Kluczem do sukcesu w relacjach międzyludzkich jest komunikacja. Jednym z istotnych elementów komunikacji jest otrzymywanie informacji zwrotnych, czyli feedbacku. Nie chodzi przecież o to, żeby jedynie przekazywać sobie informacje, a komunikować się w sposób efektywny.
Feedbacku nie powinniśmy utożsamiać z negatywnym ocenianiem, ale przede wszystkim z przekazaniem istotnych informacji. Dla adresata feedbacku informacje są jak najbardziej pozytywne, jeżeli tylko sposób ich komunikacji odbywa się w odpowiedni sposób. Warto na feedback spojrzeć z pewną dozą dystansu, przemyśleń. Uzyskane informacje mogą być przyczyną pozytywnych zmian i bodźcem do dalszego samorozwoju.
Zgodnie z definicją, feedback to informacja zwrotna, przekazywana w celu przedstawienia swojej opinii, odczuć czy oczekiwań względem drugiej osoby. W rzeczywistości feedbacku udzielamy w każdej, nie tylko biznesowej, rozmowie. Informujemy swoich rozmówców, przekazujemy rady i możemy nakierować na ewentualną zmianę zachowania. W kontekście dawania feedbacku kluczowym elementem jest umiejętne przekazanie tejże informacji.
Feedback w rekrutacji
Skuteczna komunikacja w kontekście rekrutacji jest ważnym (jak nie najważniejszym) elementem odpowiednio przeprowadzonego procesu. Przekazujemy feedback odnośnie przeprowadzonych rozmów, doświadczenia kandydata lub jego wyobrażenia ścieżki rozwoju. Feedback kojarzy się przede wszystkim z negatywnymi informacjami, błędami które kandydat popełnia podczas rozmowy. Wcale nie musi tak być – odpowiednio przekazany feedback może wywołać pozytywne efekty.
Skuteczna komunikacja
Informowanie o błędach to jedno, kolejna cześć feedbacku to sposób w jaki te informacje zostaną przekazane. Naturalnie celem informacji zwrotnej jest wyrażenie swojej opinii, jednak dopiero sposób, w jaki tę informację przekażemy, zdradza jakość przekazanego feedbacku. Inne odczucia towarzyszyć będą suchym, wypowiedzianym wprost faktom, a inne odpowiednio przygotowanym. W komunikacji nie możemy działać zero-jedynkowo. Pozytywna motywacja nas samych (osób przekazujących feedback) ogromnie zmienia odbiór informacji u adresata. Zamiast udzielać informacji zwrotnej bezpośredniej, mogącej mieć negatywny wpływ na odbiorcę, osoba dająca feedback może (i powinna) wywoływać pozytywne emocje.
Najbardziej rozpowszechnioną metodą przekazywania feedbacku jest metoda kanapki. Polega ona na przekazywaniu informacji zwrotnej w trzech częściach: pozytywnej, negatywnej i znów pozytywnej. Metoda kanapki znacznie ułatwia przekazanie negatywnej informacji, a sposób samego jej odbioru jest również łatwiejszy dla adresata (nie razi w takim stopniu, jak sucha informacja negatywna). Rozbudowując model metody kanapkowej można wyróżnić następujące etapy:
- informacja pozytywna – podkreślamy mocne strony adresata, skupiamy się na omówieniu jego pozytywnych zachowań.
- informacja negatywna – obszary do możliwego rozwoju i poprawy. Na tym etapie przekazujemy również informację o tym, jak ewentualna zmiana wpłynie w korzystny sposób na zachowanie/ postawę adresata.
- informacja pozytywna – zmotywowanie do poprawy.
Drugą metodą przekazywania feedbacku jest metoda „Zacznij, przestań, kontynuuj” (ang. Start, Stop, Continue). Zawiera się ona w trzech prostych etapach skierowanych do adresata:
- Zacznij – co powinien zacząć robić?
- Przestań – co powinien przestać robić?
- Kontynuuj – co powinien kontynuować?
Reasumując, odpowiednio przekazany feedback to jedno, kolejna kwestia to odebranie feedbacku przez jego adresata. Nie powinniśmy odbierać informacji zwrotnych, które u swoich podstaw mają tylko wskazać kierunki ewentualnych zmian jako informacji negatywnej. Skuteczna komunikacja pozwala wyciągnąć wnioski, skłania do przemyśleń, wspiera proces ciągłego rozwoju.
Nie bójmy się feedbacku
Metody przekazywania feedbacku zależą oczywiście od przyjętej metody komunikacji. Informowanie o popełnionych błędach jest delikatną sprawą. Feedback przekazany w odpowiedni, delikatny sposób może spowodować (i powoduje) pozytywne zmiany. Informowanie o popełnianych błędach rozwija efektywność pracowników. Odpowiednio przekazany feedback może być dla kandydata motorem pozytywnych zmian, zarówno po stronie pracownika (kandydata) jak i organizacji. Nie obawiajmy się feedbacku, który może być szansą na dostrzeżenie potencjalnych możliwości rozwoju, zmiany swojego postepowania czy popełnianych przez siebie błędów komunikacyjnych.
Autor: Michał Misztal, Associate Consultant w HRK Real Estate & Construction
Źródło: HRK
