Zatrudniasz nowego pracownika? Dbaj o niego już od pierwszych dni Waszej współpracy! Czyli kilka słów o tym co powinna zawierać dobrze napisana książka powitalna. Handbook nowego pracownika, książkę powitalną czy przewodnik po firmie posiada sporo firm. Zazwyczaj tego rodzaju materiały zawierają istotne dla nowego pracownika informacje o firmie, jak i parę słów na temat jej misji oraz wizji. Mają one na celu ułatwienie pracownikowi zapoznanie się z swoim nowym pracodawcą.
Setapp również posiada takie materiały, są one przekazywane każdemu nowemu pracownikowi. Tworząc je postawiliśmy sobie za cel zawarcie w nich jak najwięcej treści, które są ważne dla nowego pracownika w jak najmniejszej objętości materiałów. Unikaliśmy okrągłych słów opisujących to, dlaczego jesteśmy atrakcyjnym pracodawcom, a to co robimy jest jedyne w swoim rodzaju. Uznaliśmy, że opisywanie tego nie przyniesie oczekiwanego efektu, a pracownik będzie miał jeszcze nie raz okazję się przekonać o tym, że jesteśmy dla niego odpowiednim miejscem.
Tworząc materiały, kierowaliśmy się dwoma zasadami:
1. Nasz handbook musi być jak najbardziej dopasowany do potrzeb nowego pracownika, więc musi posiadać informacje ważne i praktyczne.
2. Treści zamieszczone w materiałach muszą oddawać atmosferę panującą w firmie.
Realizacja pierwszej z zasad miała na celu przekazanie informacji, dzięki którym już w pierwszych dniach pracy, pracownik będzie się czuł swobodniej. Żeby treści przekazywane pracownikowi dopasować do jego potrzeb, podzieliliśmy handbook na dwie części. Dzięki temu odpowiednie informacje są udzielane w idealnym momencie. Ponadto w procesie tworzenia materiałów mógł uczestniczyć każdy z pracowników. Materiały zostały opublikowane w intranecie firmy, dzięki czemu każdy miał okazję się na ich temat wypowiedzieć i przekazać wskazówki, które sprzyjały ich udoskonaleniu. Żeby zrealizować drugą zasadę, musieliśmy umieścić w materiałach informacje o nas, które według nas są najważniejsze. Podczas procesu rekrutacyjnego zwracamy uwagę na to, żeby kandydaci dowiedzieli się jak najwięcej o naszej firmie. Jednak nie jesteśmy w stanie przekazać wszystkich informacji na nasz temat, dlatego ich dopełnieniem jest pierwsza część handbooka, którą nowa osoba otrzymuje kilka dni przed dołączeniem do załogi.
Pierwsza część, którą przekazujemy pracownikowi już kilka dni przed jego pojawieniem się w naszej firmie, jest zbiorem informacji o tym kim jesteśmy, co robimy oraz dlaczego się zajmujemy tego rodzaju usługami. W naszej książce powitalnej pracownik może znaleźć dodatkowo opis tego, jak wygląda u nas struktura i dlaczego została stworzona w nietradycyjny sposób oraz jakie wynikają z tego konsekwencje. Podczas procesu rekrutacyjnego sprawdzamy umiejętności techniczne pracownika, jego gotowość do pracy w zespole i dopasowanie do naszej kultury organizacyjnej, ale również zdolności do podejmowania inicjatywy i współtworzenia z nami firmy. Dlatego już w tym momencie informujemy nową osobę o tym, jakie wyzwania ją czekają i jakie są nasze oczekiwania wobec niej. Ponieważ pracujemy w metodyce Agile , znalazło się również miejsce dla paru zdań wyjaśniających sposób naszej pracy. Dzięki temu nawet osoby, które wcześniej nie miały okazji pracować w takim systemie, już pierwszego dnia mają wyobrażenie na temat tego jak będzie przebiegał ich normalny dzień pracy.
Druga część jest z kolei pełna informacji praktycznych. Przekazujemy ją pracownikowi w jego pierwszy dzień pracy. Mimo że każda nowa osoba po dołączeniu do zespołu ma przydzielonego buddy’ego, chcemy żeby posiadała informacje na temat naszego codziennego życia w firmie.
Dlatego ta część zawiera podstawowe, ale bardzo ważne informacje – jak można się dostać do naszego biura, w jakich godzinach jest otwarte, informacje na temat służbowego email i innych programów, z których korzystamy w firmie. Poza tym, można tam też znaleźć informację o atrakcjach i benefitach, jakie zapewniamy. Dzięki temu mamy pewność, że każdy pracownik posiada te informacje i wie, w jakim obszarze pracodawca może go wesprzeć. Ciekawym zabiegiem, który zastosowaliśmy, jest zamieszczenie zdjęć pracowników odpowiedzialnych za poszczególne działania. Dzięki temu nowa osoba wie, kto może udzielić jej dokładniejszych informacji na dany temat.
W artykule zostało zamieszczonych kilka fragmentów z naszego powitalnego podręcznika. Oddają one ducha, w którym został napisany. Handbook to jednak tylko jeden z paru kroków, jakie warto podjąć, żeby wesprzeć nowego pracownika w poznaniu i oswojeniu się z miejscem naszej pracy. Mimo, że wiele firm prześciga się w coraz to ciekawszych formach prezentowania ważnych informacji o sobie, dobrze napisane materiały poruszające najważniejsze kwestie nadal są skuteczną formą przekazania kluczowych informacji. Pracownik dzięki nim może wracać do interesujących go treści tyle razy, ile ma na to ochotę.
Autorka: Sabina Matuszewska
