15 wskazówek, jak włączyć zarząd w komunikację wewnętrzną
Nie każdy specjalista ds. komunikacji wewnętrznej ma okazję współpracować z zarządem otwartym na komunikację z pracownikami. Są jednak sposoby, by zachęcić zarząd do zmiany postawy i zaangażowania się w dialog ze swoim zespołem.
Zapewnij dostęp do narzędzi komunikacji wewnętrznej
Zarezerwuj przestrzeń w mediach wewnętrznych dla członków zarządu. Mogą to być np. stała rubryka w magazynie wewnętrznym, regularne publikacje wideo w intranecie czy okazjonalny czat z pracownikami na temat ważnej kwestii, która pojawiła się w firmie.
Wychodź z inicjatywą
Nie czekaj, aż zarząd zauważy Cię i poprosi o pomoc. Sugeruj rozwiązania, pokazuj możliwe efekty, ale i to, co może wydarzyć się, gdy zarząd nie podejmie stosownych działań komunikacyjnych.
Proponuj swoje wsparcie
Jeśli wiesz, że w firmie planowane jest działanie sygnowane przez zarząd a skierowane do pracowników, zaproponuj swoje wsparcie w komunikacji tego przedsięwzięcia. Od razu przygotuj kilka pomysłów albo stwórz plan komunikacji wydarzenia uwzględniający komunikację zarządu z pracownikami.
Zostań ghostwriterem
To pisarz widmo, osoba, która na zlecenie przygotowuje treści przemówień czy komunikatów w imieniu zleceniodawcy, który podpisuje się pod takim materiałem lub wygłasza go jako własny. Ghostwriter pozostaje anonimowy. Zaproponuj zarządowi, że przygotujesz treść e-maila skierowanego do pracowników lub napiszesz artykuł z wypowiedziami członków zarządu do firmowej gazety na ważny dla firmy temat.
Pokazuj korzyści z komunikacji wewnętrznej
Za każdym razem, gdy masz okazję rozmawiać z zarządem o swoich zadaniach, mów nie tylko o planach czy zrealizowanych projektach. Zawsze pokazuj korzyści, jakie z tego płyną dla pracowników i dla budowania wizerunku firmy i zarządu.
Chwal się efektami działań
Mierz swoje działania w obszarze komunikacji wewnętrznej. Bądź gotowy na pokazanie statystyk działania narzędzi czy opinii pracowników o realizowanych akcjach. Szczególnie tych, w których uczestniczył zarząd.
Mów o oczekiwaniach pracowników
Badaj, słuchaj i sprawdzaj, czego w zakresie komunikacji wewnętrznej oczekują od zarządu pracownicy. To mocny argument do przekonania kierownictwa firmy, by włączyło się w dialog z pracownikami.
Szkol, by ośmielić
Jeśli zarząd nie jest chętny do aktywnego włączenia się w komunikację wewnętrzną z pracownikami, zorganizuj szkolenie, podczas którego kierownictwo firmy będzie mogło poznać tajniki tej sztuki, ale też gdzie będzie mogło podszkolić swój warsztat np. w zakresie wystąpień publicznych. Sprawdzają się tutaj eksperci zewnętrzni, osoby znane i medialne, które oprócz wiedzy i doświadczenia, oferują także prestiż wynikający z kontaktu z nimi.
Zarząd mówi nie? Znajdź jednego chętnego
Jeśli propozycja włączenia zarządu w komunikację z pracownikami jest np. zbyt czasochłonnym dla nich zajęciem, znajdź jednego członka zarządu, który podejmie się tego wyzwania chociażby w minimalnym zakresie. Z czasem – gdy inni zobaczą efekty jego działań – być może ośmielą się lub nawet pozazdroszczą mu i spojrzą na Twoje propozycje przychylnym okiem.
Szukaj sojuszników
W przełożonym, w osobach, które na co dzień częściej współpracują z zarządem. Poproś ich o wsparcie, polecenie czy zasugerowanie włączenia Cię do realizowanych działań, by dobrze poinformować o nich pracowników.
Wspieraj i doradzaj.
Bądź dostępny, chętny do współpracy i przygotowany do niej merytorycznie
Bądź ekspertem
Jeśli chcesz doradzać większym od siebie, musisz znać się dobrze na tym, co robisz. Szkol się, czytaj, podnoś kompetencje, nie tylko te związane z komunikacją.
Pytaj o pomysły
Doradzaj, ale również daj przestrzeń do działania innym. Słuchaj pomysłów zarządu w zakresie komunikacji i wdrażaj je w życie. Jeśli to konieczne, proponuj modyfikacje – w końcu to Ty jesteś ekspertem ds. komunikacji wewnętrznej. Zawsze jednak wyjaśniaj, dlaczego sugerujesz zmiany i co dzięki nim wspólnie osiągnięcie. Poczucie sprawczości to ważny element angażowania się w dalsze działania.
Chwal i dziękuj
Nie bój się powiedzieć, że dane działanie komunikacyjne, w które włączył się zarząd, zostało dobrze wykonane i pozytywnie ocenione przez pracowników. Dziękuj za poświęcony czas i zaangażowanie.
Uwierz w siebie i zobacz w zarządzie ludzi
Gdy zobaczysz w zarządzie ludzi a nie wielkich, niedostępnych, pogrążonych w celach strategicznych i tabelkach z wielkimi kwotami członków zarządu korporacji, łatwiej będzie Ci podejść do współpracy. Pamiętaj, że początki mogą być trudne, nie tylko dla Ciebie, ale i dla zarządu, który być może nie ma jeszcze zbyt wielu doświadczeń w komunikacji z pracownikami. To może być ciekawy proces podnoszenia kompetencji przez obie strony.
Autorka: Maja Biernacka
Communication Manager, autorka bloga „Komunikacja wewnętrzna od kuchni”
