W dobie recesji firmy zmuszone są do podejmowania niepopularnych decyzji (zwolnienia, obniżki wynagrodzeń itp.), choć właśnie wtedy szczególnie mocno potrzebują zmotywowanych, lojalnych i oddanych pracowników. To, jak zostaną te decyzje w firmie przyjęte, zależy w dużej mierze od sposobu, w jaki zostaną zakomunikowane.
Po pierwsze: przygotowanie gruntu
Komunikowanie niepopularnych decyzji jest szczególnie trudne obecnie, gdy ostatnie kryzysowe miesiące poprzedziły czasy kilkuletniej prosperity. W wielu firmach uprawiana była jeszcze niedawno „propaganda sukcesu”, tymczasem zanim zakomunikujemy zwolnienia czy obniżki wynagrodzeń, dobrze jest ludzi do nich przygotować, zmieniając ton całej komunikacji. Chodzi o to, by budować w pracownikach świadomość zjawisk rynkowych i ich wpływu na sytuację firmy. Pracownicy powinni się poczuć współodpowiedzialni za losy organizacji.
Po drugie: z planem w rękach
Cała komunikacja dotycząca zmian organizacyjnych powinna się odbywać zgodnie z opracowanym na wstępie planem – nie ma nic gorszego, zarówno dla pracowników, jak i dla firmy, jak kolejne maile dotyczące zwolnień pojedynczych osób lub niewielkich grup pracowników. Taka komunikacja sprawia, że we wszystkich pracownikach narasta lęk o własną pozycję, co ma przełożenie na efektywność zespołu – większość ludzi koncentruje się na znalezieniu nowego zatrudnienia zamiast na obecnej pracy.
Po trzecie: bądź dostępny dla pracowników
Decyzja o zwolnieniach czy obniżkach wynagrodzeń nie przychodzi nikomu łatwo, dlatego zdarza się, że zarząd i kierownicy unikają w trudnych czasach kontaktu z szeregowymi pracownikami, zamykają się w „wieży z kości słoniowej” i ograniczają do wydawania poleceń za pośrednictwem poczty elektronicznej. Tymczasem wszelkie zmiany organizacyjne, wymagają liderów, którzy wezmą na siebie odpowiedzialność za decyzje i swoim autorytetem będę na co dzień świadczyć, że są one niezbędne dla dobra organizacji.
Po czwarte: szybciej niż plotka
Bardzo istotna jest szybkość przekazywania informacji. Jeśli to tylko możliwe, komunikaty powinny się pojawiać z wyprzedzeniem przekazów nieformalnych. W wypadku niespodziewanych wydarzeń muszą być one redagowane i wysyłane natychmiast, nawet kosztem formy stylistycznej.
Po piąte: z wyczuciem
Trzeba też zawsze ocenić, czy komunikat nie wzbudzi niepokoju niewspółmiernego do zagrożeń. Częstym błędem osób odpowiedzialnych za komunikację jest nadaktywność. Informowanie o każdej drobnej decyzji za pomocą oficjalnych maili od zarządu może wzbudzać niepokój pracowników.
Po szóste: dziś i teraz
W warunkach turbulencji rynkowych, warto się skupić na bieżących zagadnieniach, unikając informowania o planach długookresowych. Pracowników interesuje tu i teraz firmy, natomiast sytuacja rynkowa jest na tyle skomplikowana, że dzisiejsze plany już wkrótce mogą się stać trudne do realizacji.
Po siódme i najważniejsze: otwarta komunikacja
Na koniec najważniejsze – przekazywanie wszelkich, także tych mniej popularnych decyzji musi się odbywać zgodnie z zasadami otwartej komunikacji. Ukrywanie prawdy przed pracownikami, to największy błąd, jaki można popełnić.
Autor: Joanna Kotzian, Product Manager – Employer Branding, HRK S.A.
e-mail: joanna.kotzian@hrk.pl
