Zaplanuj audyt komunikacji wewnętrznej w firmie!
Zanim zaczniemy planować strategię komunikacji wewnętrznej dla naszej organizacji, warto sprawdzić, jak komunikacja miewa się obecnie. Analiza punktu wyjścia pomoże nam lepiej dopasować działania, ale też pozwoli na odniesienie się do niego, gdy po wdrożeniu będziemy oceniać efekty realizacji strategii. Jak przeprowadzić audyt komunikacji wewnętrznej w organizacji i kto powinien go wykonać?
Określamy punkt wyjścia
W pierwszej kolejności zbierzmy firmowe dokumenty, których analiza pokaże nam obraz komunikacji wewnętrznej. Mogą to być poprzednie audyty, wyniki badania zaangażowania, strategia – jeśli była już kiedyś spisana, także strategia PR, employer brandingu czy HR. Tam także możemy znaleźć przydatne informacje opisujące aspekty komunikacji wewnętrznej. Nie zapomnijmy o sprawdzeniu strategii biznesowej firmy – planowana strategia komunikacji wewnętrznej nie powinna być od niej oderwana, a wręcz przeciwnie ma za zadanie wspierać cele biznesowe firmy. Jeśli nie mamy takich dokumentów w formie pisemnej, umówmy się na rozmowy z osobami odpowiedzialnymi za te obszary działania organizacji.
Oceniamy narzędzia i procesy
Kolejnym etapem może być analiza narzędzi i procesów komunikacji wewnętrznej. Służy temu tzw. analiza desk research. Bierzemy wtedy pod lupę kolejne narzędzia oraz procesy i sprawdzamy, jak działają, czy są efektywne, jakie bariery obserwujemy. Przydaje się tu opinia zewnętrznego audytora, który po raz pierwszy spotyka się z narzędziami firmy czy jej procesami komunikacji i może świeżym okiem spojrzeć na to, jak funkcjonują. Audytor taki ma także porównanie z rozwiązaniami innych firm. Osobie analizującej, pracującej na co dzień wewnątrz organizacji może zabraknąć obiektywności.
Poznajemy opinie pracowników
Po tym etapie przechodzimy do organizacji badania ilościowego – ankietowego i jakościowego – fokusowego. Możemy przeprowadzić oba rodzaje badań lub zdecydować się na jedno. Badania ankietowe mogą być papierowe lub w formie elektronicznej. Jeśli nie wszyscy pracownicy mają dostęp do komputera lub jest on ograniczony, warto wybrać ankiety papierowe. Ich przygotowanie i późniejsze przenoszenie wyników do programu komputerowego do dalszej analizy jest czasochłonne, ale czasami użycie papierowych ankiet jest niezbędne, by poznać opinie wybranych grup pracowników. Badania fokusowe z kolei możemy zorganizować w grupie, zapraszając pracowników do dyskusji lub poprzez indywidualne spotkania z wybranymi osobami. Ważne, by reprezentowały różne działy firmy, by mieć ogląd na komunikację w różnych miejscach organizacji. W przypadku badania ankietowego możemy je zorganizować sami wewnątrz firmy. Jeśli jednak chcemy przeprowadzić badania fokusowe, lepiej sprawdzi się zewnętrzny audytor, który dzięki swojej niezależności może zachęcić pracowników do szczerych zwierzeń.
Pytania do zarządu
Na koniec warto poświęcić czas na rozmowy z najwyższą kadrą kierowniczą, aby poznać ich opinie, a przede wszystkim podpytać o to, jak komunikacja wewnętrzna i budowanie za jej pośrednictwem zaangażowania pracowników mogą wspierać strategię biznesową firmy. To także czas na pytania o przyszłość komunikacji w firmie.
Autorka: Maja Biernacka, Communications Manager w bee DIFFERENT,
autorka bloga „Komunikacja wewnętrzna od kuchni”
