Dynamicznie zmieniające się otoczenie biznesowe ma istotny wpływ na zmianę dotychczasowego podejścia do kwestii udzielania informacji zwrotnej. Coraz więcej mówi się, że roczna ocena pracownicza, która dla jednych pracowników była źródłem stresu, a dla innych możliwością porozmawiania o własnym rozwoju, powoli odchodzi w zapomnienie na rzecz tzw. constant feedback. O nowym trendzie, o tym co z nim wspólnego mają chmura i standaryzacja rozmawialiśmy z Jolantą Hoffman, Global Compensation & Benefits Director, z firmy DeLaval.
Coraz głośniej mówi się o tym, że oceny roczne tracą na znaczeniu na rzecz tzw. constant feedback, czyli informacji zwrotnej udzielanej pracownikom na bieżąco. Skąd Pani zdaniem wynika ten trend?
Fakt, że oceny roczne stopniowo odchodzą do lamusa wynika z ewaluacyjnego charakteru rynku pracy. Na korzyść wspomnianego constant feedbacku wpływa kilka istotnych przesłanek. Zacznę od pierwszej, czyli złożoności i charakteru pracy. Obecnie, bardzo często osoby zatrudnione w międzynarodowych organizacjach są członkami kilku zespołów projektowych jednocześnie. W związku z tym, menadżerowi, który nadzoruje tylko wybrane aspekty pracy podlegających mu osób trudno jest dokonać rzetelnej, całościowej oceny pracownika. Druga przesłanka wynika z rosnącego udziału pokolenia Millenialsów oraz generacji Z, którzy nastawieni są na otrzymywanie informacji zwrotnej „tu i teraz”, a warto podkreślić, że to właśnie oni już za 9 lat będą stanowić blisko 75 proc. siły roboczej. Trzecią przesłanką, którą należy wyróżnić jest fakt, że coraz więcej osób pracuje w sposób zdalny i nie tylko u jednego pracodawcy. Dlatego, uzyskiwanie bieżącej informacji zwrotnej na temat ich pracy, daje im możliwość doskonalenia własnych kompetencji, a to na obecnym rynku pracy jest bardzo ważne.
To burzy dotychczasowe podejście do realizacji rocznych ocen pracowniczych. Czy to korzystna zmiana?
Warto tutaj szczególnie podkreślić dwie kwestie. Z jednej strony, odejście od rocznych ocen na rzecz bieżącej informacji zwrotnej znacznie usprawnia komunikację na linii menadżer – pracownik. Menadżer, częściej niż raz w roku ma możliwość porozmawiania ze swoimi podwładnymi na temat rozwoju ich kompetencji, czy trudności napotkanych podczas wykonywania przydzielonych zadań, co ma swoje przełożenie na poprawę efektywności zespołu oraz wzrost zaangażowania. Z drugiej zaś strony, menadżerowie są w stanie lepiej zrozumieć potrzeby pracowników. W związku z tym, coroczne spotkania ewaluacyjne tracą na znaczeniu, a dostarczanie stałego feedbacku dotyczącego realizacji postawionych celów staje się coraz istotniejszym elementem zarządzania ludźmi w organizacji. Z punktu widzenia organizacji pracy, bieżące udzielanie informacji zwrotnej pozwala na monitorowanie, czy pracownicy pracują w sposób efektywny oraz czy realizują strategię firmy.
Można powiedzieć: informacja zwrotna non stop. Jak ten proces jest wpierany u Państwa w firmie?
Obecnie korzystamy z rozwiązania chmurowego SAP SuccessFactors w obszarze zarządzania wydajnością i celami pracowników. Wcześniej nasza firma nie miała jednego, globalnego systemu, który standaryzowałby ten proces i jednocześnie zapewniał jego przejrzystość.
Dlaczego akurat zarządzanie celami?
Chcieliśmy, aby transparentność pojawiła w tym obszarze od razu i jak najszybciej. Takie podejście wynikało z rozproszonej struktury organizacyjnej naszej firmy – działamy w 30 krajach zatrudniając 4 800 pracowników. Brak spójnego i jednorodnego systemu powodował, że ryzykowaliśmy sytuację, w której pracownikowi wyznaczono by jednocześnie różne, sprzeczne ze sobą cele. Kluczowa była dla nas też wiedza czy pracownicy pracuję efektywnie, a poprzednie rozwiązania nie dawały takich możliwości. Dlatego, chcieliśmy pracować nad jakością i klarownością celów wyznaczanych naszym pracownikom.
Chmura w tym przypadku sprawdziła się najlepiej?
Tak jak wspomniałam, rozwiązanie chmurowe SAP SuccessFactors pozwoliło nam na ustandaryzowanie i uzyskanie transparentności wewnątrzfirmowych procesów. Istotnym założeniem wdrożenia tego rozwiązania była dostępność danych online. Wcześniej nie mieliśmy jednego centralnego systemu, wiec nawet ustalenie dokładnej liczby pracowników zabierało nam tygodnie, a nie – tak jak teraz – minuty. Proszę sobie wyobrazić, jak ciężko było nam podejmować decyzje w momencie, kiedy nie mieliśmy bieżącego wglądu w kluczowe informacje, a ich kompletowanie zabierało niekiedy tygodnie. Inną zaletą tego systemu jest fakt, że jego wdrożenie jest stosunkowo szybkie i łatwe, o czym może świadczyć fakt, że po stronie naszej firmy w skład zespołu projektowego wchodziło zaledwie kilka osób z działu personalnego. W sukcesie tego projektu bardzo duże znaczenie miał wybór partnera wdrożeniowego. Zdecydowaliśmy się na współpracę z firmą GAVDI Polska, ze względu na ich profesjonalizm oraz doświadczenie w zakresie wdrażania rozwiązań chmurowych – SAP SuccessFactors. W najbliższym czasie planujemy wdrożenie kolejnych modułów Learning oraz Recruiting.
Było warto?
W tej chwili doszliśmy do sytuacji, w której pracownicy są skupieni na tym, czego firma w danym momencie potrzebuje – cele są mogą być stawiane, audytowane, a następnie realizowane. Uporządkowanie tego procesu powoduje, że pracownicy mają większe poczucie sprawiedliwości jeśli chodzi o stawiane przed nimi wyzwania i wynagradzanie za ich wykonanie. System SAP SuccessFactors w znacznym stopniu ułatwia proces zarządzania celami – teraz możemy go nim w prosty sposób zarządzać, monitorować, a także rozwijać w oparciu o informacje o aktualnej misji i strategii realizowanej przez firmę. Zmiany w naszej firmie poszły też o krok dalej – obecnie przebudowujemy cały dział HR. W tej chwili system SAP SuccessFactors w znacznym stopniu wspiera dział personalny w czasochłonnych i żmudnych czynności kadrowo-administracyjnych. To z kolei przekłada się na większą efektywność pracy całego działu HR.
