Strona główna » Bądź na bieżąco » 5 złotych zasad udanych spotkań

Bądź na bieżącoNarzędziaPressroomWiedza

5 złotych zasad udanych spotkań

redakcja

10 marca 2014

Mój przyjaciel (kierownik sporego zakładu produkcyjnego) świetnie kiedyś skwitował jak wygląda jego praca: chodzę na spotkania, czytam i piszę mail’e oraz rozmawiam przez telefon. Śmialiśmy się, ale życie w korporacji rządzi się swoimi prawami i praca obecnie ma już zupełnie inny wymiar niż kiedyś. Mam  jednak wrażenie, że nie tylko duże korporacje borykają się z problemem tzw. „meetingów”, które zalewają kalendarze i czasem dezorganizują wszystkim pracę. Niestety nie wszyscy zdają sobie sprawę z faktu, iż mnogość spotkań zamiast prace usprawniać ją utrudniają.

W dobie maili, komunikatorów wewnętrznych nadal to możliwość spotkania i omówienia szczegółów danego zagadnienia/problemu jest najskuteczniejszym sposobem na „popchniecie” tematu dalej. Jednakże nie wszyscy wiedzą jak należy spotkania organizować, aby dla uczestników były istotne, aby chcieli i mogli w nich aktywnie uczestniczyć oraz aby nie były ostatecznie traktowane jako strata czasu. A zatem – kilka zasad efektywnych spotkań?
1. Wyznacz termin odpowiednio wcześniej i znajdź dla spotkania dobre miejsce    
 
Planując spotkanie skontaktuj się z pracownikami (uczestnikami) i potwierdź, że wybrany przez Ciebie termin im odpowiada, ewentualnie zmień go jeśli dla większości nie jest dogodny. Znajdź miejsce do organizacji spotkania, tak aby wszyscy mogli swobodnie wziąć w nim udział. Warto pamiętać, że jeśli mamy w trakcie spotkania przedstawić prezentacje to sala musi być wyposażona w odpowiedni sprzęt. Sprawdź w dniu spotkania, że sprzęt jest sprawny i uruchom go na 5 minut przed spotkaniem, tak aby uniknąć uruchamiania prezentacji już w jego trakcie. Zastanów się i zarezerwuj wystarczający czas na spotkanie – musisz zdawać sobie sprawę ze nawet wielka dyskusja zostanie przerwana jeśli uczestnicy będą biegli już na kolejne spotkanie. Zachęcam do dawania sobie 15 minutowego buforu między spotkaniami – tak już na wszelki wypadek. Nie planuj spotkania na 10:00 jeśli wiesz,
że  uczestnicy biorą udział w innym kończącym się właśnie o 10:00 spotkaniu – musimy założyć, że albo spotkanie się przeciągnie albo osoby będą chciały podejść do swojego stanowiska pracy, skontaktować się z kimś i z pewnością nie będą miały możliwości przyjść punktualnie. Jeśli możesz nie planuj spotkań na pierwszą godzinę pracy i na ostatnią to nie jest najlepszy moment na dyskusje i rozmowy. Rano wszyscy w ferworze rozpoczynają dzień, a na koniec dnia w ferworze chcą go przewalczyć.
 

2. Potwierdź na dzień przed spotkaniem, że uczestnicy nadal mogą przyjść
 
Warto na dzień przed spotkaniem potwierdzić, że wszyscy uczestnicy o nim pamiętają i mogą być obecni. Jeśli nagle się okaże, że kilka kluczowych osób nie może przyjść to wówczas lepiej spotkanie przełożyć. Fatalnie jeśli przyjdziemy na spotkanie i po 15 minutach czekania na pozostałe osoby zjawia się 2, bo reszta wyjechała i spotkanie musimy odwołać.
 
3. Prześlij i dostarcz uczestnikom istotne materiały     
 
Jeśli istotną spotkania ma być omówienie jakiegoś tematu (nie bieżące problemy wszystkim świetnie znane) warto przesłać, czy też dostarczyć uczestnikom wszystkie niezbędne informacje jeszcze przed spotkaniem. Uczestnicy będą mieli szansę zapoznać się z tematem  i  być może wyrobią sobie już opinie czy zdanie w danym obszarze – co skróci czas dodatkowych dyskusji. Jeśli nie mamy możliwości przesłania uczestnikom materiałów warto z każdym zamienić trzy słowa i przedstawić cel spotkania i jego zakres.
 
4. Skontaktuj się z każdym uczestnikiem i przedstaw jaki jest cel spotkania i czego oczekuje się od uczestników.
 
Niezależnie od tego, czy przesyłamy szersze informacje uczestnikom czy też nie, warto porozmawiać z każdym z uczestników przed spotkaniem – przede wszystkim jeśli od uczestników oczekujemy czegoś więcej niż samego przyjścia na nie. Jeśli od ich oceny, opinii zależą dalsze decyzje warto to uczestnikom zaznaczyć. Warto pamiętać, że są obszary gdzie decyzje zapadają w sekundę, ale jest i wiele takich gdzie decyzje wymagają analizy, przemyślenia, konkretnych informacji i dyskusji.
 
5. Przygotuj się do spotkania
 
Jeśli jesteś organizatorem spotkania – przygotuj się. Sprawdź czy wcześniej zarezerwowana sala nadal jest dostępna, czy sprzęt działa i co najważniejsze przygotuj się z zagadnienia, które będzie na spotkaniu omawiane. Nie ma nic gorszego jak nieprzygotowane spotkanie, prowadzone w sposób chaotyczny, bez dostatecznej liczby informacji i uczestnicy, którzy nie wiedza dlaczego na nie przyszli.
 
Jeśli  w danej firmie odbywa się wiele spotkań cyklicznych (związanych z bieżącą działalnością firmy) warto zastanowić się nad kalendarzem, w którym wszystkie te spotkania zostaną umieszczone, tak aby inni pracownicy chcący np. zaplanować dodatkowe spotkanie mieli świadomość, w które dni który z pracowników w czym bierze udział.  Najważniejsza jednak zasada w organizacji spotkań – organizuj spotkania kiedy faktycznie jest sens, aby się spotkać i coś przedstawić, omówić czy przedyskutować. Nie organizuj spotkań dla samych spotkań! Niezależnie od wielkości firmy i skali organizowanych spotkań każde niepotrzebne czy źle zorganizowane i chaotycznie prowadzone jest stratą czasu.
 
Kiedy uczestnicy mają poczucie straty czasu:
 
•    kiedy osoba, która zorganizowała spotkanie jest do niego nieprzygotowana zarówno merytorycznie jak i organizacyjnie;
•    jeśli spotkanie odbywa się nagle i każdy został wyrwany ze swoich często pilnych zadań i nikt „nie ma głowy” na podejmowanie decyzji czy dyskusji;
•    kiedy albo część uczestników nie mogła wziąć udziału w spotkaniu albo osoby kluczowe do podjęcie stosownej decyzji na spotkaniu się nie pojawiły i koniecznym będzie zorganizować kolejne spotkanie;
•    kiedy tematyka i zakres spotkania nie wymagały jego organizacji, wystarczyło przesłanie Informacji do wiadomości.

Autorka: Justyna Markusik, Coach ACC ICF, Trener Biznesu, Ekspert HRM

Image courtesy of stockimages/FreeDigitalPhotos.net