Wiele firm powierza swoim pracownikom samochody służbowe. To również niewątpliwie istotne narzędzie w ręku pracodawcy. Pozwala ono na zbudowanie dobrych relacji pomiędzy pracodawcą a pracownikiem i stwarza okazję do umocnienia dobrego wizerunku przedsiębiorstwa na zewnątrz. Powstaje pytanie czy należy tę kwestię uregulować prawnie oraz czy auto służbowe może być wykorzystywane do celów prywatnych?
Kiedy potrzebna polityka flotowa?
Wszelkie zasady i strategia działania pracodawcy związana z powierzaniem pracownikom samochodów służbowych stanowiących flotę przedsiębiorstwa, określa się właśnie mianem polityki flotowej. Należy pamiętać, że poprzez politykę flotową rozumie się także warunki powierzania pracownikom samochodów służbowych, rozliczania kosztów użytkowania samochodów służbowych, system nagród i kar związanych z okolicznościami dotyczącymi użytkowania samochodów służbowych przez pracodawców. Wszystkie wspomniane kwestie pracodawca może ustalić przez zawarcie umowy o powierzeniu samochodu służbowego – odrębnie dla każdego pracownika lub każdorazowo przed powierzeniem samochodu. Najlepszą metodą w zakresie budowania dobrej relacji wewnątrz firmy jest ustanowienie regulaminów używania samochodów służbowych. Ustalenie regulaminu posłuży z pewnością stworzeniu przejrzystych, obiektywnych i znanych wszystkim pracownikom, zasad użytkowania samochodów służbowych do celów prywatnych.
Jeżeli pracodawca powierza pracownikowi do używania – w tym do celów prywatnych – samochód służbowy, które stanowi jego własność, regulamin używania samochodów służbowych podlega zasadzie autonomii woli stron i jego treść może być praktycznie dowolna. Należy jednak pamiętać, że treść nie może być sprzeczna z ustawą i nie może mieć na celu obejścia ustawy oraz nie może być sprzeczna z zasadami współżycia społecznego – przedstawia adwokat Jakub Brykczyński. Trzeba pamiętać, że powierzony pracownikowi samochód jest przedmiotem leasingu udzielonego pracodawcy, ograniczenia dotyczące powierzenia samochodu osobom trzecim, a w konsekwencji – ograniczenia dotyczące regulaminu używania samochodów służbowych mogą wynikać również z treści umowy leasingu – dodaje J. Brykczyński.
Co powinien zawierać regulamin?
Z uwagi na ogromną dowolność kształtowania treści regulaminów używania samochodów służbowych oraz różną specyfikę przedsiębiorstw, nie jest możliwe stworzenie uniwersalnego regulaminu. Można natomiast wskazać, że regulacje powinny dotyczyć: sposobu powierzenia pracownikowi przez pracodawcę samochodu służbowego i jego przyjęcia, zasady użytkowania, w tym w szczególności związane z tym obowiązki pracownika (np. dotyczące dokonywania przeglądów samochodu, kontrolowania płynów), ewentualnie – ograniczenia dotyczące użytkowania (np. dzienne, tygodniowe, miesięczne limity kilometrów, terytorialne ograniczenie uprawnienia do używania samochodu), zasady postępowania w sytuacji zdarzeń drogowych (stłuczek i wypadków), ewentualnie również – zasady rozliczeń za używanie samochodu do celów prywatnych.
W sytuacji tak ogromnej różnorodności struktur w firmach, niemożliwe staje się wymienienie wszystkich, lub też charakterystycznych regulacji regulaminu, które byłyby sprzeczne z prawem powszechnym. Jednak, z praktycznego punktu widzenia, na pierwsze miejsce wysuwa się potrzeba opracowania regulaminu używania samochodów służbowych oraz obowiązków pracownika związanych z dbałością o powierzony pojazd. W takiej sytuacji warto stworzyć konkretny katalog obowiązków pracownika. Katalog powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące obowiązków (np. obowiązek kontroli stanu płynów w samochodzie przynajmniej jeden raz w tygodniu, obowiązek natychmiastowego informowania pracodawcy o każdej usterce samochodu).
Uszkodzenie auta – kto odpowiada
Orzecznictwo sądów powszechnych, a także Sądu Najwyższego jest niejednolite, natomiast niejednokrotnie zajmowano w nim stanowisko, zgodnie z którym w przypadku uszkodzenia powierzonego pracownikowi samochodu służbowego, jego odpowiedzialność za szkodę z tym związaną jest w zasadzie ograniczona i nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 k.p.). Dochodzenie przez pracodawcę od pracownika odszkodowania za szkodę w pełnej wysokości wymaga wykazania, że szkoda została wyrządzona z winy umyślnej pracownika. Przeprowadzenie w postępowaniu sądowym dowodu na te okoliczność będzie natomiast łatwiejsze, jeżeli da się wykazać, że szkoda nie powstałaby gdyby pracownik w sposób należyty wykonywał wszystkie obowiązki wynikające z regulaminu używania samochodu służbowego.
Źródło: Creandi
