Know HowKomunikacjaPressroomStrategia

Jak dobrze podsumować i mądrze zaplanować? Czyli pomysły na efektywne spotkania grudniowe

2016

Koniec roku. Czas na podsumowanie i planowanie. Co zrobić zamiast nudnej prezentacji wyświetlanej w tle „śledzikowego” spotkania? Co zaproponować zespołowi, żeby rzeczywiście przyjrzeć się minionym sukcesom i porażkom? Jak wzbudzić szczerą motywację do realizacji celów na 2016 rok?
 
Alternatywą do excelowych słupków podsumowujących rok i nic nie wnoszących przemówień może być wykorzystanie metod stosowanych w coachingu zespołowym. Tym razem, zamiast zwoływać smutne obowiązkowe spotkanie, zaproś swój zespół na ekscytujący warsztat, który sam poprowadzisz.
 
Pierwsza zasada – ustal zasady
 
Po pierwsze: niczego nie zakładaj, wszystkiego się spodziewaj. Jeśli do tej pory nie robiłeś takich spotkań – na początek ustal sprzyjające wspólnej pracy zasady. Zapytaj członków zespołu czego potrzebują, by im się dobrze pracowało, by mogli spokojnie omówić minione trudności i z zapałem poszukać nowych pomysłów. Umów się na otwartość, konstruktywne wypowiedzi, na wzajemny szacunek i zaangażowanie. Współodpowiedzialność i zaufanie, to w tej formie pracy podstawy. Zadbaj o spokojne głowy, czyli wybierz taki czas, w którym wszyscy będą mogli skupić się na tu i teraz, a nie na czekających na biurkach zadaniach, mailach, niedokończonych projektach.
 
Druga zasada – zrób wszystkim miejsce
 
Najważniejsze żebyś stworzył przestrzeń do dzielenia się refleksjami, na tyle bezpieczną i pojemną, że dobrze poczuje się w niej nie tylko zespołowy ekstrawertyk, ale i skromna, cicha myszka. W tym celu podziel zespół na mniejsze drużyny. Na ścianie rozwieś kilka flipchartów, które zależnie od potrzeb możesz zatytułować:

  • Nasz największy sukces 2015 roku + dzięki czemu go osiągnęliśmy…
  • Co nam się nie udało + jakie są tego powody…
  • Gdybym cofnął czas, co zmieniłbym w naszym zespole…
  • Najważniejsza lekcja dla naszego zespołu w 2015 roku…
  • Miniony rok był dla nas jak…
     

    Zaproś do wypełniania plakatów treścią, daj szansę każdej osobie pracować przez chwilę z każdym flipem. Chcąc ożywić nieco atmosferę i zachęcić do skupienia się – możesz np. mierzyć czas.
     
    Trzecia zasada – od wniosków do celów
     
    Następnie wspólnie przeczytajcie co na plakatach się pojawiło. Dopytaj, co dana osoba miała na myśli. Wyciągaj wspólne, budujące ducha zespołu wnioski. Możesz zadać następujące otwarte pytania:

  • Jakie nasze mocne strony stoją za tym sukcesem? Jak możemy je jeszcze wzmocnić?
  • O czym powinniśmy pamiętać chcąc uniknąć podobnej porażki? O co musimy zadbać? Co chcemy zmienić?
  • Jak osiągnięcia z minionego roku świadczą o nas, jako o zespole? Co można powiedzieć o naszych relacjach? Z jakich zasobów głównie korzystaliśmy? Jakie możemy jeszcze uruchomić?
  • W czym tkwi nasza siła? W czym tkwi nasza słabość?
  • Czego chcemy się jeszcze nauczyć, dowiedzieć? Kto mógłby nas zainspirować?
  • Jak możemy nazwać miniony rok posługując się tytułem filmu lub książki? Skoro miniony rok był jak… to jaki chcemy by był 2016?
     

    Abstrakcyjne metafory przekuwajcie w konkretne działania tak, by od podsumowania gładko przejść do planowania. Zapisuj wszelkie pomysły, jak w klasycznej burzy mózgów. Pracujcie razem, bez blokad i ocen. Na racjonalizację przyjdzie jeszcze czas.
     
    Czwarta zasada – od celów do działań
     

    Ważne, byście z pojawiających się pomysłów wybrali te, które chcecie realizować, które są spójne z Waszą zespołową misją i z wizją roku 2016. Dyskutujcie, głosujcie. Nie pozwól silnym osobowościom dominować. Często te mniej mówiące na forum osoby mają świetne, zdystansowane spojrzenie. Dokonajcie wspólnego wyboru. Dany pomysł rozbijcie na mniejsze elementy. Nawet największego słonia można zjeść kęs po kęsie. Niech każdy wyjdzie ze spotkania z konkretnym działaniem pod pachą, z małym i bardzo realnym krokiem do zrobienia. Grunt, że to Wasz samodzielnie wybrany cel. Zmieniając zespół w obranym przez Was kierunku, lepiej poradzicie sobie z codziennymi bolączkami i łatwiej Wam będzie realizować wyzwania narzucone z góry. Pokaż, że wypracowane pomysły są naprawdę ważne i pamiętaj o tym nie tylko przez pierwszy tydzień nowego roku… Powodzenia!
     
     
    Autorka: Joanna Grela
     
     
     

  • 1 komentarz
    1. […] Zapraszam na artykuł, który opublikowany został na łamach portalu HR Standard: „Jak dobrze podsumować i mądrze zaplanować, czyli pomysły na efektywne spotkania grudniowe… […]

      Skomentuj

      Share This
      HRstandard.pl
      Login/Register access is temporary disabled