Strona główna » Trendy » Otoczenie organizacyjne – nowoczesny obóz pracy, czy najlepszy pracodawca na świecie?

TrendyWiedza

Otoczenie organizacyjne – nowoczesny obóz pracy, czy najlepszy pracodawca na świecie?

redakcja

27 czerwca 2018

„Najważniejsi w pracy są dla nas ludzie, którzy tworzą organizację. To oni budują wartość firmy” – taką treść można odnaleźć na stronach internetowych większości firm. To tylko slogan, czy faktycznie za taką deklaracją idą konkretne działania? Jakie wyzwania stawia przed pracodawcami zmieniający się rynek pracy? Jak wpływa na zmiany w podejściu do aranżacji biur?

Networking – podążanie za zmianą

Niskie bezrobocie, nowe pokolenia na rynku pracy i dynamiczny rozwój nowych technologii formułują nowe wyzwania dla pracodawców. Metody zarządzania i narzędzia, które do niedawna się sprawdzały, nie są już aktualne. Drogą do uzyskania kompleksowej wiedzy o charakterze tych przemian i kierunku ewolucji trendów są spotkania networkingowe. Ich celem jest wzmocnienie pracodawców w roli świadomych przywódców, przeprowadzających swoje firmy przez czas intensywnych zmian.

Przykładem takiej inicjatywy jest zainicjowana niedawno seria spotkań organizowanych przez Senso.Lab, mających na celu ułatwienie pracodawcom dostosowania ich środowiska biznesowego do nowych oczekiwań pracowników. – Przy tak dynamicznym tempie zmian na rynku trudno jest samodzielnie zgromadzić wiedzę obejmującą tak wiele dyscyplin. Dlatego zdecydowaliśmy się na zorganizowanie spotkań, podczas których specjaliści z różnych branż podzielą się swoim doświadczeniem, analizami i prognozami. Dzięki temu managerowie zdobędą wiedzę, która z jednej strony pozwoli im świadomie zarządzać swoimi organizacjami, z drugiej zwiększy przewagę konkurencyjną ich firm – wyjaśnia Kamila Kurkowska, organizator Senso.Lab.

Kierunek: innowacyjne, otwarte biuro

Pierwsze spotkanie odbyło się 15 czerwca w Warszawie w siedzibie firmy Kinnarps. Dyskusja toczyła się wokół rosnącej roli, jaką pełni biuro w procesie pozyskiwania i utrzymywania pracowników. – Dla 80% pracowników jakość biura jest równie ważna, jak zarobki. To jasny sygnał dla pracodawców  jeżeli chcesz mieć najlepszy zespół, zadbaj o to, by mieć najlepsze biuro. Co ważne, najlepsze nie musi znaczyć najdroższe – przekonuje Szawernowska z Concept Space.

Podstawowym wyzwaniem jest dostosowanie aranżacji powierzchni do specyfiki firmy i branży, w jakiej działa. Nie ma rozwiązań uniwersalnych. Inne oczekiwania w tym zakresie będzie miała kancelaria prawna, a inne – spółka IT, której pracownicy często z własnej inicjatywy proponują nowatorskie rozwiązania wystroju i wyposażenia wnętrza. Im bardziej kreatywna i innowacyjna branża, tym ostrzejsza walka o najlepszych pracowników, a co za tym idzie – większa otwartość na nietypowe rozwiązania aranżacyjne. Nasze badania pokazują, że środowisko biurowe ma znaczący wpływ na satysfakcję z pracy, co oznacza, że otoczenie skoncentrowane na pracownikach może być ważnym elementem wyróżniającym danego pracodawcę. – mówi Beata Osiecka z Kinnarps Polska.

Estetykę i funkcjonalność można połączyć

Priorytetem jest człowiek – pracownik, któremu biuro ma służyć, tworzyć klimat kreatywnej pracy i wspierać go w efektywnym wykonywaniu codziennych zadań. Najważniejsza jest funkcjonalność i ergonomia. Zdarzają się niezmiernie efektowne projekty, które być może zachwycają obserwatorów, ale irytują pracowników – są niepraktyczne i nie spełniają swojej funkcji. Czy to znaczy, że trzeba wybierać pomiędzy atrakcyjnym a praktycznym biurem? – Estetykę i funkcjonalność z powodzeniem da się połączyć. Rzecz w tym, by forma nie przysłoniła treści. Biuro to przede wszystkim miejsce pracy i na każdym etapie projektowania wszyscy muszą o tym pamiętać – zarówno architekci, jak i klient – tłumaczy Monika Szawernowska.

Podstawowym wyzwaniem dla architektów jest projektowanie przestrzeni, która odzwierciedla zmiany w podejściu pracodawców do pracowników. Układy hierarchiczne, zamknięte, budujące dystans są uważane za archaizm. Coraz bardziej popularnym trendem jest budowanie struktur otwartych, w których każdy ma bezpośredni dostęp do przełożonych i zarządu. W tak zarządzanych firmach pracownicy są bardziej efektywni, czują się docenieni przez swoich szefów. O byciu liderem decyduje nie wizytówka i imponujący gabinet, a umiejętność bycia przywódcą i charyzma. Zmiany w projektowaniu biur odzwierciedlają tę tendencję – rezygnuje się z układu gabinetowego na rzecz przestrzeni otwartej. Taki układ sprzyja socjalizacji i umożliwia bezpośredni kontakt. Zyskują również klienci firmy – procesy są bardziej efektywne i zajmują mniej czasu. Szybki brainstorming? Nie ma problemu, można go przeprowadzić spontanicznie, gdy jest taka potrzeba. Bez konieczności umawiania się z zamkniętym w gabinecie szefem za pośrednictwem jego asystenta.

