Komunikacja wewnętrzna ma istotny wpływ na motywację, zaangażowanie pracowników, kondycję firmy i realizację strategii. Dostęp pracowników do wiedzy, wymiana informacji na każdym szczeblu funkcjonowania organizacji buduje zaufanie, ale również scala firmę, pozwalając na prawidłowe i maksymalnie efektywne funkcjonowanie ludzi i zespołów, wzmaga poczucie przynależności do firmy i motywuje do pracy.
Czy budowanie efektywnej polityki komunikacyjnej to tylko zadanie HR? Na ile w ten proces powinny angażować się zarządy i jaka jest w tym wszystkim rola narzędzi IT?
Synergia trzech jednostek
O tym, że efektywne budowanie polityki komunikacyjnej wymaga połączenia sił HR, zarządu i działu komunikacji wewnętrznej, doskonale wie Grupa NEUCA, oferująca szeroki portfel usług i produktów na rynku zdrowia w Polsce. Kaskada cyklu komunikacji strategii i poziomu jej realizacji opiera się w NEUCA na cokwartalnych spotkaniach Zarządu i top managementu. Wyniki tego spotkania komunikowane i dyskutowane są na niższych szczeblach organizacji. Chodzi o to aby skupić wszystkich pracowników wokół realizacji spójnej misji organizacji. Logikę celów krótko i długoterminowych określa Zarząd, liderzy przekładają ją na priorytety dla swoich ludzi.
W skład Grupy NEUCA wchodzi kilkadziesiąt spółek. W obszarze „usług dla pacjenta” rozwój realizowany jest przez akwizycje. W momencie przejmowania nowej spółki, to z kolei dział HR, wraz z liderami tego obszaru, gra pierwsze skrzypce, ponieważ to właśnie on jest odpowiedzialny za kwestie adaptacji nowego podmiotu, wdrażania go w strukturę i kulturę organizacji oraz bieżącą komunikację, pełniąc tym samym funkcję biznes partnera. Dział HR w Grupie NEUCA odgrywa również rolę wewnętrznego doradcy i konsultanta, który wspólnie z działem komunikacji przygotowuje propozycje działań informacyjnych. Z kolei dział komunikacji wewnętrznej odpowiedzialny jest za prawidłowy przepływ informacji i zarządza wewnętrznym portalem społecznościowym – JAM, z którego od niedawna korzysta Grupa. Wewnątrz struktury organizacji działa także agencja reklamowa, realizująca „produkcję” szerokiego spektrum form komunikatów do wnętrza organizacji. Według Andrzeja Zielińskiego, Dyrektor Departamentu Polityki Personalnej w NEUCA, komunikacja wewnętrzna ma kluczowy wpływ na to, w jaki sposób pracownicy postrzegają firmę, jak się w niej czują, a co za tym idzie – jak oceniają wszystkie czynniki wpływające na motywację i zaangażowanie. Od kilku lat Grupa realizuje coroczne badanie ankietowe, na podstawie którego dokonywana jest ocena poziomu satysfakcji i zaangażowania wszystkich pracowników. Wyniki badania dostarczają szeregu informacji na temat aspektów komunikacyjno-informacyjnych (dzielenie się wynikami z pracownikami każdego szczebla) i pozwalają na wprowadzenie realnych zmian np. w systemie zarządzania wynagrodzeniami.
JAM, czyli cyfrowe środowisko pracy
Lista dostępnych narzędzi wykorzystywanych do komunikacji wewnętrznej jest długa. Dlatego, najlepiej jest przyjąć zasadę złotego środka i zdecydować się na system, który z jednej strony będzie angażować pracowników i zachęcać ich do dzielenia się wiedzą i informacją, a z drugiej, usprawni komunikację pomiędzy poszczególnymi pracownikami i działami. Takim narzędziem jest wewnętrzny serwis społecznościowy SAP SuccessFactors JAM, z którego od niedawna korzysta Grupa NEUCA. Umożliwia pracownikom utrzymywanie stałego kontaktu z pozostałymi członkami zespołu, niezależnie od miejsca i czasu pracy. Daje też możliwość współdzielenia dokumentów i plików multimedialnych w czasie rzeczywistym, usprawnia współpracę pomiędzy poszczególnymi pracownikami czy całymi działami, przekładając się tym samym na efektywność pracy.
Co stało za decyzją o wdrożeniu tego narzędzia w Grupie Neuca? Przede wszystkim, konieczność stworzenia nowoczesnego, cyfrowego środowiska pracy, umożliwiającego wymianę doświadczeń i wiedzy pomiędzy pracownikami i zwiększenia zaangażowania, co w perspektywie pozytywnie wpłynąć na poziom realizacji celów. JAM doskonale wpisuje się także w globalny trend związany z świadomym uniezależnianiem się od czasu i miejsca pracy, potrzebą stałego dostępu do informacji i nieustannej interakcji. Jest też doskonałą odpowiedzią na potrzeby i preferencje pokoleń „homo informaticus”, czyli Millenialsów i wchodzącej na rynek pracy generacji Z, dla których nowinki technologiczne, Internet oraz media społecznościowe są na porządku dziennym. Atrakcyjna wizualnie i intuicyjna w obsłudze aplikacja chmurowa SAP SuccessFators JAM, jako jedyna spełniała te wszystkie wymogi i stwarzała potencjał realnego zwiększenia poziomu zaangażowania pracowników. Wdrożenie rozwiązania zrealizował zespół GAVDI Polska.
„Let’s JAM together”, czyli zarząd w komunikacji
Nawet najlepsze i najbardziej intuicyjne narzędzie nie zaangażuje pracowników, jeśli jego wdrożeniu nie będą towarzyszyć odpowiednio zaplanowana komunikacja. Dlatego, w przypadku NEUCA do wewnętrznej promocji modułu JAM w firmie aktywnie włączyli się dyrektorzy departamentów i członkowie zarządu – to właśnie oni zostali pierwszymi użytkownikami nowej platformy. Zaprosili też do korzystania z tego narzędzia wszystkich pracowników tworząc krótkie filmy wideo w żartobliwy sposób prezentujące nowe narzędzie, w których odsłaniali m.in. kulisy swojego życia „po godzinach”. Te nagrania zostały następnie udostępnione w serwisie JAM, gdzie każdy z pracowników mógł je obejrzeć i dołączyć do firmowej społeczności. To z kolei, niewątpliwie realnie przełożyło się na wzrost zainteresowania nowym serwisem, a co za tym idzie, także na liczbę jego użytkowników.
Więcej o tym projekcie dowiesz się podczas spotkania Let’s JAM together. Gdzie są ludzie w cyfrowej rewolucji?, które odbędzie się 27 września br o godz. 10:00 w Kinie Iluzjon, przy ulicy Narbutta 50a w Warszawie.
Autor: Teresa Olszewska – Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A., firmy dostarczającej usługi związane z rozwiązaniem SAP HR i SAP SuccessFactors. Ekspert w dziedzinie rozwiązań dla zarządzania kadrami.
