Rola HR w dużych i średnich firmach rośnie systematycznie od pewnego czasu, jednak ubiegły rok wydaje się być w tej materii przełomowy. Wynika to z jednej strony z wyzwań jakie przed przedsiębiorstwami stawia rynek pracy, z drugiej, z potrzeby znalezienia sposobu na wzrost konkurencyjności. Tutaj HR ma wiele do zaoferowania. Pozyskanie dobrego pracownika, a następnie jego odpowiednie zmotywowanie staje się elementem, który w bardzo dużym stopniu może zwiększyć wydajność, a co za tym idzie również pozycję przedsiębiorstwa na rynku.
O tym, że niełatwo dokonywać selekcji na polskim rynku pracy mówi najnowszy ranking „World Talent Report” oceniający atrakcyjność państw w obszarze rozwoju i przyciągania talentów, a także analizujący zaangażowanie poszczególnych państw w rozwój kapitału ludzkiego. O ile w generalnym rankingu szwajcarskiego International Institute for Management Development Polska zajęła nienajgorsze, 32 miejsce na 61 sklasyfikowanych państw, o tyle diabeł – jak zawsze – tkwi w szczegółach. W obszarze szkoleń pracowników zajęliśmy już dalekie, 42 miejsce a w obszarze umiejętności rozwijania i przyciągania talentów, ostatnią 61 pozycję. Spore wyzwania powodują, że rośnie świadomość wykorzystania IT w procesach HR. Zmianę podejścia zarządzających widać bardzo dobrze po liczbie inwestycji w rozwiązania IT wspierające zarządzanie kapitałem ludzkim. Ubiegły rok był dla nas rekordowy zarówno jeśli chodzi o liczbę, jak i zakres wdrożeń systemu mHR. W Poczcie Polskiej przeprowadziliśmy jednoczesne testy oprogramowania dla 12 tysięcy pracowników. To największe wdrożenie nie tylko w 7-letniej historii naszego rozwiązania, ale w ogóle w Polsce. Co ciekawe, mimo, że firma w pierwszej fazie nie chciała informatyzować wszystkich obszarów HR, ostatecznie zdecydowała o kompleksowej informatyzacji. To też dobrze pokazuje zmianę: firmy są świadome, że wyzwań w obszarze HR będzie coraz więcej i chcą się do nich lepiej przygotować.
Dekada z oprogramowaniem HR
Początki rynku aplikacji wspierających HR to podejście gdzie podstawą zarządzania kapitałem ludzkim był pracownik. Jego wymagania względem firmy oraz oczekiwania stawiane mu przez organizację były punktem wyjścia do planowania i realizacji polityki HR. Potem HR poszedł w stronę narzędzi typowo portalowych i upraszczania procesów istotnych z punktu widzenia zarządzania kapitałem ludzkim. Pracownikom udostępniano pewne dane, jednak mocno je spłaszczano. Teraz powrócił trend, w którym zaawansowanie procesów HR-owych odgrywa kluczowe znaczenie. Ocena pracownika, zarządzanie przez cele, rekrutacja to obszary zgłębiane w coraz większym stopniu. Rośnie także znaczenie analityki HR. Im więcej danych będziemy posiadali, tym lepiej dla HR. Wracamy do pracy u podstaw, opisania i zdefiniowania stanowiska oraz zestawienia tych informacji z potencjalnym pracownikiem. Wszystko to służy temu, by lepiej wyławiać talenty i planować ich rozwój.
