Niezależnie od branży, wielkości, kultury organizacyjnej – w każdej firmie zachodzą procesy komunikacji wewnętrznej. Jej jakość jest odczuwalna od pierwszego dnia pracy w nowej firmie. Pierwsze dni w pracy są jak pierwsze wrażenie – intrygują lub zniechęcają. Od tego pierwszego wrażenia zależy, jak szybko nowo zatrudniona osoba wdroży się w swoje obowiązki, zintegruje z ludźmi, zidentyfikuje z firmą. Już od tego dnia firma może zbudować zaangażowanie, lojalność i sympatię do siebie.
Na początku jest natłok informacji, tłumy nowych ludzi, mnóstwo nowych wrażeń. I dla pracownika, i dla pracodawcy istotne jest, żeby wdrożenie przebiegło jak najszybciej i jak najskuteczniej. Nie tylko pod względem objęcia nowych obowiązków, ale także pod względem poczucia się nowej osoby jak „u siebie”.
Po pierwsze: miejsce pracy
Miejsce pracy to nie tylko biurko, przy którym na co dzień pracownik ma wykonywać swoje zadania – trafić do swojego pokoju nie jest sztuką, poruszać się po całym biurze sztuką bywa. Czasami nie wystarczy jedno oprowadzenie i tabliczki na drzwiach. Świetnym ich uzupełnieniem jest drukowany przewodnik po biurze. W przewodniku, oprócz mapy biura, mogą znaleźć się informacje o podstawowych sprawach, jak czas pracy, pora lunchu, zasady rezerwacji sal konferencyjnych czy sprzętu, wysyłanie i odbieranie poczty wewnętrznej i zewnętrznej, zasadach korzystania z kuchni oraz innych sprawach administracyjnych, rozkład jazdy autobusu firmowego, informacje o narzędziach komunikacji wewnętrznej, czy nawet o wizytach „pana kanapki”. Wręczenie nowemu pracownikowi takiego przewodnika sprawi, że poczuje się on zauważony i zadbany, będzie swobodniej i śmielej poruszał się po firmie.
Nową osobę można dodatkowo powitać drobnym upominkiem. Może to być chociażby zestaw gadżetów firmowych lub maskotka firmowa. Upominek podkreśli przyjęcie i przynależność nowej osoby do zespołu. Kolejnym gestem, który można wykonać w stronę nowego pracownika jest powitanie go na łamach firmowego biuletynu, na stronach intranetu czy innego popularnego i ogólnodostępnego w firmie narzędzia komunikacji wewnętrznej. Kilka słów na temat dotychczasowych doświadczeń, kilka słów na temat stanowiska i obowiązków, kilka słów na temat pasji i uśmiechnięte zdjęcie sprawiają, że nowa osoba przestaje być anonimowa dla pracowników i sama czuje się wyróżniona. Może ją to także ośmielić do zadawania pytań i poznawania firmy.
Po drugie: obowiązki
Wdrożenie w obowiązki firmowe jest najtrudniejsze i trwa zazwyczaj najdłużej. Tą kwestią zajmuje się dział personalny oraz dział, do którego zatrudniana jest nowa osoba. Podczas szkoleń i spotkań pracownicy poznają historię firmy, otrzymują informacje o strukturze organizacyjnej, organizacji działów, powiązaniach i zależnościach między nimi, o ofercie i procedurach. Od swoich przełożonych, poprzedników lub współpracowników dowiadują się o swoich zadaniach i obowiązkach, ścieżkach raportowania, zasadach współpracy. (Oraz mnóstwa rozmaitych ploteczek i anegdot przy okazji.) I ten etap wdrożenia można wzmocnić dodatkowym narzędziem, jakim może być almanach wiedzy o firmie. Atrakcyjna grafika i przystępnie podane informacje mogą z niego uczynić niezbędnik każdego pracownika, nie tylko nowego.
