Nowy rok to nowe wyzwania dla działów HR. W dniu 1 stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy, które nakładają na pracodawców nowe obowiązki. Wprowadzone zmiany to jednak nie tylko obowiązki, ale również i ułatwienia. Poniżej krótka informacja o tym co nowego w prawie pracy.
NOWE OBOWIĄZKI
Akta osobowe po nowemu
Z dniem 1 stycznia 2019 r. zmienił się zakres i sposób prowadzenia akt osobowych pracowników. Przede wszystkim do dotychczasowych 3 części tych akt (A, B i C) doszła nowa część D, w której muszą znaleźć się odpisy zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Części A, B i C będą, podobnie jak dotychczas, zawierać dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie (część A), nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia (część B) oraz rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (część C).
Nowe przepisy rozszerzają również zakres dokumentów, które pracodawca musi przechowywać. I tak m.in. od nowego roku w aktach osobowych pracownika należy przechowywać nie tylko orzeczenia lekarskie pracowników, ale również skierowania na te badania, co do tej pory nie było uregulowane i w związku z tym pojawiały się sprzeczne opinie w tym zakresie.
Ponadto ewidencja czasu pracy musi obecnie zawierać informacje m.in. o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy (a zatem nie będzie wystarczające zaznaczenie, że pracownik pracował np. 8 godzin w danym dniu, ale będzie trzeba dodatkowo wpisywać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy danego pracownika w poszczególnych dobach).
Od nowego roku pracodawcy muszą również przechowywać dokumenty związane m.in. ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (a zatem będzie trzeba przechowywać np. korespondencję z pracownikiem określającą zakres zadań i czas na ich wykonanie).
Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczą pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W stosunku do pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 2019 r. nowe zasady należy stosować do dokumentacji pracowniczej gromadzonej od nowego roku. Natomiast nie ma obowiązku dostosowywania już zgromadzonej dokumentacji do nowych zasad. W przypadku pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem 1 stycznia 2019 r. pracodawcy również nie muszą dostosowywać ich akt pracowniczych do nowych przepisów. jednak muszą dostosować, w okresie 12 miesięcy od dnia 1 stycznia 2019 r., warunki ich przechowywania, do warunków określonych w nowych przepisach.
Nowy obowiązek informacyjny
Od nowego roku na pracodawcach spoczywa również nowy obowiązek informacyjny. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy ma obowiązek wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.
Obowiązek wydania kopii dokumentacji pracowniczej
Ponadto na wniosek pracownika lub byłego pracownika, pracodawcy muszą wydać im kopie całości lub części dokumentacji pracowniczej. W przypadku śmierci pracownika uprawnienie to przysługuje członkom rodziny zmarłego pracownika np. małżonkowi lub dzieciom. Na wydanie kopii dokumentacji pracowniczej pracodawcy mają 30 dni. Przepisy nie ograniczają przy tym w żaden sposób częstotliwości z jaką pracownik może występować z powyższym wnioskiem. Może okazać się to dla pracodawców nie tylko uciążliwe, ale również kosztowne.
…I UŁATWIENIA
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
Od 1 stycznia 2019 r. skrócił się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z obecnych 50 lat do 10. Okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu. Dziesięcioletni okres przechowywania dotyczy również ewidencji czasu pracy, która dotychczas była przechowywana z reguły przez okres 3 lat (czyli przez okres przedawnienia roszczeń pracowniczych).
Nowy, skrócony okres przechowywania dokumentacji pracowniczej obowiązuje w stosunku do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji osobowej może zostać również skrócony do 10 lat, pod warunkiem złożenia przez pracodawcę w ZUS raportu informacyjnego zawierającego informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty danego pracownika. Natomiast akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem muszą być przechowywane na dotychczasowych zasadach, a zatem przez 50 lat.
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy mogą również prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w wybranej przez siebie postaci papierowej lub elektronicznej
Ułatwienia w zakresie BHP
Od 1 stycznia 2019 r. okresowe szkolenia BHP nie są już wymagane w przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych, jeżeli rodzaj przeważającej działalności pracodawcy znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych. Szkolenie będzie jednak obowiązkowe, jeżeli z oceny ryzyka zawodowego dokonanego przez pracodawcę wynikać będzie, że jest ono konieczne.
Od nowego roku zwiększył się również krąg pracodawców uprawnionych do samodzielnego wykonywania zadań służby BHP. Pracodawca posiadający ukończone szkolenie niezbędne do wykonywania zadań służby bhp może sam wykonywać zadania tej służby, jeżeli zatrudnia do 10 pracowników albo zatrudnia do 50 pracowników (a nie jak do tej pory 20) i jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.
Grupami działalności, dla których ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka są m.in. działalność związana z administracyjną obsługą biura, działalność związana z obsługą rynku nieruchomości, działalność finansowa i ubezpieczeniowa, działalność związana z zakwaterowaniem i usługami gastronomicznymi.
Nowe zasady wypłaty wynagrodzeń
Od nowego roku zmieniły się również zasady dotyczące sposobu wypłaty wynagrodzenia. Obecnie zasadą jest, że wypłata wynagrodzenia za pracę jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy. Chyba że pracownik złoży w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Zmieniono zatem dość anachroniczny przepis, który ustanawiał zasadę wypłaty wynagrodzenia bezpośrednio do rąk pracownika. Ponadto pracodawca może żądać od pracownika podania numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Autor: Michał Włodarczyk – adwokat w zespole prawa pracy kancelarii BSJP Brockhuis Jurczak Prusak Sroka Nilsson Sp. k. Specjalizuje się w prawie pracy, doradza podmiotom gospodarczym między innymi w zakresie zawierania i rozwiązywania umów o pracę, zawierania umów o zakazie konkurencji, monitoringu pracowników, równego traktowania, sporządzania wewnętrznych regulacji pracodawcy takich jak np. regulaminy pracy, regulaminy wynagradzania, a także reprezentuje klientów przed sądami w sprawach z zakresu prawa pracy. W swojej praktyce współpracuje blisko z działami HR.
