykorzystanie kart czasu pracy i wprowadzenie ich w zintegrowany system informacji zarządczej. Z badań wynika również, że wiele osób zarządzających pozyskuje informację o zaangażowaniu pracowników w oparciu o rozmowy z kierownikami. Według deklaracji robi tak ponad 29% respondentów. Biorąc pod uwagę intensyfikację prac projektowych lub szeroki portfel projektów, kierownicy mogą okazać się wąskim gardłem w faktycznej ocenie zaangażowania zespołu. Sprawność ich działania będzie zależeć od narzędzi raportowania,
dostępności analiz i ocen dokonywanych na potrzeby podejmowania decyzji.
Źródło: Todis Consulting Group