W powitalnym pakiecie informacyjnym nie powinno zabraknąć informacji o tym, jak zorganizowana jest komunikacja w firmie. Począwszy od formy, w jakiej pracownicy się do siebie zwracają – oficjalnej czy bezpośredniej, przez zasady umawiania i harmonogramy spotkań ogólnofirmowych, po inne narzędzia komunikacji wewnętrznej. Pozwala to na uniknięcie gaf i swobodniejsze samopoczucie nowego pracownika. Prezentacja i omówienie funkcjonujących w firmie narzędzi komunikacji wewnętrznej mogą być jednocześnie zaproszeniem do współpracy przy ich przygotowywaniu. Chociaż już samo ich przybliżenie powinno nową osobę zachęcić do korzystania z nich. Szczególnie, że jest głodna informacji i poznawania nowego miejsca i nowych ludzi.
Po trzecie: przyjemności
Jednak zarówno zapoznanie pracownika ze sprawami organizacyjnymi i wdrożenie w nowe obowiązki nie wyczerpuje wszystkich możliwości. I nie daje pełnej odpowiedzi na pytanie „gdzie ja właściwie pracuję?”
Każdy z nas czuje się najlepiej, kiedy wie, z kim ma do czynienia, czego może oczekiwać, czego się spodziewać i jak powinien się zachowywać. Te kwestie reguluje kultura organizacji – przyjęte przez organizację wartości, normy i rytuały. To kultura organizacji odróżnia firmę od innych, daje poczucie tożsamości, przynależności i stabilności.
Pomaga też regulować zachowania pracowników. Ta ostatnia kwestia jest szczególnie istotna ze względu na coraz częściej stosowane narzędzie komunikacji – społeczności internetowe. Jak zatem zapoznać pracownika z kulturą organizacji? Warto zacząć od historii firmy, przedstawionej w atrakcyjny sposób, niekoniecznie opartej na datach, ale na interesujących, może zabawnych wydarzeniach. Historii, która nie tylko opowie przeszłość firmy, ale przybliży jej charakter, charakter kluczowych czy legendarnych osób w niej pracujących.
Kluczowe są misja i wizja, nie tylko jako formułki i składne zdania. Przede wszystkim jako marzenia i ambicje założyciela czy założycieli i pracowników. Wartości firmowe, które są najczęściej dość eklektyczne i nieprecyzyjne, można opowiedzieć w formie anegdot i historii z życia wziętych. Faktyczna kultura organizacyjna jest wypadkową kultur formalnej i nieformalnej. Jest też trudna do przekazania. Dlatego jej przybliżenie nie powinno ograniczać się do broszury czy prezentacji, ale wykorzystywać jak najwięcej narzędzi komunikacji, a także komunikację nieformalną. Położenie dużego nacisku na przedstawienie nowemu pracownikowi kultury organizacji pomaga mu zrozumieć miejsce i ludzi, z którymi pracuje, lepiej odnajdywać się w rozmaitych sytuacjach, a dzięki temu czuć się bezpiecznie i swobodnie. Przekłada się to na zaangażowanie w pracę i sympatię do firmy.
Ręka w rękę
Nieocenieni we wdrażaniu nowych pracowników do pracy są „starzy” pracownicy. Szczególnie nieformalni liderzy opinii, którzy w naturalny sposób są „duszami towarzystwa”. Liderzy opinii najswobodniej poruszają się po firmie, znają najwięcej osób, ich relacje często wykraczają poza służbowe. Powołanie takiej osoby na mentora dla nowego pracownika z jednej strony wzmocni pozycję lidera opinii, z drugiej w naturalny i gładki sposób wprowadzi pracownika w środowisko i kulturę organizacji.
Pewne powiedzenie mówi, że „PR zaczyna się w domu”. I to już od pierwszych dni pracy. Warto więc dołożyć starań, by pierwsze wrażenie, jakie firma zrobi na nowym pracowników nie było zniechęcające, ale wzmacniające ekscytację nowym miejscem, nowymi zadaniami i nowymi współpracownikami.
