Poprawa komunikacji wewnątrz i na zewnątrz firmy, możliwość automatyzacji kluczowych procesów oraz pełniejsza kontrola pracy zespołów przez menedżerów to najlepiej dostrzegane efekty z wdrożenia narzędzi Digital Workplace. Cyfryzacja miejsc pracy przyczynia się do wzrostu komfortu i swobody działania pracowników, co bezpośrednio przekłada się na wyższą efektywność pracy.
Nowoczesne miejsce pracy
Kiedy wszyscy mówią o cyfrowej transformacji w obszarze produkcji, nowoczesne technologie po cichu wdzierają się do biur pracowników, ułatwiając komunikację oraz pomagając w lepszym wykorzystywaniu danych firmy i automatyzacji procesów biznesowych. Poczta elektroniczna, komputery przenośne i smartfony, narzędzia zdalnego dostępu czy aplikacje dostarczane z chmury obliczeniowej na nowo zdefiniowały sposób pracy osób, odrywając ich od biurek, stosu papierów, a nawet konkretnych urządzeń. Cyfryzacja miejsc pracy pomaga budować przewagi konkurencyjne firmy zarówno w odniesieniu do jakości produktów oraz usług dostarczanych klientom, jak i doświadczeń samych pracowników.
– Obszar Digital Workplace to próba unowocześnienia środowiska pracy, bardziej strategia niż jedynie technologia – wyjaśnia Marcin Somla, dyrektor SER Group w Polsce. To ważne, ponieważ w ostatnich latach istotnie zmienia się sposób wykonywania pracy w tym sensie, że zaczyna być ona odmiejscowiona, oderwana od biurka. Coraz częściej, co widać też po oczekiwaniach towarzyszących zmianom demograficznym, niemożliwe staje się całkowite pominięcie kwestii zapewnienia mobilności w zakresie wykonywania obowiązków służbowych oraz korzystania z firmowych aplikacji i danych – dodaje ekspert.
Praca z dowolnego miejsca na świecie
Czym jest cyfrowe miejsce pracy albo, posługując się dużo częściej używanym angielskim sformułowaniem, Digital Workplace? Zagadnienie to definiowane jest na wiele sposobów – od akademickiego „doświadczenia pracowników z wykonywania pracy na połączonych urządzeniach, usługach i danych” po bardziej praktyczne odniesienie do „firmowego intranetu, obudowanego dodatkowymi aplikacjami i narzędziami z zakresu zdalnego dostępu, komunikacji, pracy grupowej i systemów wsparcia procesów biznesowych, np. w obszarze zarządzania dokumentami czy Human Resources (HR)”. Pojęcie Digital Workplace zakłada cyfryzację procesów biznesowych firmy, w tym rezygnację z dokumentów papierowych. Dobrym przykładem takiego narzędzia może być samoobsługowy portal pracowniczy, zapewniający zatrudnionym wgląd w dane kadrowo-płacowe, złożenie wniosku urlopowego czy rozliczenie delegacji. Rezygnacja z papieru nieodzownie wiąże się z wdrożeniem systemu obiegu dokumentów lub szerzej – narzędzi zarządzania treścią (Enterprise Content Management, ECM), które umożliwiają gromadzenie i przetwarzanie w formie cyfrowej informacji pochodzących z wielu różnych źródeł.
Narzędzia w cyfrowym miejscu pracy
Badanie przeprowadzone przez „Computerworld” pokazuje, że wśród najczęściej wykorzystywanych rozwiązań z rodziny Digital Workplace dominują tradycyjne technologie z zakresu pracy zdalnej i zdalnego dostępu (71% wskazań) oraz systemy komunikacyjne – poczta elektroniczna (82%), a także komunikatory i narzędzia do prowadzenia wideokonferencji (70%). Wśród dużych firm i korporacji dostępność rozwiązań wideokonferencyjnych jest wysoka i wynosi 77%. W grupie małych i średnich przedsiębiorstw odsetek ten wynosi już tylko 66%. Domeną większych podmiotów pozostaje również firmowy intranet, wykorzystywany w 79% największych przedsiębiorstw i tylko w 58% firm z sektora MŚP. Duże firmy, z uwagi na rozproszoną strukturę i globalizację, znacznie częściej udostępniają pracownikom narzędzia z zakresu elektronicznego obiegu wniosków urlopowych (58% vs. 29% w małych i średnich firmach) czy rozliczenia delegacji (51% vs. 24%).
