Ograniczenie kosztów zarządzania firmą, uproszczenie procesów i poprawa efektywności pracy to jedne z najważniejszych elementów utrzymania konkurencyjności przedsiębiorstwa. Im większa i bardziej rozproszona struktura, tym większym wyzwaniem staje się optymalizacja procesów w organizacji. Jak przeprowadzić zmianę i jak rozwiązania IT mogą ją wspierać, zwłaszcza w zakresie obsługi dokumentów pracowniczych?
O tym, jak ważne jest usprawnienie procesów związanych z aktami osobowymi pracowników w dojrzałej organizacji o rozproszonej strukturze, zatrudniającej kilka tysięcy osób przekonała się Grupa Żywiec S.A., wiodący producent piwa w Polsce.
Organizacja w obliczu zmian
W ramach zmian organizacyjnych i ambitnych planów rozwoju spółki, Grupa Żywiec S.A. podjęła decyzję o centralizacji administracji personalnej w firmie. Głównym powodem wprowadzenia zmian była konieczność zwiększenia efektywności polityki personalnej firmy oraz usprawnienie i uproszczenie wielu procesów. Co to oznaczało? Nic innego jak przeniesienie obsługi pracowników z różnych oddziałów firmy, w tym większości akt do warszawskiej centrali. W związku z tym, że w regionalnych przedstawicielstwach pozostali HR Biznes Partnerzy – lokalni przedstawiciele działu personalnego, konieczne było zapewnienie im stałego dostępu do dokumentacji pracowniczej. Stojąc przed tak złożonym logistycznie i organizacyjnie procesem, firma zdecydowała się na wdrożenie w organizacji elektronicznej teczki osobowej. Za dostarczenie rozwiązania i prace projektowe odpowiadała firma GAVDI Polska.
Dlaczego rozwiązanie eTeczka? Pozwala ono tworzyć i przechowywać elektroniczne kopie teczek osobowych pracownika, a także przeszukiwać cyfrową wersję archiwum, co znacznie usprawnia codzienną pracę działu kadr. Przykładem może być ograniczenie liczby zapytań ze strony pracownika, czy dany dokument już dotarł. Na korzyść tego rozwiązania przemawia również fakt, że zeskanowane dokumenty są przypisywane do każdego pracownika w systemie kadrowym, co oznacza łatwy i szybki dostęp do danych bez odchodzenia od biurka i konieczności wertowania papierowego archiwum. Łatwo też zidentyfikować ewentualne braki dokumentów. Zdaniem Izabeli Kurzepy, Kierownik ds. Administracji Personalnej w Grupie Żywiec S.A. wszystkie procesy, w których wykorzystywana jest dokumentacja pracownicza przebiegają sprawniej, co znacznie upraszcza pracę całego działu personalnego. I co ważne, pracownicy są również zadowoleni z tego rozwiązania, gdyż szybciej otrzymują informację zwrotną.
E-dokumenty, czyli nie taki diabeł straszny…
Mogłoby się wydawać, że proces digitalizacji obsługi wniosków i dokumentów kadrowych oznacza rewolucję w firmie i związane z nią niedogodności. Jednak, zdaniem Izabeli Kurzepy to mit – eTeczka to nowa jakość w funkcjonowaniu firmy, ale pod warunkiem, że zmiany są wprowadzane stopniowo i nie oznaczają utrudnień w funkcjonowaniu organizacji. W Grupie Żywiec S.A. pierwszymi krokami w zakresie wdrożenia było: określenie liczby dokumentów, które należy zeskanować, pozyskanie odpowiedniego sprzętu skanującego duże partie dokumentów w krótkim czasie, a następnie pozyskanie oprogramowania, które pozwoliło dzielić duże partie dokumentów na pojedyncze pliki. Ostatnim elementem było przeszkolenie pracowników i bieżące monitorowanie postępu prac. Łącznie w Grupie Żywiec S.A. zeskanowano i opisano około 200 tys. dokumentów, zaś cały proces zajął 16 miesięcy włącznie z wyborem rozwiązania i przygotowaniem do wdrożenia. W związku z tym, biorąc pod uwagę skalę przedsięwzięcia, wszystkie czynności projektowe zarówno po stronie Grupy Żywiec S.A. jak i firmy GAVDI zakończyły się stosunkowo szybko.
W Grupie Żywiec S.A. mocny akcent kładzie się na to, aby implementowane rozwiązania IT w znacznym stopniu wspierały pracę biznesu, a także administracji personalnej, zwłaszcza jeżeli chodzi o czas realizacji zadań, eliminowanie błędów i pomyłek. Tutaj pomocne okazało się kolejne narzędzie firmy GAVDI – Document Generator, dzięki któremu można było osiągnąć te cele w obszarze przygotowywania różnego rodzaju dokumentów pracowniczych. Jak przekonuje Izabela Kurzepa, pomyłki najczęściej zdarzają się przy przepisywaniu danych np. w adresie pracownika przepisywanym z wniosku o zatrudnienie do umowy o pracę. Korzystając z Document Generatora podczas pobierania danych z systemu SAP nie ma mowy o literówkach. W tym kontekście niezwykle ważna jest integracja produktów, czyli eTeczki z Document Generatorem.
Co się zmieniło?
W Grupie Żywiec S.A. zmianie uległa przede wszystkim organizacja pracy działu personalnego. Obecnie każdy dokument po wprowadzeniu przechodzi przez skanowanie i metryczkowanie. Biznes Partnerzy nie potrzebują już osób z działu HR, aby sprawdzić informacje o danym pracowniku w teczce osobowej. Z kolei dzięki rozwiązaniu Document Generator zachowany jest jeden standard dokumentów kadrowych w całej organizacji, co zdecydowanie przyspiesza pracę, ponieważ zmieniając jeden wzór mamy pewność, że wszyscy będą korzystać z tej samej wersji dokumentu.
Grupa Żywiec S.A kładzie nacisk na optymalizację procesów, a w tych działaniach bardzo pomocne są narzędzia IT, które je usprawniają i uproszczają. W świecie biznesu, gdzie toczy się walka o pozycję firm na rynku i walka o talenty, optymalizacja procesów podnosząca jakość obsługi pracowników, a tym samym ich poziomu zadowolenia, jest ważnym elementem budowania konkurencyjności firmy.
- Zobacz więcej: Constant feedback , czyli nowy trend w natarciu!
Więcej na temat produktów GAVDI służących do tworzenia, dystrybucji i elektronicznej archiwizacji dokumentów kadrowych dowiesz się podczas wydarzenia „e-Dokumenty – konieczność, nie przywilej!”, które odbędzie się we wtorek 22 listopada b.r. o godz. 10:00 w siedzibie GAVDI Polska, przy ul. Duńskiej 11 we Wrocławiu.
Autor: Ireneusz Hołowacz – Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A., firmy dostarczającej produkty i usługi w obszarze rozwiązań SAP HCM i SAP SuccessFactors. Ekspert w dziedzinie rozwiązań dla zarządzania kadrami.
