4 poziomy planowania pracowników

4 kwietnia 2019

Wraz z pojawieniem się planowania jako poważnej dziedziny zawodowej, coraz częściej zadawane jest pytanie, na czym polega dobre, profesjonalne planowanie. Przedstawiamy cztery stadia workforce planning pozwalającego na dobre planowanie personelu w miejscu pracy.

Obecnie mówimy o planowaniu personelu jak o kluczowej dziedzinie w bieżącej działalności przedsiębiorstwa, a nie o kwestii wymagającej uwagi. To przesunięcie perspektywy wynika z wpływu, jaki planowanie wywiera na znaczące aspekty rozwoju organizacji i samego biznesu. Teraz najistotniejsze jest postawienie sobie pytania, na ile workforce planning jest profesjonalny i adekwatny do naszych potrzeb i możliwości. Krótko mówiąc: czy planowanie jest dobre.

Konieczność optymalizacji

Wielu pracowników zajmujących się planowaniem odpowiada na powyższe pytanie z negatywnymi emocjami. Nie ujmując oczywiście praktycznemu doświadczeniu osób zajmujących się planowaniem i dobrym intencjom pracodawców, stwierdzić należy, że potrzebna jest bardziej obiektywna ocena jakości i skuteczności planowania. W wielu firmach ma miejsce tzw. „paradoks planowania”. Kadra zarządzająca (najwyższego szczebla) w firmie uważa planowanie personelu za kwestię największej wagi. Ale pogląd taki przekłada się później na sposób, w jaki prowadzone jest planowanie. Utracona szansa.

Planowanie doskonałe?

Nie istnieje oczywiście coś takiego jak jedno jedyne planowanie doskonałe. Firmy różnią się pod względem sposobu, w jaki kształtowane i kierowane jest planowanie. Chodzi zawsze o to, że musi być ono zgodne z jednej strony z potrzebami, a z drugiej strony z rodzajem firmy i jej uwarunkowaniami. Gdy chodzi na przykład o pracę mało dynamiczną (w dni robocze, w godzinach pracy biurowej), właściwym wyborem może być prosty system. W innych sytuacjach odpowiedni jest bardziej zaawansowany system planowania personelu. Przykładem może być planowanie wykorzystania sali operacyjnej w dużym szpitalu, kiedy to należy wziąć pod uwagę różne schematy czasowe i różne aspekty planowania.

Poziom i zakres zróżnicowania workforce planning jest związany z:

Społeczno-ekonomicznym rozwojem regionu/kraju.
Wizją firmy w zakresie planowania oraz wagą przywiązywaną do tego tematu.
Czynnikami zewnętrznymi/wewnętrznymi, które należy uwzględnić przy planowaniu.

Cztery poziomy planowania personelu

Wyróżniamy cztery typowe stadia workforce planning. Sięgają one od wcześniejszej interpretacji operacyjnej po pełnowartościową integrację workforce planning. Czwarte stadium planowania personelu jest w tym momencie ostatecznym celem lub najbardziej zaawansowaną formą. Poniższe poziomy zapewniają dobre oparcie przy ocenie i optymalizacji planowania personelu. Punkty uwagi są oczywiście na różnych poziomach różne. Spójrz na poniższą tabelę i odpowiedz sobie na dwa proste pytania: 1. W jakim stadium znajduje się workforce planning w Twojej firmie? 2. Czy jesteś z tego zadowolony?

Cztery poziomy planowania pracowników

	1.0 Podejście operacyjne	2.0 Podejście techniczne	3.0 Podejście strategiczne	4. Podejście datadriven i zintegrowane
Uwaga	Wyłącznie administrowanie wykorzystania personelu i jego kosztów	+ elastyczność, wydajność i jakość związana z wykorzystaniem personelu	Wszystkie aspekty związane z planowaniem. Zdrowie, dobrostan, bilans praca/życie prywatne	Workforce Planning przekracza granice indywidualnej organizacji.
Ukierunkowanie	Operacyjne grafiki godzinowe i planowanie zadań	Patrzenie na 3 do 12 miesięcy do przodu. Także wpływ sezonu, nieobecności itp.	Wkład w realizację długoterminowych celów firmy	Planowanie strategiczne, taktyczne i operacyjne, powiązane + na bazie danych
Stanowisko osoby zajmującej się planowaniem	Pracownicy i osoby sprawujące funkcje kierownicze, nie będące specjalistami	Osoby planujące posiadające pewną wiedzę i doświadczenie zawodowe	Osoby planujące posiadające dużą wiedzę i doświadczenie zawodowe	Planprofessionals i specjaliści analizy danych
Odpowiedzialność	Podzielona na wiele poziomów i stanowisk	Podzielona na wiele poziomów i stanowisk	Kadra najwyższego szczebla w firmie Osoby planujące pełniące decydującą rolę	Kadra najwyższego szczebla w firmie Oficjalna rola Chief Planning Officer
Nadzór nad osiągnięciami	Brak obiektywnego obrazu jakości i skuteczności	Jakość i skuteczność planowania – zwłaszcza nieobecność na skutek choroby i dane dotyczące pracy w nadgodzinach	Analiza danych planowania i zastosowanie plan/do/check/act na każdym poziomie planowania	Planowanie nierozerwalnie związane z Planmetrics i analytics, Znaczenie przewidywania
Software do workforce planning	Jeśli używany – zwykle Excel	Standardowy software zwłaszcza do zastosowań operacyjnych	Funkcjonalności przydatne przy planowaniu strategicznym i taktycznym	Planowanie zaawansowane, systemy samouczące się na podstawie sztucznej inteligencji