Rekrutacja – zacznijmy od dialogu między klientem a konsultantem
„Znajdź mi dobrego Dyrektora Finansowego!” Często słyszę podobne słowa, lecz kiedy zaczynam dociekać, co w definicji zlecającego rekrutację oznacza „dobry Dyrektor Finansowy” dostaję prosty i jakże zrozumiały przekaz: „no przecież wiesz…” W tym artykule w formie bezpośredniego dialogu między mną a potencjalnym klientem pokazuję, co powinny obejmować wstępne ustalenia dotyczące rekrutacji, aby klient otrzymał to, co naprawdę jest mu potrzebne.
Kiedy zlecasz mi przeprowadzenie rekrutacji na dane stanowisko, mogę sobie wyobrazić, jakiego typu osobę masz na myśli. Kilkanaście lat doświadczenia w poszukiwaniu managerów daje mi takie podstawy. Jednak to, co ja wiem na temat rekrutacji na dane stanowisko, jest zbiorem doświadczeń z wielu przeprowadzonych przeze mnie projektów rekrutacyjnych dla firm z różnych branż i o zróżnicowanej kulturze organizacyjnej. To, czego Ty – mój klient – szukasz, to zupełnie inna sprawa. Dlatego też korzystając z posiadanych narzędzi i doświadczeń, najpierw analizuję Twoje potrzeby jako zleceniodawcy oraz próbuję uchwycić specyfikę Twojej firmy.
Jakie narzędzia do tego wykorzystuję? Bardzo proste a zarazem bardzo zawiłe. Proste, ponieważ ułatwiają opisywanie rzeczywistości podając konkretne kryteria lub opisując potrzeby. Zawiłe, gdyż wymagają połączenia wizji i potrzeb wielu osób w danej organizacji (np. bezpośredniego przełożonego i specjalistów z działu personalnego).
Są to:
– kwestionariusz opisujący zakres obowiązków,
– księga kompetencji z definicjami i indykatorami (wskaźnikami),
– wywiad ustrukturyzowany (przygotowany w odniesieniu do potrzeb klienta),
– precyzyjny opis stanowiska pracy.
Dużo tego! A przecież zależy Ci, aby oddelegować ten aspekt obowiązków i dostać CV kandydatów, którzy spełniają Twoje kryteria. Jednym słowem, poświęcając jak najmniej czasu, chcesz osiągnąć korzyść w postaci zaangażowanego, kompetentnego pracownika, z którym miło jest współpracować. I co najważniejsze – szukasz osoby, która odciąży Cię od niektórych obowiązków i będziesz mógł jej zaufać. Oczywiście klient może powiedzieć konsultantowi, że – z różnych przyczyn – nie chce sam definiować szczegółowego zakresu obowiązków oraz wymaganych kompetencji. Oczekuje, że konsultant określi to wszystko sam podług własnego uznania. Takie rekrutacje także się zdarzają, jednak istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że obraz pracownika pożądanego przez danego klienta zasadniczo różni się od tego, jak widzi to konsultant. Taka sytuacja powoduje niezadowolenie po obu stron i stratę czasu, gdyż cały proces rekrutacyjny trzeba powtarzać od początku.
Wiem, jak zależy ci na szybkiej i trafnej rekrutacji, dlatego gorąco namawiam Cię, abyś poświęcił nieco więcej czasu na samym początku procesu i – oczywiście przy moim pełnym wsparciu – określił precyzyjnie swoje potrzeby i oczekiwania.
Proponuję poświęcenie kilku chwil na wstępną analizę według poniższego scenariusza.
Kwestionariusz opisujący zakres obowiązków. Wypełni za Ciebie konsultant. No jak to, przecież przed chwilą pisałam, że powinieneś sam to zrobić. Tak, chociaż lepiej bazować na dokumencie przesłanym przez konsultanta, gdyż prowadził on podobne rekrutacje dla wielu firm o różnych potrzebach i kulturze organizacyjnej, dlatego jest w stanie przesłać Ci bardzo szeroki wachlarz zagadnień związanych z danym stanowiskiem. Po Twojej stronie leży zdecydowanie, które z przedstawionych kompetencji i wymagań są niezbędne w firmie, a które nie są tak istotne w Twoim przypadku. Na tym etapie możesz też zasugerować dodatkowe kompetencje, które konsultant powinien uwzględnić. Jeżeli posiadasz opisy stanowisk, warto wysłać taki opis konsultantowi, gdyż przyśpieszy to znacznie pracę. Jeśli rekrutacja nie jest poufna, a masz kompetentną osobę, która może Cię nieco odciążyć na tym etapie (np. Twoja asystentka lub specjalista HR), możesz ich poprosić, aby ustalili z konsultantem wstępny kwestionariusz obowiązków i przedstawili Ci już gotowy opis do akceptacji. Pamiętaj jednak, że to Ty najlepiej wiesz, kogo potrzebujesz.
