Pojęcie „big data” prawdopodobnie dla każdego brzmi znajomo. W końcu ciągle słyszymy je w mediach i przestrzeni publicznej, może nawet jest ono tematem rozmów w miejscu pracy. Ale co ono tak naprawdę oznacza? Niewielu ludzi potrafi jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Wynika to częściowo z faktu, że termin ten jest po prostu wykorzystywany na wiele sposobów.
Można słusznie powiedzieć, że big data to duży zbiór danych, który zostaje poddany matematycznej analizie w celu wykrycia prawidłowości, tendencji i związków (w szczególności w odniesieniu do zachowań ludzkich). Wspomniane prawidłowości, tendencje i związki mające odniesienie do tych postaw ludzkich oznaczają, że kwestia big data coraz częściej znajduje się w obszarze zainteresowań osób odpowiedzialnych za zarządzanie zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwach produkcyjnych czy organizacjach biznesowych.
Ważne jest, żeby sobie uświadomić, że przy opracowywaniu zbilansowanych harmonogramów najważniejszy jest szczegółowy i skuteczny plan możliwy do wdrożenia. Planistyka zasobów ludzkich często wymaga dużych ilości danych, tzw. big data, dotyczących wszystkich kluczowych procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, oferowanych przez nie usług, jego pracowników i nakładu pracy oraz potrzebnych zasobów. Jednak często dane te nie są analizowane i wykorzystywane w odpowiedni sposób. Prowadzi to do błędnych decyzji w procesie samego planowania. Decyzje te mają natomiast poważne konsekwencje dla ostatecznego wyniku finansowego organizacji. Skuteczny i szczegółowy plan opracowywania zbilansowanych harmonogramów pracy jest zatem absolutnie niezbędny.
Najpierw należałoby zacząć od przeprowadzenie analizy nakładu pracy w oparciu o dostępne dane w organizacji. Wynikiem tej analizy będzie lepsze zrozumienie koniecznych do podjęcia działań oraz estymacja skali niezbędnego nakładu pracy w przedsiębiorstwie. Kiedy nakład pracy zostanie już precyzyjnie określony, można ustalić zapotrzebowania kadrowe netto ze wskazaniem minimalnej liczby pracowników w każdym okresie dnia. Następnie należy określić dokładną strategię planowania i połączyć ją z dostępną lub pożądaną obsadą. Za pomocą opracowanej strategii planowania można teraz przygotowywać takie harmonogramy, które są dobrze dostosowane do faktycznego nakładu pracy.
Bilansowanie na krawędzi
Analiza nakładu pracy to zawsze poważne wyzwanie stojące przed każdą organizacją. Wiele z nich opiera nowe plany pracy na cyklach czasowych określonych w bieżących harmonogramach stosując założenia, do których pracownicy przywykli. Ta metoda planowania nie uwzględnia jednak parametrów takich, jak łączny czas faktycznie świadczonej pracy, jej nakładu i przewidywanych odchyleń. W tym zakresie kluczową rolę odgrywa profesjonalna analiza nakładu pracy. W praktyce jednak może to być bardzo trudne zadanie. Na przykład z powodu intensywnego zaangażowania w procesy wewnętrzne i ograniczonego czasu przeznaczanego na szkolenia, wiele organizacji nie dysponuje profesjonalnymi planistami, którzy mogliby taką analizę przeprowadzić.
Można to porównać do bilansowania na krawędzi. W praktyce analizowanie big data często jest złożonym przedsięwzięciem, nie tylko z powodu braku samych profesjonalnych analityków, ale także braku materiału do analizy. Może to mieć dla organizacji poważne konsekwencje, np. spadek zadowolenia pracowników i klientów. A w rezultacie – negatywny wpływ na wynik finansowy firmy. Konieczność pracy w czasie, gdy nie jest to faktycznie potrzebne działa demotywująco i może doprowadzić do zwiększenia absencji. Działając nieco bardziej odważnie, tj. wykorzystując odpowiednią liczbę pracowników wtedy, gdy są oni faktycznie potrzebni zgodnie z ustalonym nakładem pracy, organizacja natychmiast odczuje pozytywny wpływ na satysfakcję kadry i wynik finansowy. Dlatego tak ważną i kluczową rolę w tym procesie odgrywa profesjonalna analiza danych (big data) i skuteczne wdrożenie jej wyników w organizacji.
Autor: Łukasz Chodkowski, Dyrektor Zarządzający, Déhora
Współzałożyciel polskiego oddziału międzynarodowej firmy doradczej Déhora wyspecjalizowanej w kompleksowym wsparciu firm produkcyjnych w planowaniu czasu pracy ich pracowników. Od ponad siedmiu lat zarządza firmą i jednocześnie bierze bezpośredni aktywny udział w projektach dla klientów związanych z planowaniem czasu pracy. Specjalizuje się we wdrażaniu optymalnych harmonogramów czasu pracy w przedsiębiorstwach produkcyjnych oraz skutecznych rozwiązań i narzędzi informatycznych mających na celu poprawę jakości planowania czasu pracy. W kręgu jego zainteresowań zawodowych znajduje się też kwestia wpływu zmianowości i nieregularności systemu pracy na pracownika. Wcześniej związany zawodowo z branżą produkcyjną, gdzie zajmował się problematyką czasu pracy oraz jej wpływu na funkcjonowanie przedsiębiorstw, a także kwestiami związanymi z dobrostanem pracowników.
