Z grafikiem pracy mamy do czynienia wszędzie tam, gdzie godziny pracy są zmienne i często inne każdego dnia. Jest tak w handlu, gastronomii, hotelarstwie, call center, różnego typu usługach, czy w branży produkcyjnej. To, w jaki sposób rozplanujesz grafik, przekłada się wprost na koszty pracy. Więcej rozdysponowanych godzin to więcej wydanych pieniędzy po stronie Twojej firmy. Straty wynikające ze złego planowania czasu pracy mogą sięgać do 50% kosztów pracy.
Planuj z głową!
Podstawą optymalizacji przy układaniu grafiku jest oszacowanie ilości pracy, która musi zostać wykonana w danym czasie i dopasowanie do niej liczby pracowników. Jeżeli w danym dniu, o konkretnej godzinie pracowników będzie zbyt wielu, oznaczać to będzie niepotrzebne koszty dla Twojej firmy. Jeśli będzie ich zbyt mało, może to prowadzić do utraty przychodów. Przykład: jeśli w Twoim sklepie jest zbyt mało personelu w stosunku do liczby klientów, utworzą się kolejki. W konsekwencji niektórzy Twoi klienci rezygnują z zakupów. Z badań Mastercard wynika, że aż 70% Polaków odczuwa frustrację z oczekiwania na obsługę, a średni czas kolejek w dużych sklepach to blisko 20 minut.* Rozwiązanie: aby dobrze dopasować czas pracy do zapotrzebowania, opieraj się na twardych danych. W sprzedaży może to być liczba odwiedzających sklep klientów lub wysokość sprzedaży ujęta godzinowo w poszczególnych dniach tygodnia. W call center liczba połączeń przychodzących itd.
Uwaga na nadgodziny!
Częstym problemem podczas układania grafików są nadgodziny płatne, z dodatkiem 50% lub 100%. Aż 75% Polaków przyznaje, że regularnie pracuje w nadgodzinach, zatem skala ich występowania jest ogromna. Do głównych powodów nadgodzin w firmach należą: złe planowanie czasu pracy oraz nieprzewidywanie ilości pracy do wykonania, niedobory pracowników spowodowane rotacją, a także życiowe sytuacje, jak urlopy na żądanie czy zwolnienia lekarskie.
Oczywiste? Niekoniecznie. Wielu właścicieli firm oraz pracowników działów HR nie wie skąd biorą się nadgodziny. Co za tym idzie, nie wiedzą, jak sobie z tym problemem radzić. Wskazówka: Problem nadgodzin możesz ograniczyć poprzez właściwe planowanie czasu pracy, dostosowane do ilości pracy, którą trzeba wykonać, a także redukcję zjawiska rotacji.
Work – life balance
Grafik pracy powinien być dostosowany do potrzeb pracowników i ułożony tak, aby zapewnić higienę pracy i równowagę pomiędzy pracą, a życiem prywatnym. Pamiętaj: Nie należy planować zbyt wielu zmian nocnych z rzędu, pracy w trakcie kilku weekendów po kolei czy zmian dłuższych niż 8 – godzinne (pozwala na to równoważny system pracy). Jeśli zatrudniasz studentów powinieneś uwzględnić ich grafik na uczelni. Jeśli nie weźmiesz tego pod uwagę, to znaczy, że przepis na wysoką rotację masz gotowy! Uważaj: Firma doradcza Sedlak&Sedlak wyliczyła, że jej koszt może wynieść do 200% rocznego wynagrodzenia pracowników!
Wielki brat czuwa
Planowanie czasu pracy regulują przepisy Kodeksu Pracy. Kto ich nie stosuje, w przypadku kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy, naraża się na kary w wysokości do 30 tysięcy złotych. W Polsce aż 23% firm nie przestrzega przepisów o ewidencji czasu pracy, a 18% nie przestrzega zasad dotyczących rozkładów (grafików) czasu pracy.** Innym zagrożeniem mogą być potencjalne konflikty z pracownikami na tym podłożu i ryzyko skierowania sprawy na drogę sądową. Koszty obsługi prawnej mogą być naprawdę spore… O tym się nie myśli! Ale firma, która nie przestrzega przepisów ryzykuje i utratę wizerunku w oczach potencjalnych pracowników, co grozi problemami z rekrutacją i klientów, zniechęconych złą reputacją.
Grafik, który popłaca.
Kiedy możesz uznać, że grafik pracy w Twojej firmie jest dobry? Wtedy, gdy optymalizuje koszty personalne, adresuje założenia biznesowe firmy oraz potrzeby pracowników. Warto wiedzieć: Dobrze ułożony grafik uwzględnia więc zmienne takie, jak budżet ilość pracy do wykonania w danym dniu, a nawet godzinie, urlopy, zwolnienia lekarskie oraz stale zmieniający się Kodeks Pracy. Jednak proces tworzenia grafików, i konieczność ich przeplanowania w trakcie miesiąca pochłaniają wiele czasu, jest zatem kosztowny. Jak sobie radzić? Najlepiej nie robić tego na kartce papieru czy w Excelu, tylko zdać się na dedykowane programy, które automatyzują tę czynność i pozwalają na optymalizację kosztów pracy.
* Badanie Mastercard „Czy Polacy są gotowi na sklepy bez kas?”
** Sprawozdanie Państwowej Inspekcji Pracy za 2016 r.
Autor: Karolina Dolaś, Grafik Optymalny
