Wywiad z Małgorzatą Tadrałą – Szefem Konsultingu Gospodarczego KBJ S.A. Czy controlling personalny faktycznie jest bardzo ważny dla realizacji strategii firmy czy to tylko chwilowa moda na nowy, ciekawie brzmiący zawód?
Małgorzata Tadrała: Moim zdaniem to wymuszona przez konieczność moda, która niedługo stanie się standardem w dużych firmach. Controlling personalny pozwala dyrektorom personalnym rozmawiać z zarządami przy użyciu liczb, co najlepiej przemawia do tego audytorium. Coraz częściej zarządy angażują HR już na wczesnym etapie podejmowania inicjatyw strategicznych wiedząc, że kluczowe do osiągnięcia celów będzie posiadanie odpowiednich pracowników, a następnie utrzymanie ich zaangażowania oraz zatrzymanie zatrudnionych talentów w firmie. Posiadanie modelu wskaźników oraz benchmarków, które pomogą podejmować trafne działania w obszarze HR zmierzające do osiągnięcia tych celów jest kluczowe.
Czy każda firma potrzebuje specjalisty do spraw controllingu personalnego?
M.T.: Każda firma potrzebuje myślenia w kategoriach controllingu personalnego. Nawet małe firmy przy podejmowaniu inicjatyw HR powinny wiedzieć jakie efekty chcą osiągnąć i jak zostaną one zmierzone. Na pewno potrzebują takiej funkcji firmy duże, w których monitoring sytuacji kadrowej nie jest prosty ze względu na wielkość i częstokroć rozproszenie terytorialne. Narzędzia używane w takiej firmie są odpowiednio bardziej kompleksowe: od informacji zarządczej, informacji dla menedżerów liniowych po narzędzia dla business partnerów HR kończąc. Coraz częściej są one również wspierane przez narzędzia Business Intelligence (BI), co pozwala na analizy łączące wiele obszarów (np. sprzedaż z systemem motywacyjnym) oraz zaprezentowane w atrakcyjnej graficznej formie (wykresów, tabeli oraz diagramów).
Czy pracownicy działów HR są niedoceniani przy budowaniu i realizacji celów przedsiębiorstwa?
M.T.: Jak wskazują ostatnie badania w zakresie trendów HR*, zarządy zmieniają zasady gry w tym obszarze. Jest to trend, który aż 71% polskich menedżerów oceniło jako bardzo istotny w obecnej chwili, czyli już mamy do czynienia z faktem, że zarządy oczekują od dyrektorów personalnych istotnego udziału w opracowaniu i realizacji strategii, a tym samym wyznaczaniu celów dla kadry średniego szczebla.
Systemy zarządzania przez cele (MBO) w coraz większej mierze zawierać będą cele w obszarze zarządzani ludźmi. W ich określeniu pomagać będzie dyrektor personalny. Menedżer będzie zobligowany nie tylko do osiągnięcia swoich celów biznesowych np. sprzedażowych, ale również do osiągnięcia odpowiednich celów w zakresie zarządzania zespołem, takich jak utrzymanie poziomu satysfakcji kluczowych pracowników oraz ich niskiej rotacji.
Jak brak wiedzy o celach wpływa na działanie przedsiębiorstwa?
M.T.: Brak wiedzy o celach powoduje, że przedsiębiorstwo dryfuje jak statek bez sternika. Trudno wymagać efektów od pracowników, jeżeli wcześniej nie zakomunikujemy im do jakiego celu mają dążyć.Wymaga to dobrej komunikacji strategii firmy, przetłumaczenia jej na język inicjatyw, które mają służyć osiągnięciu celów. Wydaje się to trywialne i oczywiste, ale mimo że 80% pracowników deklaruje znajomość celów ich firm, kiedy poprosi się ich o wymienienie tych celów okazuje się, że realnie zna je tylko 20%. Znajomość celów jest więc podstawą, a ich monitorowanie i okresowa ocena kluczem do sukcesu. Możliwość wykonania kontroli jest jednak możliwa tylko wtedy, gdy cele te są mierzalne i przy ich wyznaczeniu ustalimy wskaźniki, które mają być osiągnięte. Dotyczy to również działań HR, stąd tak ważne są wskaźniki, o których wspomniałam już wcześniej. W innej sytuacji narażeni jesteśmy na działanie intuicyjne, które oczywiście może się zakończyć sukcesem, ale jego szanse są na pewno mniejsze.
Zarządzanie talentami to kaprys czy konieczność?
