Auto służbowe jest istotnym narzędziem w ręku pracodawcy. W wielu przypadkach stanowi ono benefit dla pracownika. Jednak posiadanie samochodu służbowego wiąże się nie tylko z samymi przywilejami, ale również z pewnymi obowiązkami. Należy także zaznaczyć, że nawet mała flota pojazdów to dodatkowe wydatki dla przedsiębiorcy, dlatego tak ważna jest prawidłowa eksploatacja auta i kontrola kosztów z nim związana. Powstaje pytanie jak uregulować kwestię korzystania z auta tak aby nie przynosiło ono więcej strat niż zysków?
Jak regulować politykę flotową?
Koszty ponoszone przez firmy na utrzymanie floty pojazdów stanowią znaczną część wydatków. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców uświadamia sobie, jak ważna jest optymalizacja nakładów związanych z posiadaniem parku samochodów służbowych. Dzięki odpowiednio prowadzonej polityce flotowej oraz doborowi narzędzi można usprawnić i uprościć zarządzanie flotą aut. Należy pamiętać, że poprzez politykę flotową rozumie się także warunki powierzania pracownikom samochodów służbowych, rozliczania kosztów, system nagród i kar związanych z używaniem służbowych aut. Wszystkie wspomniane kwestie pracodawca może ustalić przez zawarcie umowy o powierzeniu samochodu służbowego – odrębnie dla każdego pracownika lub każdorazowo przed powierzeniem samochodu. Najlepszym rozwiązaniem w tym zakresie jest sporządzenie regulaminów używania samochodów służbowych. Ustalenie regulaminu posłuży stworzeniu przejrzystych, obiektywnych i znanych wszystkim pracownikom zasad oraz rozwieje ewentualne wątpliwości dotyczące rozliczania kosztów związanych z eksploatacją aut.
Co powinien zawierać regulamin?
Z uwagi na ogromną dowolność kształtowania treści regulaminów używania samochodów służbowych oraz różną specyfikę przedsiębiorstw, nie jest możliwe stworzenie uniwersalnego regulaminu. Można natomiast wskazać, że regulacje powinny dotyczyć:
• sposobu powierzenia pracownikowi przez pracodawcę samochodu służbowego i jego przyjęcia,
• zasad użytkowania, w tym w szczególności związane z tym obowiązki pracownika (np. dotyczące dokonywania przeglądów samochodu), ewentualnie – ograniczenia dotyczące użytkowania (np. dzienne, tygodniowe, miesięczne limity kilometrów, terytorialne ograniczenie uprawnienia do używania samochodu),
• zasad postępowania w sytuacji zdarzeń drogowych (stłuczek i wypadków),
• zasad rozliczeń za używanie samochodu do celów prywatnych. Warto stworzyć konkretny katalog obowiązków pracownika. Katalog powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące obowiązków (np. obowiązek kontroli stanu płynów w samochodzie przynajmniej jeden raz w tygodniu, obowiązek natychmiastowego informowania pracodawcy o każdej usterce samochodu).
Kary czy nagrody?
Warto zaznaczyć, że w przypadku postępowania sprzecznego z umową czy regulaminem użytkowania samochodu służbowego pracownik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za powstałe zaniedbania. Warto zaznaczyć, że efektywnemu funkcjonowaniu floty może pomóc wdrożenie systemu kar i nagród oraz środków dyscyplinujących, co może znacznie wpłynąć na zmniejszenie strat powstających w wyniku codziennego użytkowania aut służbowych. W przypadku wyrządzenia szkody pracownik może zostać zobowiązany do jej naprawienia, utracić prawo do użytkowania samochodu służbowego czy też otrzymać zakaz korzystania z auta w celach prywatnych. – Wprowadzając system nagród fleet manager zyskuje możliwość motywacji pracowników do odpowiedniego wypełniania obowiązków i dbania o powierzone im auto w należyty sposób – mówi Małgorzata Słodownik z Flotis.pl. – Idąc tym tropem, do naszego systemu monitoringu pojazdów wprowadziliśmy funkcjonalność asystenta kierowcy, który informuje m. in. o sytuacji na trasie, fotoradarach, kontrolach drogowych czy też aktualnych czasach przejazdu – dodaje M. Słodownik. Warto dodać, że pracodawca może także w ramach nagrody np. zmienić auto na lepszy model, dać prawo wyboru samochodu służbowego czy też dać prawo pierwokupu przy odsprzedaży auta.
Źródło: Flotis.pl
