Konstruktywna informacja zwrotna – mogłoby się wydawać, że te trzy słowa zrobiły w działach rekrutacji karierę. Jednak praktyka pokazuje, że w wielu przypadkach słowo „kariera” wypadałoby zastąpić sformułowaniem „miały swoje pięć minut”. Czy i jak budować informację zwrotną? Jaki jest jej sens z punktu widzenia kandydata i z perspektywy firmy? Jak sprawić, by jej udzielanie stało się faktyczną wartością dodaną procesu rekrutacji?
Na znane pytania postaramy się odpowiedzieć w nieznany sposób. Zaczniemy od przypadku wyjątkowo trudnego – udzielania informacji negatywnej. Kandydaci, pytani o wrażenia z rozmów, są dla swoich rozmówców bezlitośni. Brak przygotowania rekrutujących do rozmowy, nieuprzejmość i „szeroko pojęte wywyższanie się”, to tylko kilka z najczęściej powtarzanych zarzutów wobec osób prowadzących procesy rekrutacyjne. – Miałem ostatnio okazję wziąć udział w rozmowie na wysokie stanowisko międzynarodowej firmy o uznanej marce. W zamykającym etapie spotkałem się z szefową HR, która za wszelką ceną starała się znaleźć jakąś moją słabą stronę, „przyłapać” na kłamstwie, itd. A i to tylko w tych krótkich chwilach, kiedy odrywała się od laptopa, w którego uparcie klikała podczas całej rozmowy – opowiada Szymon, pracujący w branży IT. Takie sytuacje, trudne do wyobrażenia dla profesjonalistów HR, mają miejsce bardzo często i nie są niestety zaskoczeniem. Kandydaci skarżą się również na brak informacji zwrotnej lub jej schematyczność, zdawkowość, a często – zwyczajny brak szczerości.
O zarzutach ze strony uczestników procesu rekrutacji można przeczytać w wielu artykułach. Ale w procesie rekrutacji zaangażowane (lub nie) są przecież dwie strony. Jak to wygląda z perspektywy osób prowadzących rozmowy kwalifikacyjne? Już teraz wiele firm stara się udzielać informacji zwrotnej, jednak na pierwszym etapie rekrutacji zwykle pojawia się informacja „Skontaktujemy się tylko z wybranymi osobami”. Można to wyjaśnić brakiem czasu – ale można również pokusić się o system autoodpowiedzi, który automatycznie poinformuje wszystkich aplikujących przynajmniej o zamknięciu etapu zbierania CV. W kolejnych etapach natomiast konieczne będzie (jeśli oczywiście traktujemy kandydatów poważnie i chcemy z nimi budować odpowiedzialne relacje) udzielenie wyczerpującej, merytorycznej informacji zwrotnej.
Jakie kroki podjąć by proces rekrutacji stał się czymś więcej niż pozyskiwaniem pracownika – bodźcem do rozwoju kandydata, samej firmy i elementem wizerunku przedsiębiorstwa? Zadanie wyjątkowo trudne w sytuacji, gdy ma on zakończyć się dla kandydata wynikiem negatywnym. To szczególny przypadek udzielania informacji zwrotnej, bowiem nawet przy najszczerszych chęciach ze strony rekruterów, może być trudno uczynić go konstruktywnym. Nie wszyscy kandydaci są przygotowani na krytykę, nawet pozytywną, choć często deklarują coś innego. Zadaniem rekrutującego jest, aby przekazać ją w maksymalnie obiektywny, wspierający sposób. Teorię znamy wszyscy. Jak wdrożyć ją w działania firmy? – Zwykle zaczynam od zdania: „Chciałabym, aby proces rekrutacji, mimo niepowodzenia w staraniu o pracę, stał się dla Pana wartością i pomógł w dalszym rozwoju zawodowym. Dlatego chciałabym Panu przekazać bardziej rozbudowaną informację – wierzę, że najlepiej będzie Pan wiedział, jak wykorzystać ją w kolejnych procesach” – taki przykład podaje Anna Kalinowska z Jobs Plus. – Staram się być zupełnie szczera i zakładam przyjazne intencje drugiej strony; w procesie rekrutacji ja i kandydat jesteśmy partnerami.
Korzyści kandydatów są w tej sytuacji oczywiste, o ile zechcą właściwie wykorzystać wskazówki. Jakie korzyści może odnieść firma? Warunki na rynku pracy zmieniają się bardzo dynamicznie. Dziś my rezygnujemy z kandydata, a za rok lub dwa – niewykluczone, że będziemy chcieli go zatrudnić i sami się będziemy o niego starać. Choćby z tego powodu warto zbudować z nim relację, a personalny dedykowany feedback to jeden z najlepszych sposobów, by tak się stało. To jednak nie wszystko.
Można iść o krok dalej i badać wrażenia kandydatów po rozmowie rekrutacyjnej, czyli niejako odwrócić sytuację. Jaki jest cel? To sposób na zweryfikowanie kompetencji zespołu rekruterów, trafności narzędzi i ładunku informacyjnego rozmowy. Taka informacja może być również bardzo cenna w procesie kształtowania wizerunku firmy jako miejsca pracy. Pamiętajmy, że kandydaci to nasi klienci i bywa, że stają się odbiorcami różnego rodzaju usług naszej firmy. Można przywołać następujący przykład. Kandydat zawsze kupuje ubrania marki X, interesuje się modą i dlatego chciałby pracować w tej właśnie firmie. Kiedy firma X ogłasza rekrutację na stanowisko związane z obsługą klienta, wysyła aplikację. Proces jest jednak poprowadzony niekompetentnie: kandydat nie otrzymuje informacji zwrotnych, odpowiedzi na zadawane pytani, itd. Firma traci nie tylko potencjalnego pracownika, ale również klienta. Ale jeśli zapyta go o opinię na temat procesu, a następnie spróbuje wprowadzić do niego odpowiednie zmiany – ma szansę na odzyskanie jego zaufania. I właśnie dlatego warto rozmawiać z Klientami.
Zwłaszcza w dobie Internetu, kiedy opinie klientów, firm i kandydatów, podróżują z prędkością światła i docierają niemal wszędzie, nie ma w takiej postawie nic dziwnego. Dbałość o wrażenia z rozmowy kwalifikacyjnej to taki sam element employer brandingu jak dobre warunki zatrudnienia. Zwłaszcza, że niezatrudnieni „oburzeni” zwykle dzielą się swoimi opiniami chętniej niż ci, których odczucia są pozytywne, a takie zwykle pozostają w kandydatach faktycznie zatrudnionych. Zanim więc zapiszemy sakramentalne „skontaktujemy się tylko…”, zastanówmy się przez chwilę, czy jest inny sposób?
źródło: Anna Kordecka-Myślińska, Jobs Plus
