10 wskazówek, jak włączyć pracowników w tworzenie firmowych treści
Angażowanie pracowników we współtworzenie treści do firmowych narzędzi komunikacji wewnętrznej to proces. To długoterminowe zadanie, które wymaga od osób odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną przede wszystkim cierpliwości, wytrwałości i wielotorowego podejścia do realizowanych działań.
1. Zacznij od edukacji
Pojęcie komunikacji wewnętrznej jest bardzo szerokie. Pracownicy Twojej firmy mogą różnie je interpretować. Zadbaj więc o spójność pojęcia i działań. Korzystaj z okazji, kiedy możesz w szerszym gronie – podczas np. firmowych spotkań – przypomnieć o tym, czym jest komunikacja wewnętrzna, jakie stawia się jej cele i jakie daje efekty.
2. Promuj korzyści
Mów językiem korzyści. Sprzedawaj oferty kampanii komunikacyjnych i promuj narzędzia komunikacji wewnętrznej. Miej przygotowane efekty prowadzonych projektów, statystki, opinie uczestników, korzystaj z okazji i prezentuj dobre praktyki. Pokaż, jak zaplanowane przez Ciebie działania komunikacyjne, mogą rozwiązać problem danej osoby czy zespołu.
3. Otwórz się na współpracę
Bądź otwarty na kontakt z klientami wewnętrznymi. Przygotuj, opublikuj i promuj zasady korzystania z instrumentów komunikacji wewnętrznej, w tym zasady publikowania i dzielenia się treściami. Niech kontakt do redakcji czy działu komunikacji będzie łatwo dostępny. Odpowiadaj na każdy kontakt – nic tak nie zniechęca, jak wyrażenie przez pracownika chęci włączenia się w firmową komunikację i brak reakcji tych, którzy powinni mu w tym pomóc.
4. Skup się na chętnych
Nie licz na to, że wszyscy włączą się w działania komunikacyjne. Skup się na kilku chętnych osobach i wraz z nimi rozpocznij proces budowania zaangażowania pozostałych pracowników. Niech zostaną ambasadorami, a Ty skup się na pokazywaniu ich działań.
5. Szukaj okazji
Pytaj, co dzieje się w zespołach, sprawdzaj, na jakim etapie są projekty, bądź dobrze poinformowany i podawaj wartościowe treści dalej. Analizuj zawartość firmowych wewnętrznych i zewnętrznych newsletterów, sprawdzaj, co zespoły publikują na swoich stronach w intranecie, poproś grupy projektowe o dzielenie się statusami realizowanych działań.
6. Zachęcaj i dopinguj
Jeśli dany pracownik wyrazi chęć podzielenia się treściami w firmowym intranecie czy gazecie wewnętrznej, wykorzystaj to. Dopilnuj, by doprowadzić tę sprawę do końca. Wspieraj, doradzaj, pomóż w przygotowaniu wysokiej jakości przekazu. Twoja postawa powinna motywować innych do aktywnego włączenia się w ten proces.
7. Podnoś kompetencje komunikacyjne
Z pewnością znajdziesz w swojej organizacji osoby, które zechcą pochwalić się dokonaniami swojego zespołu, opisać ostatnie zrealizowane projekty czy wydarzenie, w którym uczestniczyli bądź które zorganizowali. Pomóż im w przekazaniu tego. Osoby stale chętnie włączające się w firmową komunikację warto zaprosić np. na warsztaty dziennikarskie z medialną osobą, która podzieli się swoją wiedzą i doświadczeniem. To nie tylko forma podnoszenia kompetencji, ale i podziękowanie za aktywność.
8. Przypisuj zasługi
Jako pracownik działu komunikacji wewnętrznej kierujesz m.in. ruchem informacyjnym w firmie. Jeśli więc znajdziesz chętnych do napisania artykułu do firmowej gazety, pamiętaj, by znalazło się tam imię i nazwisko autora. Ingeruj w treść tyle, ile jest niezbędne. Nie zniechęcaj zbędnymi poprawkami. Pokaż, że zaangażowanie się w komunikację, przynosi również indywidualne korzyści. Wspieraj pracowników w budowaniu ich Personal PR.
9. Chwal i dziękuj
Nie bój się nagradzać dobrym słowem tych, którzy włączają się w komunikację wewnętrzną. Nawet jeśli ich twórczość nie jest początkowo najwyższej jakości, dziękuj i chwal za chęci, otwartość, zaangażowanie i przecieranie szlaków.
10. Rozwijaj narzędzia
Nie zapominaj o narzędziach. Nic tak nie zniechęca do włączenia się w firmową komunikację jak źle działające, nieprzyjazne instrumenty. Zabiegaj o podnoszenie ich jakości i efektywności działania. Niech będą odpowiedzią na oczekiwania ich użytkowników.
Autorka: Maja Biernacka, Communication Manager
autorka bloga „Komunikacja wewnętrzna od kuchni”