Pozytywne efekty wdrożenia narzędzi Digital Workplace w firmach są wyraźnie dostrzegane z perspektywy działania organizacji i korzyści osiąganych przez pracowników. Ankietowani są przekonani, że wdrożenie tej klasy rozwiązań usprawniło komunikację wewnątrz (75% wskazań) oraz na zewnątrz firmy, a więc z jej klientami (69%). Wyniki badania pokazują również, że cyfryzacja miejsc pracy ma pozytywny wpływ na automatyzację kluczowych procesów firmy (69%) oraz terminowość realizowanych projektów. Cyfryzacja zapewnia możliwość pełniejszej kontroli pracy zespołów przez menedżerów (69%). Z drugiej strony obecność w firmie narzędzi Digital Workplace nie ma większego znaczenia dla kontroli nad finansami przedsiębiorstwa (tak uważa 44% ankietowanych), kosztów działania firmy (tyle samo wskazań) oraz liczby pracowników wykonujących pracę zdalnie (43%). Z perspektywy pracowników wdrożenie rozwiązań z zakresu cyfrowego biura przyczyniło się do poprawy efektywności pracy (79% wskazań) oraz osiąganych przez nich rezultatów (78%). To prawdopodobnie pochodna wzrostu umiejętności komunikacyjnych (73%) i doświadczeń pracowników, rozumianych tutaj jako poprawa komfortu pracy (73%) oraz zwiększenie swobody działania (72%). 52% respondentów uważa, że narzędzia Digital Workplace nie mają większego wpływu na dyscyplinę pracy, a kolejne 5% jest przekonanych, że wdrożenie tego typu rozwiązań miało nawet negatywny wpływ na zapewnienie kontroli nad pracownikami.
Inwestycje w Digital Workplace
33% badanych firm realizuje obecnie wdrożenie rozwiązań Digital Workplace, a kolejne 21% planuje tego typu przedsięwzięcie w dającej się przewidzieć przyszłości. Duże firmy i korporacje inwestują w nowoczesne narzędzia do komunikacji (35% wskazań), narzędzia pracy grupowej (32%) i rozwiązania do pracy zdalnej (32%), podczas gdy ich mniejsi konkurencji wyraźnie częściej wdrażają lub planują wdrożenie systemów Business Intelligence (36%) oraz narzędzi do zarządzania treścią (tyle samo odpowiedzi). Co warte odnotowania, mniejsze firmy zdają się dostrzegać potencjał w cyfryzacji obszaru HR. Co czwarta firma z tej grupy prowadzi lub planuje działania w kierunku wdrożenia narzędzi wsparcia obiegu wniosków urlopowych. 19% wyraża zainteresowanie narzędziami wsparcia procesów delegacji. W wynikach badania można jednak zauważyć łyżkę dziegciu w beczce miodu – 46% wszystkich badanych firm i aż 53% wywodzących się z sektora MŚP nie planuje wdrażania rozwiązań Digital Workplace. Mimo obaw przed wynoszeniem danych i aplikacji na zewnątrz poziom akceptacji narzędzi Digital Workplace dostarczanych z chmury obliczeniowej wśród polskich przedsiębiorstw wydaje się wysoki. 37% firm w pełni dopuszcza wykorzystanie rozwiązań Digital Workplace bazujących na usługach chmurowych, podczas gdy kolejne 50% firm zastrzega sobie tutaj możliwość wyłączenia niektórych obszarów przed wyniesieniem ich na zewnątrz. W grupie dużych firm i korporacji odsetek ten wynosi 59%.
Wdrożenie rozwiązań Digital Workplace nie jest zadaniem trywialnym, ale trudności stawiane przed firmami w projektach wdrożeniowych wydają się do pokonania. 54% ankietowanych nie dostrzega większych trudności we wdrożeniu tej klasy rozwiązań lub nie ma na temat zdania. W odpowiedzi na pytanie o największe przeszkody w implementacji narzędzi Digital Workplace respondenci najczęściej wskazywali: kulturę organizacyjną (45%), kompetencje pracowników (40%) oraz konieczność integracji używanych narzędzi (35%). Dla największych przedsiębiorstw zauważalny problem stanowią zaś trudności wynikające z międzynarodowych lokalizacji firmy (18%).
Autor: Eliza Krysztofiak, Senior Communication Manager
