Wiele przedsiębiorstw, szczególnie tych produkcyjnych, każdego roku planuje swoje zapotrzebowanie na personel i harmonogramy pracy. To planowanie służą dostosowaniu obciążenia pracowników do przewidywanego nakładu pracy w celu realizacji założeń biznesowych. Opracowanie skutecznego i efektywnego planu potrzeb kadrowych wymaga ogromnej ilości danych i informacji z poprzednich lat. Pozyskanie odpowiedniego materiału do analizy i towarzyszących im miar stanowi ogromne wyzwanie dla wielu firm ze względu na wielość czynników, które należy przy tym uwzględnić.
Na szczęście tutaj z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia informatyczne do analizowania potrzeb kadrowych. Mają one służyć z powodzeniem do generowania i zbierania danych historycznych na temat pracy, zasobów ludzkich i nieobecności. Dane te można także wykorzystać do sporządzania precyzyjnych prognoz budżetowych. Dzięki temu narzędzie do analizowania potrzeb kadrowych umożliwia podejmowanie trafnych decyzji podpartych wiarygodnymi informacjami.
Co daje właściwe planowanie potrzeb kadrowych?
Największą korzyścią płynącą z umiejętnego planowania potrzeb kadrowych jest uporządkowanie procesu planowania pracy. Oznacza to z kolei, że pracownicy nie będą nieprzyjemnie zaskakiwani potrzebą pacy w godzinach nadliczbowych czy też nagłymi korektami harmonogramu. A planowanie pracy, i tym samym prowadzenie działalności przedsiębiorstwa, stanie się znacznie łatwiejsze. Są też inne korzyści:
- dostęp do aktualnych danych o dostępności zasobów ludzkich i nieobecności w pracy w skali całego roku;
- możliwość elastycznego regulowania nakładu pracy;
- cotygodniowe dane na temat faktycznych nakładów pracy w każdym obszarze działalności;
- dane brutto i netto dotyczące dostępnych zasobów ludzkich.
Raporty skuteczności planowania potrzeb kadrowych ułatwiają zarządzanie działalnością przedsiębiorstwa
Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi do usprawniania planowania czasu pracy dział zajmujący się tym procesem w organizacji otrzymuje zwięzły i przejrzysty raport ukazujący, w skali tygodnia, stopień realizacji aktualnego nakładu pracy za pomocą dostępnych zasobów ludzkich. Dzięki temu uzyskana wiedza odpowiada na pytanie jak poprawić wydajność w tym zakresie. Z kolei ułatwia to w znacznym stopniu zarządzanie bieżącą i planowanie przyszłej działalności przedsiębiorstwa.
Autor: Łukasz Chodkowski, Dyrektor Zarządzający, Déhora
Współzałożyciel polskiego oddziału międzynarodowej firmy doradczej Déhora wyspecjalizowanej w kompleksowym wsparciu firm produkcyjnych w planowaniu czasu pracy ich pracowników. Od ponad siedmiu lat zarządza firmą i jednocześnie bierze bezpośredni aktywny udział w projektach dla klientów związanych z planowaniem czasu pracy. Specjalizuje się we wdrażaniu optymalnych harmonogramów czasu pracy w przedsiębiorstwach produkcyjnych oraz skutecznych rozwiązań i narzędzi informatycznych mających na celu poprawę jakości planowania czasu pracy. W kręgu jego zainteresowań zawodowych znajduje się też kwestia wpływu zmianowości i nieregularności systemu pracy na pracownika. Wcześniej związany zawodowo z branżą produkcyjną, gdzie zajmował się problematyką czasu pracy oraz jej wpływu na funkcjonowanie przedsiębiorstw, a także kwestiami związanymi z dobrostanem pracowników.