M.T.: Zarządzanie talentami jest obszarem kluczowym dla HR-owców już od ponad 5 lat i nadal przez 40% HR-owców jest oceniany jako wiodący na najbliższe 3 lata*. Połowa HR-owców jednocześnie ocenia proces poszukiwania odpowiednich kandydatów jako „bardzo trudny” lub „trudny”**.
Czyli mamy do czynienia z prawdziwą wojną o talenty?
M.T.: Patrząc na dane trudno w to uwierzyć: w czerwcu tego roku osiągnęliśmy 13,2% stopę bezrobocia***, a kryzys ciągle zatacza koła, mimo że mamy pierwsze oznaki ożywienia gospodarczego. Jednak to prawda, HR-owcy borykają się z brakiem osób o odpowiednim wykształceniu. Rynki pracy są obecnie bardziej przezroczyste i do osób wysoko wykwalifikowanych trafiają oferty z całego świata poprzez portale społecznościowe np. LinkedIn czy GoldenLine. Wojna o talenty rzeczywiście trwa i mimo bezrobocia brakuje pracowników. Brakuje również pracowników z wykształceniem zawodowym i to ono coraz częściej gwarantuje zatrudnienie (wskaźnik bezrobocia wśród osób z policealnym i średnim zawodowym wykształceniem wynosił w II kwartale 2013 roku 9,6%***). Kluczowe zatem staje się nie tylko rekrutowanie odpowiednich pracowników, ale i zatrzymanie kluczowych osób w firmie, gdyż tak jest taniej i efektywniej. Stąd tak modny ostatnio wskaźnik satysfakcji pracowniczej i jego ciągły pomiar. Pracowników mają zatrzymać szkolenia i działania rozwojowe (55% firm), działania zapewniające „life balance” – stosowane, aż przez 81% firm na świecie oraz odpowiednio skonstruowane systemy wynagrodzeń i benefitów. Aby nie były to stracone nakłady, wszystkie z podejmowanych działań powinny zakładać ściśle mierzalny efekt i być monitorowane.
System wczesnego ostrzegania w HR brzmi dziwnie, o co chodzi?
M.T.: Jest to system, w którym są zbierane, przetwarzane i udostępniane informacje o sytuacji kadrowej przeznaczone dla kierownictwa najwyższego szczebla w organizacji. Systemy te wskazują na niepokojące zjawiska kadrowe i pozwalają na aktywne im przeciwdziałanie. Bazują one na dobrze opracowanym modelu, który wskazuje jakie wskaźniki np. kosztowe, kadrowe oraz czasu pracy, nie powinny przekraczać określonych progów.
Co oznacza w dzisiejszych czasach „dobry program kadrowy”?
M.T.: Dobry „program kadrowy”, to taki który posiada intuicyjne narzędzia analityczne na tyle elastyczne, że pozwalają użytkownikom bez konieczności angażowania IT na wykonywanie analityki posiadanych danych, zarówno pod kątem kosztowym jak i wskaźnikowym. Programy te posiadają możliwość wykonywania różnego rodzaju symulacji i prezentacji uzyskanych danych w formie graficznej. Łatwo integrują się z portalem firmowym, umożliwiając elektroniczny obieg informacji i decyzji kadrowych (mechanizmy Workflow). Pozwalają na swobodny dostęp pracowników do swoich danych i ich zmiany oraz uaktualnienia. Nie możemy już zatem mówić tylko o programie kadrowo-płacowym czy nawet module zarządzania kadrami w jakimkolwiek systemie. Dziś jest to zazwyczaj pakiet z portalem firmowym, narzędziami Business Inteligence, e-Recruitingiem, platformą szkoleniową etc.
Jak zmienia się dzień pracy i obowiązki specjalisty HR po wdrożeniu takiego oprogramowania?
M.T.: Diametralnie. Powstają oszczędności czasu wynikające chociażby z elektronicznego obiegu danych i ich rejestracji przez pracowników oraz menedżerów. Specjalista HR w nowej rzeczywistości nie jest już głównie odpowiedzialny za odpowiednią rejestrację danych oraz przygotowanie analiz. Jest projektantem nowych narzędzi, programów i rozwiązań HR. Coraz częściej pracuje też w centrum kompetencyjnym, gdyż dzięki narzędziom IT jest możliwe wdrożenie efektywnego modelu partnerów biznesowych HR. Narzędzia te służą także biznes partnerom HR do analizy sytuacji i pełnienia funkcji doradczej dla menedżerów. Mówiąc ogólnie, oprogramowanie pozwala na osiągnięcie nowej roli HR.
