Istnieje wiele sposobów wprowadzania nowego pracownika w zasady funkcjonowania firmy. Oprócz działań typu Induction Day stosuje się również programy onboardingowe. Czym są, na jakich zasadach działają i czy warto je wprowadzać? Odpowiedź na to pytanie niżej.
Programy onboardingowe a Induction Day
Na początku warto odróżnić te dwa typy działań z zakresu employer brandingu. Programy Induction pozwalają pracownikowi w spokojny i komfortowy sposób przejść przez początkowy trudny okres aklimatyzacji. Od onboardingu różnią się tym, że z reguły trwają krócej i dotyczą innych obszarów wiedzy. Induction Day dotyczy bowiem formalnej strony funkcjonowania w przedsiębiorstwie (kodeks formalny i nieformalny zachowań, główne założenia organizacyjne). Onboarding zaś wprowadza pracownika w zakres jego obowiązków. Niektóre firmy używają jednak obu nazw wymiennie.
Ma to swoje uzasadnienie, ponieważ istnieją programy, które łączą w sobie elementy obu wspomnianych strategii. Niektóre przedsiębiorstwa oprócz informacji typowych dla Induction Days wprowadzają elementy onboardingu. Polega to na tym, że w początkowych dniach pracownik zwiedza działy, z którymi będzie w przyszłości współpracował. I tak przykładowo: osoba rozpoczynająca pracę w dziale marketingu może spędzić tydzień w środowisku produkcyjnym oraz tydzień w środowisku sprzedażowym.
Formy onboardingu
Program onboardingowy może czasem przybrać formę „twardego” szkolenia. Nowo zatrudniony pracownik dostaje wtedy swojego trenera oraz przełożonego, który wprowadza go w tajniki przyszłej pracy. Szkolenie to ma charakter typowo techniczny.
Niezależnie jednak od rodzaju wykonywanej pracy, nowo zatrudniony pracownik jest pod opieką buddy’ego, czyli swego rodzaju mentora, który pomaga mu wdrożyć się w specyfikę pracy i odpowiada na wszystkie pytania.
Wbrew pozorom, onboarding nie musi się sprawdzić w każdym typie firm. Jeśli przedsiębiorstwo jest niewielkie, to przeszkoleniem nowego pracownika zajmuje się bezpośrednio przełożony, który szybko wprowadzi nową osobę w jej obowiązki. W przypadku średnich firm decyzja o prowadzeniu tego typu programów jest zależna od specyfiki firmy; jeśli szef nie może poświęcić pracownikowi wystarczającej ilości czasu, wtedy takie wdrożenie może przeprowadzić menedżer. W średnich firmach tego typu działania mogą się sprawdzić, gdy będą połączone z systemem szkoleń. Dotyczy to zwłaszcza takich dziedzin jak produkcja czy handel.
Jak długo trwa program onboardingowy?
Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Marek Kozłowski, szef employer brandingu w Grupie StepStone.pl, mówi: Onboarding kończy się wtedy, gdy osoba jest w pełni samodzielna na stanowisku pracy, w momencie, gdy nie pojawiają się już żadne pytania i wątpliwości. (…) Według ustaleń HR, taki moment nadchodzi po około 6 miesiącach pracy. Pół roku to odpowiedni czas, by organizacja sprawdziła, czy pracownik jest odpowiedni na dane stanowisko oraz by pracownik rozpoznał swoje preferencje co do wykonywanej pracy. Oczywiście, umiejętności tzw. twarde da się sprawdzić w przeciągu 3 miesięcy okresu próbnego, ale by powstała „chemia” między pracownikiem a pracodawcą potrzeba co najmniej pół roku.
Onboarding a osoby powracające do pracy
Tego typu narzędzie employer brandingowe używane jest również do ponownego wprowadzania do firmy osób, które kiedyś były jej pracownikami (a więc np. osób po urlopach wychowawczych czy osób ponownie rekrutowanych). W takich przypadkach onboarding jest prowadzony inaczej niż w przypadku nowo zatrudnionych osób, ponieważ powracający do pracy mają już pewien zasób wiedzy na temat mechanizmów funkcjonowania swojego miejsca pracy. Jednocześnie brak im bieżących informacji na temat zmian personalnych czy branżowych nowości. Dlatego w takich przypadkach kładzie się większy nacisk na aktualne zagadnienia, a nie na wprowadzanie pracownika „od podstaw”.
Korzyści z onboardingu
Wprowadzanie tego typu programów jest kosztowne, ale w perspektywie przyszłościowej przynosi wymierne korzyści. Przede wszystkim programy onboardingowe mają na celu skrócenie czasu małej efektywności pracownika. Dzięki wsparciu mentora proces poznawania reguł pracy i wdrażania w zakres obowiązków jest dużo krótszy, niż wtedy, gdy pracownik musi to zrobić na własną rękę. Poza tym obecność buddy’ego odciąża przełożonych oraz menedżerów, którzy z powodu licznych obowiązków nie mogliby zapewnić nowemu pracownikowi odpowiedniego wsparcia. Daje to również większy komfort psychiczny pracownikowi, który niekrępowany obecnością szefa może zadawać nawet najprostsze, ale ważne dla niego pytania.
Programy onboardingowe a employer branding
Nie można też zapomnieć o korzyściach wizerunkowych, jakie powstają dla firmy z racji stosowania onboardingu. Można wyróżnić dwie sfery oddziaływania: zewnętrzną i wewnętrzną. Pracodawca dzięki programom wdrożeniowym ma szansę zaprezentować się „na zewnątrz” swoim potencjalnym pracownikom jako firma otwarta i przyjazna, dbająca o zatrudnione w niej osoby. Poza tym warto zwrócić uwagę, że usatysfakcjonowany nowy pracownik staje się ambasadorem własnej firmy chociażby na portalach społecznościowych, gdzie jego pozytywna opinia może być impulsem dla osób poszukujących pracy. Działania onboardingowe mają znaczenie również w kontekście wewnętrznym. Wprowadzają bowiem pozytywny klimat w relacje z pracownikami, którzy świadomi profesjonalnej opieki nad nimi roztoczonej szybko stają się w pełni produktywni.
Programy onboardingowe są tego typu mechanizmami employer brandinowymi, które mimo że początkowo wymagają pewnego nakładu pracy i środków, to jednak późniejszy zysk równoważy poniesione koszty. Firma zyskuje bowiem wartość niezbywalną – zmotywowanego i zadowolonego pracownika.
Autor: Magdalena Setnikowska, StepStone.pl