Największe wyzwania w obszarze HR
Pracodawcy zaczynają mieć problemy z pozyskaniem wartościowych pracowników a rynek pracy znów staje się rynkiem pracownika. Tradycyjna rekrutacja przy pomocy papierowych CV analizowanych przez rekrutera z wynikami zapisywanymi w zeszycie czy arkuszu kalkulacyjnym odchodzi do lamusa, bo nie gwarantuje sukcesu. Pracownik na ogół bierze udział w kilku procesach rekrutacyjnych, czas wyłonienia utalentowanego kandydata i jego pozyskania odgrywa więc kluczowe znaczenie. Tutaj bardzo cennym narzędziem staje się system IT, który jest partnerem dla rekrutera w sprawnym poruszaniu się poprzez zgromadzone w systemie aplikacje. Automatyzacja oceny przesłanych aplikacji na podstawie wcześniej zdefiniowanych kryteriów (np. opisu stanowiska) zdecydowanie skraca czas wyłonienia najlepszych kandydatów spośród gąszczu złożonych CV. Rekrutacja to jednak tylko początek. Każdy nowy pracownik musi zostać przecież wprowadzony do organizacji, zarówno w obszarze wymagań formalnych – np. w zakresie szkoleń – jak i nieformalnych. Tutaj z pomocą każdemu przyjdzie moduł OnBoardingu, który w sposób przejrzysty przeprowadzi przez ten proces zarówno pracownika jak i pracodawcę.
Wsparcie dzięki oprogramowaniu
Wprowadzenie standardów oraz usystematyzowanie procesów HR’owych w organizacji poczynając od zebrania w jednym miejscu wiedzy o wymaganiach (księga opisu stanowisk) oraz o pracownikach (rozbudowana kartoteka pracownika) daje możliwość zarządzania talentami z większą świadomością. Zestawienia analityczne przygotowane w systemie jak i możliwość kreowania własnych raportów oraz analiz opartych na danych zgromadzonych w systemie zwiększają trafność podejmowanych decyzji biznesowych. Tu warto zwrócić też uwagę na oceny pracownicze, które przeprowadzane w systemie w szybki i zautomatyzowany sposób, sprawiają, że po pierwsze, są one aktualne a po drugie ich wyniki szybko można przekuć na konkretne działania. Dla pracownika oznacza to nowe możliwości rozwoju, dla pracodawcy, wyławianie talentów. W firmach produkcyjnych nie sposób nie wspomnieć o macierzy umiejętności. To jeden ze sposobów badania potencjału organizacji pod kątem strategicznego zarządzania procesami produkcyjnymi. System mHR EVO w sposób przejrzysty może prezentować informacje o kompetencjach technicznych pracowników a co za tym idzie daje możliwość planowania pracy na kluczowych stanowiskach pracy, które powinny być zabezpieczone pod kątem wykwalifikowanej kadry.
Przyszłość należy do IT
Wdrożenie oprogramowania HR to szansa dla każdej organizacji. Szansa na to, by nie zostać w tyle. Bariery są tylko i wyłącznie w głowach. Świadomość, że organizacja ma taką potrzebę – a każda taką ma – jest kluczowa do podjęcia decyzji o rozpoczęciu wdrożenia. Często przyczyną zwlekania z decyzją o wdrożeniu rozwiązań IT wspierających zarzadzanie kapitałem ludzkim jest przekonanie, że jest to czasochłonny i trudny proces. Nic bardziej mylnego. System IT można wdrażać w etapach rozpoczynając od podstawowych elementów takich jak np. opis stanowiska pracy czy zarządzania kwalifikacjami. Już takie działania dadzą wymierne skutki, które wpłyną pozytywnie na organizację.
W aspekcie kosztów – w organizacjach, zwłaszcza tych większych, zazwyczaj jest tak, że jeśli pojawia się sensownie uzasadniona potrzeba, z reguły znajduje się także i budżet na jej sfinansowanie. Zarządy jeszcze niedawno często traktowały informatyzację obszarów HR za kwestię drugorzędną. Widzę jednak, że zaczyna się to zmieniać w coraz szybszym tempie, bo firmy zdają się dostrzegać realne i wymierne korzyści płynące z informatyzacji. Jeszcze kilka lat temu HR rozpoznając rynek IT robił to tylko dla zasady. Dziś jeśli zapytanie trafia na rynek, w większości przypadków kończy się to wdrożeniem.
Jak pokazał „World Talent Report” przedsiębiorstwa ciągle jeszcze nie potrafią zarządzać talentami. Część z nich wciąż jeszcze jest sceptycznie nastawiona do informatyzacji obszaru HR, jednak zmienia się to w szybkim tempie i można zakładać, że ten rok przyniesie kolejną zmianę w tym obszarze.
Autor: Błażej Migoń
BPSC S.A.
