Słowo komunikacja pochodzi z łaciny (Communicare) i oznacza „czynić wspólnym, coś z kimś dzielić”. Tym samym komunikacja wewnętrzna w firmie powinna pełnić rolę dialogu, który m.in. łączy liderów organizacji z jej pracownikami.
Niestety rzeczywistość nie zawsze przedstawia się w różowych barwach, co więcej pole do poprawy w ramach komunikacji wewnętrznej jest całkiem spore. Wskazują na to m.in badania firmy Gatehouse. Okazuje się, że pracownicy nie do końca wiedzą, jak na swoich stanowiskach i przy wykonywaniu swoich obowiązków przyczyniają się do realizacji strategii firmy (66%), nie rozumieją krótkoterminowych planów biznesowych (aż 54%), natomiast długoterminowej strategii nie rozumie lub rozumie ją średnio 57% pracowników.
To wpływa negatywnie na atmosferę, motywację oraz chęć do dzielenia się np. swoimi pomysłami na usprawnienia mogące pomóc organizacji. W tym przypadku pomóc może dobrze prowadzona komunikacja wewnętrzna.
Jak komunikacja wewnętrzna wpływa na pracowników?
Znacznie. Dobitnie pokazują to badania, które przeprowadzone zostały przez brytyjską agencję H&H, a wyniki zamieszczono w raporcie „Internal Communication and Wellbeing” Respondentów zapytano m.in. o to, jaki wpływ ma komunikacja wewnętrzna na ich samopoczucie w pracy.
Czerwony słupek pokazuje odpowiedzi osób, które źle oceniły komunikację wewnętrzną w firmie. Zielony kolor to badani, którzy mieli na jej temat dobre zdanie. Osoby źle oceniające komunikację wewnętrzną w firmie, o wiele gorzej oceniły szereg czynników, takich jak: pewność siebie, poczucie szczęścia, zaangażowanie, entuzjazm czy optymizm. Co robić, by komunikacja wewnętrzna spełniała dobrze swoją rolę?
Powtarzaj komunikaty
Zadbaj o to, by komunikaty wysyłane do pracowników nie były jednorazowe. Jeżeli próbujemy zmienić swój nawyk, potrzebujemy na to wielu powtórzeń, przypomnień i zmiany przyzwyczajeń. Podobnie należy postępować, gdy chcemy nakłonić pracowników do zmiany postawy, kultury organizacyjnej bądź zachęcić do skorzystania np. z intranetu lub nowego komunikatora.
Postaw na otwartość
Unikaj w komunikacji wewnętrznej jednostronnej formy “chwalenia się” sukcesami firmy i wysyłania samych ogłoszeń. Warto czasem pokusić się o przeprowadzanie ankiety, zadać pytania pracownikom i potraktować wybrany komunikator jako formę wymiany informacji. Jeśli organizacja sprzyja otwartości, pracownicy czują, że mają większy wpływ na jej działalność. Zgłaszanie wszelakiego rodzaju usprawnień, nowych projektów i możliwość feedbacku mogą okazać się niezwykle cenną lekcją, szczególnie w przypadku dużych podmiotów.
Jaki kanał komunikacji wybrać?
W dobie ogromnej dostępności różnorodnych komunikatorów trudno wybrać kanał, który będzie odpowiadał na wszystkie potrzeby organizacji. Komunikujemy się na co dzień przez maila, messengera, różne narzędzia stworzone specjalnie na potrzeby efektywnej pracy w zespołach i firmach. Jakie z nich będzie odpowiednie do komunikacji wewnętrznej?
Według badań Gatehouse najbardziej skutecznymi są:
- e-maile centralne (78%)
- newslettery (78%)
- wideo (76%)
- komunikatory wewnętrzne (75%)
Jak na dłoni widać, że pomimo rozwoju innych rodzajów narzędzi, to komunikacja mailowa jest na czele peletonu. Jednak nie jest to nic dziwnego. Według badań firmy McKinsey przeciętny człowiek spędza 28% swojego czasu w pracy, czytając i odpisując na maile. W Stanach Zjednoczonych prawie połowa wszystkich pracujących sprawdza skrzynkę pocztową co kilka godzin, a 33% robi to nawet częściej. To tutaj naturalnie sięgamy po informacje. Oczywiście każda firma rządzi się swoimi prawami i może się okazać, że w jednej świetnie działający wewnętrzny intranet będzie tym, czego potrzeba pracownikom, a w innej to nowoczesna aplikacja spełni wszystkie założenia. Przykładowo we FreshMailu raz na miesiąc wysyłamy wewnętrzny newsletter, który nazwaliśmy „Lemoniada”. Można w nim znaleźć informacje o planach na nadchodzący kwartał, wydarzeniach, szkoleniach lub ogłoszenia dotyczące inicjatyw.
Skoro skrzynka pocztowa, to jak wysyłać maile?
To pytanie, choć wydaje się trywialne, jest zasadne, szczególnie jeśli chcesz wysyłać maile w obrębie jednej domeny. Robiąc to możesz wpaść w pułapkę, a dokładnie wpaść do spamu. Dzieje się tak dlatego, iż część filtrów antyspamowych zakwalifikuje wysyłkę jako potencjalny spam.
Rozwiązaniem tego problemu jest skorzystanie z zewnętrznego narzędzia do wysyłki newsletterów, takiego jak np. FreshMail. Jednocześnie jako nadawca takich wiadomości możesz urozmaicić przekaz dodając np. wideo, gify czy grafiki. Dzięki temu możesz również sprawdzić statystyki z wysyłek, czyli np. ile osób otworzyło od Ciebie wiadomość, ile kliknęło w link zawarty w wiadomości i wiele innych, cennych informacji. Korzystając z takiego narzędzia można również się oduzależnić np. od programistów i grafików, którzy nie muszą już projektować szablonu maila, ani go kodować w HTML. Specjalny system do wysyłki newsletterów jest czymś, co powinno stać się Twoim niezbędnikiem. Wysyłka maili przez standardowy program pocztowy jak np. Outlook czy Gmail ogranicza Cię niemal na każdym kroku i jak wspomniałam powoduje problemy z dotarciem na skrzynki pracowników.
Podsumowując
Pamiętaj, że przejrzysta komunikacja niesie ze sobą dużą wartość dla Twojej firmy. W ostatnich latach jej wpływ na kształtowanie wizerunku przedsiębiorstwa jest coraz większy. Zbuduj dobre relacje z pracownikami i wykorzystuj ich potencjał w tworzeniu silnej marki. Organizacja, która potrafi się komunikować z otoczeniem, wzbudza zaufanie, co przekłada się na jej lepsze funkcjonowanie na rynku.
Autor: Renata Gajoch-Bielecka – Content Manager