W jakim czasie mogą się zwrócić koszty z inwestycji we wdrożenie dobrego oprogramowania?
M.T.: To bardzo zależy od obecnie ponoszonych kosztów na działania administracyjne, wielkości oraz rozproszenia terytorialnego firmy oraz od zakresu wdrożenia – czy jest to wdrożenie elektronicznego obiegu informacji, czy też narzędzi do raportowania etc. Podejmowanie decyzji o wdrożeniu należy rozpocząć od wykonania studium przypadku, żeby wiedzieć jakich efektów oczekujemy, jak wpłyną one na koszty i jak szybki będzie zwrot z inwestycji – wszystko jest policzalne, ale trudno o ogólne odpowiedzi.
Do jakiego stopnia kadrowiec może zdać się na system, a na ile powinien zaufać swojemu wyczuciu, podchodzić indywidualnie do pracownika? Gdzie jest granica między analitykiem danych a psychologiem?
M.T.: System informatyczny służy jako narzędzie do monitorowania oraz analizy sytuacji kadrowej, do przeprowadzania analizy ilościowej oraz wykrywania trendów. Stanowi też źródło informacji o skuteczności wdrażanych programów/narzędzi HR. Jest narzędziem i nie zastępuje codziennych działań zarządzania pracownikami, które moim zdaniem bardziej spoczywają na bezpośrednim przełożonym niż na pracownikach działu HR. Pracownicy HR maja służyć doradztwem w zakresie tego, jakich narzędzi użyć, zaprojektować je tak aby były jak najbardziej skuteczne i elastyczne. Narzędzia informatyczne są oczywiście pomocne także w tych sytuacjach, ale nie zastąpią wiedzy i doświadczenia oraz wyczucia specjalisty HR.
E-rekrutacja i e-learning to już codzienność, czy w zarządzaniu personelem wszystko będzie oparte na systemach controllingowych i aplikacjach online?
M.T.: Moim zdaniem taki mamy właśnie trend wynikający z konieczności szybkiego reagowania na zmieniającą się sytuację rynkową i konieczność sprawnego podejmowania decyzji biznesowych w oparciu o dane liczbowe i wskaźniki dostępne w czasie rzeczywistym z możliwością ich szybkiej i efektywnej analizy.
Jakie papiery znikną nam z biurka po wdrożeniu odpowiedniego oprogramowania?
M.T.: Znikają wszystkie dokumenty wewnętrzne tj. wnioski i formularze kadrowe oraz dokumenty, które nie są wymagane w formie papierowej zgodnie z prawem pracy. Część z nich nawet, jeżeli jest wymagana w formie papierowej, może być akceptowana w sposób elektroniczny. Dzięki ostatniej nowelizacji Kodeksu pracy możemy też w sposób elektroniczny sporządzać harmonogramy, co stanowi duże ułatwienie dla pracodawców. Zmierzamy zatem w dobrym kierunku, gdyż ustawodawca widzi konieczność ograniczenia papierowej dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z informacją z Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej trwają prace analityczne nad wprowadzeniem elektronicznej formy wytwarzania, archiwizowania i przechowywania takiej dokumentacji. Po wprowadzeniu odpowiednich zmian w prawie, z biurka specjalisty HR znikną wszystkie dokumenty papierowe na rzecz ich elektronicznego obiegu oraz elektronicznych kartotek pracowniczych.
Małgorzata Tadrała – Szef Konsultingu Gospodarczego KBJ S.A., absolwentka psychologii społecznej na Uniwersytecie Wrocławskim oraz MBA dla kadry HR na Akademii Leona Koźmińskiego. Posiada 12 lat doświadczenia w obszarze HR w tym w zarządzaniu departamentami Human Resources w dużych przedsiębiorstwach.
* Badanie firmy Deloitte „Elastyczność i zmiana horyzontów. Trendy HR 2013”; źródło: strona internetowa Deloitte www.deloitte.com
** Badanie firmy MICHAEL PAGE „GLOBALNY BAROMETR HR 2013. Plan działania w obszarze HR – wspólny cel strategiczny, różne priorytety regionalne”; źródło: strona internetowa http://www.michaelpage.pl
*** Dane GUS z dnia 04.09.2013; źródło: strona internetowa GUS www.stat.gov.pl oraz Raport GUS „Kwartalna informacja o rynku pracy” z dnia 30.08.2013
