Pierwszy dzień w nowej pracy wiąże się ze stresem. Nie tylko dla pracownika, ale też dla pracodawcy. Jak powinien go zaplanować HR-owiec, żeby wszystko przebiegło sprawnie i przyjemnie? Słowo klucz to zaplanować. Nie można się łudzić, że jakoś to będzie. Jeśli nie przygotujesz sobie checklisty – pierwszy dzień zamieni się w koszmar. Dla Ciebie i dla wprowadzanego pracownika. Przygotowałam checklistę, która podzielona jest na dwie części: czynności, które trzeba wykonać wcześniej i działania w dniu przyjścia nowego pracownika.
WCZEŚNIEJ
1. Miejsce pracy
Udało się! Zatrudniliście kolejnego pracownika, firma rośnie, nic tylko się cieszyć! Ale, ale… Miejsca w biurze nie przybywa. Niestety. Tak przynajmniej jest u nas. Każdy nowy członek zespołu powoduje małe (czasem nawet większe) zamieszanie i przemeblowanie. Tym trzeba zacząć interesować dużo wcześniej. Najlepiej tuż po rozmowie kwalifikacyjnej. Być może konieczne będzie dokupienie biurka czy krzesła. Lepiej nie zostawiać tego na ostatnią chwilę, bo nowy członek zespołu może poczuć się na wstępie zapomniany.
2. Sprzęt
Miejsce do pracy jest. Czego brakuje? W naszym przypadku zawsze komputera. Zatrudniamy głównie programistów, którzy, jak wiadomo, bez komputera nie zrobią niczego. Kwestią sprzętu interesujemy się tak samo wcześnie jak biurkiem. Czasami developerzy określają, na jakim systemie chcą pracować i najczęściej spełniamy ich marzenia, ale zdarza się, że sami wybieramy dla nich komputery. Zdecydowana większość z nas pracuje na Macbookach, ale jeśli ktoś chce kodować na PC-ie – nie ma problemu. Trzeba sprawdzić czy komputer trzeba będzie kupić, czy może posiadamy jakiś na stanie.
3. Dostępy
Skoro mamy już biurko, krzesło i komputer, przydałoby się dać narzędzia do pracy. Utworzyć maila z domeną firmy, dać dostępy do programów, których używamy – komunikatorów wewnętrznych, systemów do raportowania.
5. Mentor
Na początek warto wybrać osobę, która będzie pomagała nowemu członkowi zespołu wdrożyć się w pracę. Najlepiej, żeby był to ktoś, kto zajmuje takie samo stanowisko, ale pracuje w firmie dłużej. Ma to być osoba, do której można się zwrócić z jakimkolwiek pytaniem, na jakie HR-owiec nie jest w stanie odpowiedzieć. Wierzcie bądź nie, ale takie pytania zdarzają się nadzwyczaj często.
6. Papierologia
O tym też warto pomyśleć dużo wcześniej. Przygotować dokumenty należy z wyprzedzeniem i na dobry początek poprosić o ich przeczytanie i podpisanie. Dlaczego pierwszego dnia? Pokazujemy tym, że firma profesjonalnie podchodzi do pracownika. Jasne zasady i ustalone reguły współpracy to podstawa każdego dobrze prosperującego przedsiębiorstwa.
7. Może prezent?
Stresy pierwszego dnia w nowym miejscu na pewno osłodzi jakiś drobiazg od firmy. My obdarowujemy nowych członków zespołu kubkami, które dla każdego projektujemy. To może być oczywiście cokolwiek innego – pendrive, firmowa koszulką czy logowanym zestawem biurowym. Jeśli zdecydujecie się na wręczanie prezentów, trzeba o nich pomyśleć wcześniej, zlecić przygotowanie projektu i wykonanie. Niewielki koszt, a radość ogromna.
PIERWSZY DZIEŃ
1. Zaplanuj firmowe spotkanie
Przyjdź do biura wcześniej i wrzuć w kalendarze współpracowników krótkie spotkanie, żeby cały zespół (chociażby tych, którzy będą najbliżej pracowali z nową osobą) zebrał się w jednym miejscu i jednym czasie. W małych firmach to nie problem, ale przy większym teamie trzeba się nieźle nagimnastykować.
2. Podpiszcie dokumenty
Daj do przeczytania i podpisania przygotowane dokumenty. Odpowiedz na wszystkie pytanie, jakie się pojawią. Kiedy zasady współpracy będą jasne dla obu stron, można przejść do najprzyjemniejszych części onboardingu.
3. Pokaż miejsce
Czas pokazać nowemu członkowi zespołu, gdzie mieści się jego biurko. Miejsce pracy można udekorować, choćby post-item z uśmiechem. Niby nic, a jednak wprowadza to fajną atmosferę.
4. Zabierz na kawę i opowiedz
Podobno najlepsze rozmowy odbywają się w kuchni. U nas wprowadzanie nowego pracownika zaczyna się właśnie tam, robimy kawę (czasami herbatę) i opowiadamy. O nas, o biurowych regułach (jak segregowanie śmieci czy zamawianie obiadów). Wtedy też pojawiają się pytania, a w tle przewijają się kolejni członkowie zespołu, zainteresowani nową osobą.
5. Przedstaw mentorowi
Kiedy już wyjaśnisz wszystkie zasady, można oddać nowego pracownika pod skrzydła mentora. On wprowadzi go w tajniki wszystkich zawiłości, z którymi będzie miał do czynienia.
6. Spotkanie firmowe
Widziałeś „Wielkiego Gatsby’ego”? Pamiętasz scenę, w której główny bohater poznaje Gatsby’ego na przyjęciu? Rozmowa z gospodarzem, choćby krótka, jest konieczna. Planuj spotkanie tak, żeby szef był w firmie. Bez niego to nie to samo.
Po onboardingu można oddać nowego pracownika pod skrzydła przełożonego. Przez jakiś czas warto podpytywać i obserwować – w końcu o relacje trzeba dbać.
Masz jeszcze jakieś pomysły? Robisz coś fajnego u siebie? Napisz w komentarzu, chętnie wdrożę nowe rozwiązanie!
Autor: Justyna Lewandowska.
