Nieodmiennie zdumiewa mnie niechęć i nieumiejętność menadżerów delegowania zadań i odpowiedzialności. Na jednym z ostatnio prowadzonych przeze mnie szkoleń na pytanie testowe przed szkoleniem „czym jest delegowanie?” większość uczestników odpowiedziała „zwalaniem na podwładnych nadmiaru własnych obowiązków”.
A przecież sztuka zarządzania ludźmi polega między innymi na umiejętności zlecania właściwych zadań właściwym osobom. Przez delegację rozumiemy przekazywanie określonemu pracownikowi do wykonania zadań lub czynności leżących w zakresie działania kierownika. Jednocześnie ze zleceniem zadania powinny zostać scedowane na niego także niezbędne kompetencje i odpowiedzialność merytoryczna (odpowiedzialność za podejmowane działania). Przełożony zachowuje i ponosi nadal odpowiedzialność za sposób kierowania (odpowiedzialność za kierowanie) – ta nie podlega delegacji.
Przekazanie pracownikowi zadania albo czynności może być:
• trwałe (delegacja trwała lub generalna) — kierownik zleca pracownikowi określone zadania do samodzielnej realizacji.
• ograniczone do pojedynczego przypadku (delegacja jednorazowa) zadanie pozostaje nadal w gestii przełożonego.
Delegowanie wymaga od przełożonego spełnienia następujących obowiązków kierowniczych:
• Wybór odpowiednich pracowników (właściwa obsada stanowisk).
• Rozgraniczenie zakresów odpowiedzialności i ich kontrola.
• Koordynacja oddelegowanych zajęć.
• Wspieranie pracowników i doradzanie im.
• Dostarczanie pracownikom odpowiednio wcześnie wyczerpujących informacji.
• Przeprowadzanie kontroli przebiegu i wyników zleconych prac.
• Ocena pracowników (przede wszystkim pochwala, ale także konstruktywna krytyka w razie potrzeby – najlepiej w formie informacji zwrotnej o jakości pracy).
• Przeciwdziałanie odmowie przyjęcia delegowanych zadań bądź przekazywaniu ich dalszym osobom.
Pytania pomocne w przygotowaniu zadań do delegowania:
1. Co?
• Co w ogóle jest do zrobienia?
• Jakie cząstkowe zadania są do wykonania?
• Jaki wynik jest oczekiwany? Jakie są dopuszczalne odstępstwa od wyniku?
• Co może stanowić trudność, przeszkodę?
2. Kto?
• Kto jest najbardziej predestynowany do wykonania danej czynności?
• Kto powinien współpracować przy realizacji zadania?
3. Dlaczego?
• Dlaczego, po co ta czynność ma być wykonana?
• Jakiemu celowi służy dane zadanie?
• Co się stanie, jeśli praca nie zostanie wykonana w ogóle lub zostanie wykonana tylko częściowo?
4. Jak?
• Jak należy przeprowadzić zadanie
• Jakie metody postępowania trzeba zastosować?
• Jakie przepisy i wytyczne trzeba respektować?
• Jakie stanowiska/działy muszą być poinformowane?
• Jakie koszty mogą powstać?
5. Jakimi środkami?
• Jakie środki pomocnicze należy zastosować?
• W co muszą być wyposażeni pracownicy?
• Jakie dokumenty są niezbędne?
6. Kiedy?
• Kiedy praca powinna/musi być rozpoczęta?
• Kiedy praca powinna/musi być zakończona?
• Jakich terminów pośrednich należy dotrzymać?
• Kiedy chcę zostać poinformowany o postępach w realizacji zadania?
• Kiedy muszę coś skontrolować, aby móc ewentualnie interweniować?
Gdy odpowiemy sobie na te pytania i dobierzemy odpowiednią osobę, oraz porozmawiamy z nią o tym zadaniu w odpowiedni dla jej potrzeb sposób, delegowanie stanie się wspaniałym narzędziem nie tylko do wykonania zadania i osiągania celów zespołu, ale również do zmotywowania pracowników.
