Wiele firm, szczególnie tych o rozproszonej strukturze i dynamicznie rozwijających się, prędzej czy później staje przed koniecznością reorganizacji swoich procesów. W tym zakresie w znaczący sposób mogą pomóc rozwiązania IT, które nie tylko ułatwią pracę działu personalnego, ale również poprawią komunikację w firmie, czy przyczynią się do sprawniejszego obiegu informacji. Brzmi ciekawie? Między innymi na takie korzyści wdrożenia rozwiązań GAVDI wskazuje Grupa Impel.
Grupa Impel to lider w zakresie świadczenia kompleksowych usług outsourcingowych. Od lipca tego roku, spółka korzysta z rozwiązania umożliwiającego cyfrowy obieg informacji oraz elektroniczną komunikację z pracownikami zewnętrznymi. Wdrożone przez GAVDI Polska rozwiązanie powiadamia o wysokości wynagrodzeń za pośrednictwem smsa, a elektroniczne paski płacowe oraz teczki osobowe, pozwalają na usprawnienie komunikacji z tysiącami zleceniobiorców i ograniczenie papierowego obiegu dokumentów. Jednak zanim doszło do wdrożenia, Grupa Impel borykała się z wieloma wyzwaniami.
Żmudne i złożone czynności czas uprościć
Blisko 80 tys. umów cywilno-prawnych, około 60 tys. wystawianych miesięcznie rachunków, 14 oddziałów, zleceniobiorcy rozproszeni w różnych lokalizacjach na terenie całego kraju, liczne wyjazdy służbowe kierowników do zleceniobiorcy pracującego w terenie, mnogość czynności po stronie koordynatorów biznesu, a także innych zaangażowanych osób – tak pokrótce można scharakteryzować największe wyzwania przed jakimi stanęła spółka. Dlatego też, szczególnie ważne dla firmy było wprowadzenie zmian, mających na celu usprawnienie i uproszczenie procesu związanego z przygotowywaniem rachunków płacowych, poprawę komunikacji z pracownikami zewnętrznymi Grupy Impel, jak również ograniczenie papierowego obiegu dokumentów, czasu potrzebnego na wykonanie czynności kadrowych, a przede wszystkim kosztów.
Rozwiązanie zastosowane w Grupie Impel powstało na bazie autorskich produktów GAVDI – ePaski oraz eTeczka. Dzięki systemowi wdrożonemu przez GAVDI Polska, zleceniobiorcy współpracujący z Grupą Impel w oparciu o umowy cywilno-prawne, 3 dni przed wypłatą wynagrodzenia pod koniec każdego miesiąca otrzymują smsa z informacją o jej wysokości i mają możliwość zweryfikowania przyznanej kwoty oraz zgłoszenia ewentualnych pytań. Na dalszym etapie, płace są sprawdzane, akceptowane i rozliczane w systemie SAP HCM, a 3 dni po otrzymaniu wynagrodzenia, pasek płacowy wystawiany jest na e-platformie, do którego dostęp ma każdy zleceniobiorca na podstawie indywidualnego hasła dostępu lub otrzymują drogą mailową zaszyfrowany indywidualnym hasłem elektroniczny ePasek płacowy. Sposób dystrybucji paska płacowego zależy od możliwości i decyzji zleceniobiorcy. Jest on również archiwizowany w jego elektronicznej teczce osobowej, która umożliwia działowi HR wgląd do dokumentów w każdej chwili. Samo wdrożenie elektronicznych pasków płacowych trwało zaledwie 3 miesiące.
To co było szczególnie ważne w tym wdrożeniu to także odpowiedni sposób dotarcia do każdego zleceniobiorcy i zakomunikowanie nadchodzących zmian. Pierwsze skrzypce w procesie wyjaśniania istotnych kwestii związanych z funkcjonalnością platformy, grało Tele IBS, czyli wewnętrzne contact center spółki. Za jego pośrednictwem zleceniobiorcy mogli zgłosić swoje wątpliwości lub występujące problemy oraz zapytać o wszystkie kwestie związane z portalem pracowniczym i płatniczym.
Co się zmieniło?
Zdaniem Jolanty Durasiewicz, Zastępcy Dyrektora Operacyjnego Procesów Kadrowo-Płacowych w IMPEL Business Solutions Sp. z o.o., różnice można zauważyć przede wszystkim na poziomie dystrybucji pasków płacowych oraz masowej akceptacji rachunków. Teraz ten proces przebiega sprawnie, szybko, a przede wszystkim efektywnie. Skończyły się również liczne wyjazdy kierowników do różnych lokalizacji, ponieważ teraz w kwestii przekazywania rachunków zleceniobiorcom wyręcza ich system. W związku z tym mają oni więcej czasu na inne prace dodatkowe, wyjaśnianie pewnych rozbieżności, a także na lepszy kontakt ze zleceniobiorcami, a to właśnie na tym spółce zależało najbardziej. Nie mniej istotną korzyścią jest możliwość szybkiego dotarcia z informacją do dużej grupy pracowników rozproszonych geograficznie i pracujących w zmiennym trybie pracy, a także wyeliminowanie nieprawidłowości związanych z naliczaniem wynagrodzeń. Jest to ważny aspekt wdrożenia, ponieważ teraz system umożliwia zleceniobiorcy szybką reakcję na zgłoszenie ewentualnych nieprawidłowości dotyczących wysokości stawki. Z sukcesem zakończone wdrożenie to kolejny już projekt zrealizowany przez konsultantów GAVDI w Grupie Impel. Dotychczas spółka skorzystała z narzędzia GAVDI eDeklaracje, rozwiązania do elektronicznego generowania i dystrybucji deklaracji podatkowych pracowników, GAVDI Replicator, służącego do tworzenia realistycznego środowiska testowego w systemie SAP HCM oraz z GAVDI Korekty ZUS, rozwiązania umożliwiającego prawidłowe przygotowywanie korygujących dokumentów ZUS bezpośrednio w systemie SAP.
Autor: Ireneusz Hołowacz – Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A., firmy dostarczającej produkty i usługi w obszarze rozwiązań SAP HCM i SAP SuccessFactors. Ekspert w dziedzinie rozwiązań dla zarządzania kadrami.