Mamy już zakres obowiązków. Ważne jest również ustalenie, jakie kryteria powinni spełniać kandydaci zainteresowani pracą u Ciebie. Warto określić, jaki staż zawodowy kandydata interesuje Ciebie jako pracodawcę, z jakich firm powinien się wywodzić, jakie studia powinien skończyć, jakimi narzędziami się posługiwać, w jakich projektach brać udział. Oczywiście możemy oczekiwać jak najlepszego wykształcenia i doświadczenia – pamiętajmy jednak, że im więcej oczkujemy, tym więcej przyjdzie nam za to zapłacić. Nie powinno się szukać najlepszego z najlepszych, lecz osoby, która będzie optymalna jeśli chodzi o umiejętności i styl pracy oraz będzie zadowolona z tego, co firma jej oferuje. Jeśli przyjmiesz kandydata o zbyt wysokich kwalifikacjach, może się on szybko zdemotywować i odejść. A przecież nie o to Ci chodzi.
W tym właśnie miejscu następują pytania o kompetencje, bo przecież pracownik powinien być: komunikatywny, proaktywny, dyspozycyjny, zaangażowany… Generalnie tak. Jednak czy naprawdę są to kryteria niezbędne do wykonywania zadań na danym stanowisku? W odpowiedzi na to pytanie pomaga księga kompetencji. Każdy dobry konsultant posiada dokument z opisem kompetencji i zachowaniami, które wskazują na ich występowanie lub brak. Dlatego to konsultant dostarcza Ci materiału niezbędnego do podjęcia decyzji.
Jeżeli chcesz sam określić, jakie kompetencje są najważniejsze, zaznacz je na otrzymanej od konsultanta liście kompetencji. Mając do wyboru ponad pięćdziesiąt kompetencji, z których praktycznie każda jest ważna, trudno się zdecydować. Dlatego też radzę nadawać kompetencjom wagi (czyli stopień ważności) od 1 do 3. Żeby nie komplikować, proponuję skalę trzy stopniową. Ocena kompetencji na szerszej skali (np. 5 punktowej) powoduje, że trudno określić, jak ważna jest dana kompetencja (np. 3 czy 4 punkty). Trudniej też potem porównać poszczególne osoby. Doradzam też, aby wybrać maksimum 10 kompetencji. Dlaczego? Ponieważ trudno w trakcie spotkania z kandydatem, a nawet sesji Assessment Center zbadać więcej niż kilka kompetencji. Jeżeli jednak nie możesz się zdecydować lub nie masz wystarczająco dużo czasu na wgłębianie się w księgę kompetencji, doradzam stworzenie modelu kompetencji w trakcie spotkania z konsultantem.
Wywiad ustrukturyzowany kojarzy się zwykle wyłącznie z rozmową kwalifikacyjną między rekruterem a kandydatem. Ja jednak uważam, że każdy wywiad bez struktury prowadzi do chaosu informacyjnego. Moim zdaniem warto skorzystać z tej metody również podczas rozmowy konsultanta z klientem, gdyż wtedy rozmowa będzie bardziej konstruktywna. Konsultant powinien przygotować sobie zestaw pytań, które zada w trakcie rozmowy z Tobą. Ułatwi Ci to podjęcie decyzji dotyczących wyboru kompetencji. W trakcie takiego wywiadu doprecyzujecie zakres obowiązków i wymagania. Ustalicie kompetencje niezbędne na danym stanowisku, a także sprecyzujecie pytania, które można zadać kandydatowi. Określicie również zakres informacji o firmie i stanowisku, które otrzyma kandydat w trakcie rozmowy rekrutacyjnej. Dobrze jest również podzielić się z konsultantem informacjami na temat postrzegania firmy na rynku. Konsultant nie będzie zaskakiwany ploteczkami z rynku, które mogą odstraszać kandydatów. Z moich doświadczeń wiem, że może się tak zdarzyć szczególnie przy restrukturyzacji firmy i fuzjach.
A teraz przejdę do zaskakującej dla niektórych managerów części wywiadu ustrukturyzowanego. Konsultant spyta Cię o to, co Twoja firma może dać kandydatowi. Nie chodzi tu tylko o wynagrodzenie na danym stanowisku, ale o całą gamę profitów, które można osiągnąć pracując w Twojej organizacji czy dziale. U mnie takim profitem jest możliwość realizacji ciekawych projektów, podnoszenie kwalifikacji, świetna atmosfera pracy. A co takiego zachęci ludzi do pracy u Ciebie? Najlepszych kandydatów trzeba przekonać, że warto przyjść właśnie do Twojej firmy. Zwłaszcza, jeśli samo wynagrodzenie nie jest najwyższe na rynku.
Podsumowanie zebranych informacji podczas rozmowy z konsultantem trafi na Twoją skrzynkę mailową dnia następnego. Jest to kolejny moment, kiedy możesz coś dodać lub ująć z pogłębionego opisu stanowiska. Teraz możesz mieć pewność, że Ty i konsultant tak samo rozumiecie i definiujecie stanowisko Dyrektora Finansowego. Ty zyskasz świadomość, że wiesz dokładnie, kogo szukasz. Dzięki temu konsultant może zaproponować Ci najlepsze rozwiązania rekrutacyjne, co w efekcie końcowym da odpowiednich kandydatów. Choć wynajmujesz konsultanta właśnie po to, aby oszczędzić czas, warto, abyś na początku procesu rekrutacyjnego włożył nieco wysiłku i ustalił z konsultantem Twoje oczekiwania. Dzięki temu zyskasz dokładnie takich pracowników, jakich Twoja firma potrzebuje.
Autor: Katarzyna Borawska, Psycholog, Hominem Quero
