Zaskakujące jest to jak wiele polskich firm, niezależnie od wielkości, doświadczenia i branży, boryka się z podobnymi do siebie problemami w zakresie zarządzania pracownikami. Skoro pracownicy dążą do rozwoju zawodowego i chcą się angażować w realizowane zadania, to dlaczego nie są w stanie spełniać oczekiwań przełożonych a kierownicy często nie radzą sobie ze współpracą pomiędzy pracownikami? Diabeł tkwi w szczegółach a konkretnie, w zarządzaniu. Kierowanie jednostką jest sporym wyzwaniem, jednak efektywne zarządzanie grupą jest jeszcze trudniejsze. Na jakie elementy należy zwrócić uwagę tworząc dobrze funkcjonującą grupę zadaniową?
Od kiedy grupę zatrudnionych pracowników można nazwać zespołem?
Warunkiem koniecznym są bezpośrednie interakcje pomiędzy członkami zespołu. Z racji rozwoju rynku globalnego, pracownicy coraz częściej współpracują ze sobą zdalnie. Jednak, trudno wtedy liczyć na zbudowanie grupy zadaniowej. Jeśli nie mają możliwości bezpośredniej interakcji, główną motywacją do pracy są: realizacja obowiązków zawodowych i gratyfikacje finansowe, a nie chęć współpracy.
Po co określać cele firmy?
Większość firm ma jasno określony cel i opisaną misję. Są one bardziej bądź mniej ogólne, a pracownicy mogą je interpretować w różny sposób. Nie każdy jednak podejmuje wysiłek, żeby je przeanalizować, co powoduje różny poziom utożsamiania się z nimi. Właściwa prezentacja tych elementów jest pierwszym ważnym krokiem, jaki należy podjąć w celu socjalizacji nowego pracownika. Aby pracownik wykorzystał pełnię swoich możliwości, musi zrozumieć cel zadań realizowanych przez swój zespół, a co więcej – uznać go za znaczącą przesłankę, przemawiającą do jego wyobraźni i motywującą do wysiłku. Ułatwia to pracownikowi utożsamianie się z zespołem.
Na ile normy pomagają, a na ile utrudniają współpracę?
Kolejnym elementem pojawiającym się w każdym zespole są normy i procedury. Każda firma ma swoje normy, które nie zawsze są komunikowane w jasny sposób, w związku z czym każdy pracownik kieruje się swoją interpretacją zasad, a nie rzeczywistymi regułami. Wiele menedżerów uważa je za oczywiste, dlatego wymusza ich przestrzeganie swoim zachowaniem. A jak one brzmią, to właściwie nikt nie wie. Każdy pracownik przechodzi przez proces socjalizacji z grupą, uczy się zasad. Jednak warto się zastanowić, czy w ten sposób jest w stanie poznać wszystkie panujące w zespole zasady i czy zinterpretuje je w odpowiedni sposób? Brak informacji na temat reguł powoduje większe ryzyko nieporozumień i niedopasowania nowego członka do grupy. Jasne komunikowanie zasad ma jeszcze jedną funkcję a mianowicie, minimalizuje prawdopodobieństwo tzw. konfliktów autystycznych, czyli tych które wybuchają na drodze nieporozumień.
Czy ja jestem szefem, czy tak mi się tylko wydaje?
Kolejnym elementem jest struktura grupy. Powstaje ona w dwojaki sposób – poprzez wprowadzanie formalnych hierarchii oraz tworzenie się struktur nieformalnych. Osoba oficjalnie uznana za szefa, niekoniecznie musi być kierownikiem danego zespołu. Strukturę grupy można określić na podstawie zajmowanych przez jej członków pozycji. Dlatego wymienia się różne struktury władzy.
Jedną z nich charakteryzuje to, że ważną rolę odgrywają wpływy formalne – uprawnienie i przywileje, uzyskane dzięki zajmowanej pozycji. W niektórych zespołach istotniejsze są relacje nieformalne, opierające się na lubieniu bądź nielubieniu poszczególnych członków zespołu – jest to struktura socjometryczna. Co więcej, każdy z pracowników może posiadać różny dostęp do ważnych informacji. Wtedy mówimy o strukturze komunikowania się. O pozycji w niej decyduje ilość kanałów informacyjnych, do których poszczególni członkowie grupy mają dostęp. Ostatnim rodzajem jest struktura awansu, w której zajmowana pozycja zależy od możliwości objęcia wyższego stanowiska. Jest ona szczególnie istotna w dużych firmach, w których ścieżka kariery jest mocno rozbudowana. Pozycja decyduje o roli społecznej, jaką realizuje członek grupy. To z kolei wiąże się z zasadami, jakie powinny przestrzegać poszczególne osoby w zespole. Mogą one czerpać korzyści z swojej pozycji, jednak muszą również realizować obowiązki, które są z nią związane.
Dlatego, jeśli chcesz stworzyć z przypadkowej grupy ludzi grupę zadaniową musisz zadbać o takie elementy, jak: bezpośrednie interakcje, wspólny cel, normy oraz strukturę (teoria Hare’a). Dodatkowo warto zadbać o to, żeby członkowie Twojego zespołu mieli poczucie odrębności od reszty pracowników firmy. Jak już uda Ci się stworzyć grupę, kolejnym etapem będzie przeprowadzenie jej przez kolejne fazy rozwoju. Dzięki temu, cel powinien być osiągnięty szybciej i bardziej efektywnie.
Źródło: S. Mika „Psychologia społeczna”, Polskie Wydawnictwo Naukowe, Warszawa 1987
Autorka: Sabina Matuszewska
Chcesz poznać osobiście naszą Ekspertkę? Zapisz się na HRcamp, gdzie będziesz mieć okazję do porozmawiania z Sabiną – jurorką w konkursie EBstars!
