Idealne biuro, które motywuje i inspiruje pracowników to marzenie każdego przedsiębiorcy. Szukając nowej siedziby warto zwrócić uwagę na lokalizację, infrastrukturę i aranżację wnętrz.
Miejsce na miarę
Kluczowym czynnikiem jest oczywiście lokalizacja. Zapewnienie dobrego dojazdu do biura i odpowiedniej liczby miejsc parkingowych to podstawa. Ważne, by biuro położone było w okolicy, która oferuje również dostęp do środków komunikacji miejskiej. Jeśli nasz kontakt z klientem odbywa się głównie za pośrednictwem telefonu i Internetu, nie ma potrzeby, by ograniczać się do ofert w ścisłym centrum miasta. Warto także zastanowić się nad obiektami zlokalizowanymi przy drogach wylotowych czy obwodnicach. Pamiętajmy jednak, że przy obecnej sytuacji na rynku pracy, to nasi pracownicy są dla nas najważniejsi. Lokalizacja powinna być dostosowana głównie do ich potrzeb, zwłaszcza, że bardzo często stanowi ona kluczowy czynnik stanowiący o atrakcyjności tej, a nie innej oferty pracy. Ważne jest również bezpośrednie otoczenie powierzchni biurowej. Jej atrakcyjność wzrasta, jeśli w pobliżu znajdują się punkty gastronomiczne, kiosk czy sklep spożywczy.
Diabeł tkwi w szczegółach
Przy wyborze siedziby firmy istotny jest także stan techniczny budynku i samego wnętrza, jego aranżacja oraz koszt ewentualnej renowacji. Niewątpliwy atutem będzie całodobowa ochrona obiektu lub monitoring. Wybierając odpowiednie biuro musimy zdawać sobie sprawę również z wymagań prawnych – zgodnie z przepisami bhp na jednego pracownika przypadać powinno 10m kwadratowych powierzchni biurowej. Jest to jednak wielkość minimalna. Zbyt duże zagęszczenie utrudnia skupienie uwagi i zaburza proces kreatywnego myślenia. Jeśli więc zależy nam na efektywności i dobrej atmosferze, konieczne będzie stworzenie miejsca pełnego przestrzeni, dobrego światła i wygodnego w użytkowaniu. Warto mieć też na uwadze dalszy rozwój firmy.
Najlepszym rozwiązaniem będzie więc wnętrze, które stwarza możliwość rearanżacji i modyfikacji, zgodnie z aktualnymi potrzebami przedsiębiorstwa. Nie wolno nam także zapominać o sile pierwszego wrażenia – budynek, w którym chcemy ulokować naszą firmę powinien prezentować się korzystnie również z zewnątrz. Estetyka samego biura powinna wzbudzać zaufanie i dawać poczucie komfortu. Właściwa aranżacja i wyposażenie wnętrz (jasne kolory, zieleń, wygodny, ergonomiczny sprzęt) to podstawa dobrze działającego zespołu. Obecnie popularnością cieszy się idea Smart Office, nowoczesnego biura, dostosowanego do swoich pracowników oraz Activity-Based Working, czyli miejsca pracy, które oferuje wiele przestrzeni, odpowiadających na zróżnicowane potrzeby użytkowników.
Nowoczesność i wygoda
Równie ważna jest infrastruktura budynku. Musimy zadbać o odpowiednią ilość toalet czy pomieszczenie socjalne, które wyposażymy w podstawowy sprzęt kuchenny. Przykład idzie z góry – obecnie największe korporacje (np. Google) stawiają na biura przyjazne pracownikom, czyli przestrzenie dostosowane do ich potrzeb, zapewniające nie tylko wygodne miejsce do pracy, ale i strefę relaksu, miejsca do integracji czy po prostu wysokiej klasy wyposażenia, które zachęca pracowników do pozostawania w nich jak najdłużej, a przy okazji zwiększa ich wydajność i poprawia zadowolenie z pracy. Infrastruktura to również dostęp do Internetu. Szybki, bezprzewodowy Internet to jedno z podstawowych narzędzi pracy biurowej. Jeśli nasza firma wykorzystuje telefony stacjonarne, musimy zapewnić instalację wymaganego okablowania. Ważne jest także otoczenie, które powinno być atrakcyjne dla pracowników – zapewniające różnego rodzaju udogodnienia, pozwalające im na swobodną pracę.
Do tego typu obiektów zaliczyć można żłobki, przedszkole i szkoły podstawowe, które umożliwiają rodzicom możliwość wydajnej pracy, w połączeniu z wykonywaniem obowiązków każdego rodzica. Dodatkowym atutem jest sąsiedztwo przychodni czy centrów medycznych – szybkie terminy i specjaliści bez wątpienia zostaną docenione przez pracowników, którzy nie będą zmuszeni tracić czasu na dojazdy do odległych przychodni lub oczekiwanie w niekończących się kolejkach. Dobra infrastruktura to także dostosowanie przestrzeni biurowej do potrzeb osób niepełnosprawnych. Warto również zastanowić się nad możliwością pracy zdalnej, która cieszy się obecnie ogromną popularnością, zwłaszcza wśród wykwalifikowanych specjalistów, którzy mieszkają na obrzeżach miasta czy w małych miejscowościach w jego sąsiedztwie.
Wnętrze a efektywność
Przedsiębiorstwa takie jak Hays, Kinnarps i Skanska w badaniu Biuro a potrzeby organizacji[1], zwróciły uwagę jak istotna jest w dzisiejszych czasach idea nowoczesnego przedsiębiorstwa, które oferuje przestrzeń pracy, zapewniającą różnorodne rozwiązania aranżacyjne i funkcjonalne oraz odpowiadającą na potrzeby użytkowników, którzy najczęściej są przedstawicielami wielu pokoleń. Najpopularniejszy amerykański badacz szczęścia (ang. happiness researcher), zwolennik psychologii pozytywnej, autor Before Happiness i The Happiness Advantage, współzałożyciel Good Think Inc – Shawn Achor w swoich badaniach udowadnia, że dobre samopoczucie i zaangażowanie pracowników przekładają się na wzrost sprzedaży (o 37%) i produktywności (o 32%).
Stworzenie biura odpowiadającego ich oczekiwaniom to najlepszy sposób na poprawę nastrojów w firmie. Dlatego też, tak ważne jest, by podczas wynajmowania przestrzeni biurowej wziąć pod uwagę wszystkie wymienione i opisane wcześniej czynniki oraz uświadomienie sobie, iż kluczowym elementem naszych działań zawsze powinien być pracownik. Jego dobre samopoczucie i zadowolenie z pracy procentuje w wynikach finansowych naszego przedsiębiorstwa. Wykreowanie miejsca pracy, które pozwoli mu w pełni wykorzystać jego potencjał, polepszy jego produktywność, zbuduje lojalność wobec pracodawcy i współpracowników powinno być więc celem, do którego dąży każda firma. Pamiętajmy, że dobrze zaplanowana przestrzeń biurowa to inwestycja, która dobrze przemyślana i zrealizowana pomoże nam osiągnąć sukces.
Źródło: BFF Investments
[1] Hays, Kinnarps, Skanska, Nie bój się Activity‑Based Working, 2017.
