Społecznościowy intranet – fanaberia czy użyteczne narzędzie pracy?
Wciąż inwestujemy w rozwój firmowych narzędzi komunikacji zewnętrznej. A jak wyglądają nasze firmowe intranety? W wielu organizacjach daleko im wyglądem i funkcjonalnościami do zewnętrznych portali, szczególnie tych społecznościowych, które opanowały świat. Czy powinniśmy jednak ulegać tej modzie także wewnątrz naszych firm? Czy społecznościowe intranety to nie za duża ekstrawagancja?
Inwestujemy znaczne środki w wygląd stron firmowych, tworzymy aplikacje mobilne, by zwiększyć szanse klientów na dotarcie do naszej usługi czy produktu, jesteśmy obecni w mediach społecznościowych, nie tylko w celach promocyjnych, ale także by budować wizerunek firmy jako pracodawcy. A jak wyglądają nasze intranety, z których każdego dnia muszą korzystać setki pracowników? Dlaczego nie inwestujemy w nowoczesne platformy, które usprawniłyby codzienną pracę naszych zespołów?
Społecznościowy, czyli jaki?
Intranet, o którym możemy powiedzieć, że jest społecznościowy, musi posiadać pewne funkcjonalności. Ich rozszyfrowanie nie jest trudne. Nowoczesne platformy społecznościowe wykorzystywane w organizacjach dają szansę nie tylko na wyrażanie opinii w komentarzach pod publikacjami, dzielenie się treściami w łatwy sposób czy pokazywanie swojego uznania lub dezaprobaty kliknięciem w odpowiednią ikonkę z kciukiem czy innym obrazkiem. Takie platformy mają też wewnętrzne komunikatory do wymiany krótkich treści, pozwalają na otagowywanie i hashtagowanie treści, co ułatwia ich wyszukiwanie czy informują nas powiadomieniem o nowej publikacji, zadaniu czy wydarzeniu. Bez problemu możemy w nich opublikować zdjęcia w dużej liczbie, wideo czy podcasty. Przy komentarzu znajdziemy nazwisko pracownika wraz z jego zdjęciem, po kliknięciu w które przeniesiemy się na profil danej osoby, gdzie możemy poczytać o niej, jej obowiązkach czy pasjach. Korzystanie z takich intranetów przypomina wędrowanie po Facebooku. Tu każdy jest nadawcą i odbiorcą treści.
Narzędzie pracy
Ale nowoczesne intranety społecznościowe to nie tylko wymiana informacji i dzielenie się wiedzą pomiędzy pracownikami. To narzędzia pracy, które z powodzeniem mogą zastąpić systemy do zarządzania projektami czy komunikację e-mailową. Można tu tworzyć zamknięte grupy dla pracowników skupionych wokół danego projektu czy tematu, także grupy otwarte i dostępne dla osób spoza firmy, co może być pomocne, gdy współpracujemy z podmiotami zewnętrznymi. Bieżące działania członków grupy są widoczne dla osób przypisanych do niej. Publikowane kolejne statusy projektu w formie wpisów, mogą być komentowane, udostępnianie itd. Każda nowa osoba, która dołączy do takiego zespołu, nie musi mieć przesyłanych setek e-maili projektowych, tylko od razu zyskuje dostęp do całej dokumentacji i korespondencji, widząc ją na tablicy grupy jak na Facebooku. Nowoczesne intranety pozwalają na przeniesienie części komunikacji e-mailowej do tego narzędzia. A to w dobie przesytu liczby wiadomości w służbowych skrzynkach może mieć znaczenie dla codziennej pracy i jej efektywności.
Czy to ma sens?
To tak jakby zapytać, czy warto mimo wynalezienia internetu, nadal upierać się przy pisaniu listów długopisem i wysyłaniu ich tylko pocztą tradycyjną. Skoro w komunikacji zewnętrznej np. z naszymi klientami tak dobrze czujemy się w mediach społecznościowych, dlaczego organizacje nie miałyby wykorzystać tego do usprawnienia pracy pośród swoich pracowników. Dobrze zaprojektowane społecznościowe intranety są intuicyjne w obsłudze, bogate w funkcjonalności wspierające dzielenie się wiedzą i przekazywanie informacji natychmiast w prosty sposób do wielu osób. Mogą skutecznie wspierać organizacje nie tylko w korporacyjnej komunikacji z pracownikami, ale także w zakresie codziennej pracy pomiędzy nimi. Ułatwiają dostęp do innych pracowników, co jest szczególnie ważne w strukturach rozproszonych, także międzynarodowych oraz dają szansę na wyrażenie opinii. Pytanie, na które muszą sobie jednak odpowiedzieć organizacje, nie dotyczy wcale kosztów (intranety są coraz tańsze), ale tego, czy są gotowe dać swoim pracownikom taką wolność komunikacyjną, by otwarcie wyrażali poglądy i komentowali firmową rzeczywistość. Społecznościowe intranety to narzędzia do dialogu, na które nie wszystkie organizacje są gotowe. Ich wdrożenie w firmie przyniesie korzyści, ale jak w każdym przypadku także problemy, na poradzenie sobie z którymi nie wszyscy jesteśmy przygotowani.
Autorka: Maja Biernacka, Communications Manager w Bee DIFFERENT,
autorka bloga „Komunikacja wewnętrzna od kuchni”