Trendy w aranżacji

Nie wszystko, co jest modne na świecie, sprawdza się w Polsce. Tak jest na przykład z mobilnymi stanowiskami pracy. – Teoretycznie zmiana charakteru pracy na bardziej mobilną i elastyczną usprawiedliwia wprowadzanie w biurach tymczasowych stanowisk, rezerwowanych w razie potrzeby i wykorzystywanych przez wiele osób. W Polsce ta metoda jednak nie sprawdza się najlepiej. Polacy lubią mieć własne biurko, na którym mogą postawić zdjęcie dzieci czy ulubiony gadżet. To dowód na to, że trzeba ostrożnie i krytycznie podchodzić do kopiowania wzorców popularnych w innych krajach – podkreśla Monika Szawernowska.

Coraz więcej firm decyduje się na rozbudowę części wspólnych, których głównym zadaniem jest podniesienie poziomu satysfakcji pracowników. Pracodawcy inwestują w nowoczesne, kompletnie wyposażone kuchnie, strefy relaksu, kafeterie z dobrym ekspresem i najwyższej jakości kawą, strefy chilloutu, playroomy czy fitroomy, w których w przerwie można skorzystać z zajęć jogi czy odprężyć się na bieżni. Firmom zależy, by maksymalnie „udomowić” biuro – stworzyć w nim przyjazną atmosferę, w której pracownik będzie się czuł jak u siebie.

Coraz więcej pracodawców inwestuje w wysokiej jakości meble, zwiększające efektywność pracowników i redukujących zmęczenie. Pojawiają się elektrycznie regulowane biurka i ergonomiczne fotele. Dobrze zaaranżowane biuro powinno uwzględniać możliwość częstych zmian pozycji przy pracy – z badań wynika, że w trakcie ośmiu godzin pracy zaledwie dwie pracownik spędza w trakcie pracy indywidualnej za biurkiem. Reszta to spotkania, praca zespołowa, rozmowy telefoniczne. To kolejny argument na rzecz przestrzeni otwartych – są lepiej dostosowane do profilu pracy.

Koncepcja activity based working

Ze wszystkich aktualnych typów organizacji i wyposażenia miejsca pracy największe zainteresowanie wywołuje koncepcja activity based working – Podstawą biura opartego na aktywności jest sposób pracy, a nie gotowa koncepcja aranżacji wnętrz. Szybki rozwój technologii przyniósł zmianę paradygmatu pracy, która nagle stała się możliwa z dowolnego miejsca, zarówno w biurze, jak i poza nim. Koncepcja biura opartego na aktywności doskonale wpasowuje się w te zmiany – podkreśla Beata Osiecka.

Należy jednak pamiętać, że organizacji i ich pracowników nie można zmusić do zastosowania gotowych rozwiązań. Należy zacząć od sposobu pracy i potrzeb. Dlatego Kinnarps opracował koncepcję Next Office®, która jest dokładnym planem na stworzenie idealnego biura dla każdej organizacji. Punktem wyjścia jest gruntowna analiza sposobu pracy organizacji i jej pracowników, będąca podstawą projektu aranżacji. Bazuje na motywacji i zaangażowaniu – zarówno kierownictwa firmy, jak i pracowników. Każdy uczestniczy w tym procesie, a informacje zbierane są podczas warsztatów, seminariów i ankiet przeprowadzanych online.

Biuro powinno być rezultatem potrzeb pracowników i ich sposobu pracy. Profesor Jeremy Myerson z Royal College of Art w Londynie, autor licznych książek na temat wyzwań współczesnego środowiska pracy, doszedł do wniosku, że „kluczowe potrzeby pracownika wiedzy są słabo zaspokajane przez ogólny charakter otwartej przestrzeni biurowej. Przy przesadnym nacisku na współpracę i pracę w grupie nie wzięto pod uwagę faktu, iż praca umysłowa wymaga cyklicznych okresów intensywnej, głębokiej i nieprzerwanej koncentracji i myślenia, często wykonywanych samodzielnie” – Jeśli więc nasi pracownicy w znacznym stopniu korzystają z telefonów, należy udostępnić dużo miejsc na indywidualne rozmowy. Jeśli często pracują nad projektami, należy zapewnić wiele elastycznych rozwiązań, które będą sprzyjały takiemu trybowi realizacji zadań. Chodzi w końcu o sensowne zarządzanie nie tylko przestrzenią, lecz także czasem i energią – konkluduje CEO Kinnarps Polska.

O showroomie

Wydarzenie miało miejsce w showroomie Kinnarps w Warszawie, który jest modelową ilustracją koncepcji Next Office® i prezentuje najnowsze i najciekawsze rozwiązania wspierające różne typy nowoczesnych miejsc pracy od klasycznych biur do przestrzeni coworkingowych oraz miejsc pracy opartych na aktywnościach, tzw. activity based working.

Źródło: Senso.Lab.