W XXI wieku telefon komórkowy stał się jednym z najważniejszych narzędzi pracy. W wielu firmach wypracowano praktykę korzystania przez pracowników ze swoich prywatnych telefonów do celów służbowych. W takiej sytuacji pracodawca jest zobligowany by zwrócić osobie zatrudnionej koszty rozmów służbowych. Są też sytuacje, w których pracownik otrzymuje od pracodawcy telefon, a korzyści płynące z jego wykorzystywania są zaliczane do wynagrodzenia. W jaki sposób formalnie uregulować tego rodzaju umowy?
W pierwszej kolejności pamiętajmy, by tego rodzaju kwestie jak korzystanie z telefonu komórkowego (zarówno osobistego do celów zawodowych, jak też służbowego, którego pracownik będzie używał także prywatnie) nie pozostawiać w sferze niedomówień. Zawsze w takich sytuacjach należy dbać o podpisanie odpowiedniej umowy między dwiema stronami – doradza Marcin Liwacz z Grupy HRC.
Umowa może nie być konieczna, jeżeli zakład pracy (firma) posiada wewnętrzny regulamin, który szczegółowo reguluje te kwestie. Poza używaniem telefonu komórkowego mogą w nim być także opisane zasady korzystania choćby z służbowego samochodu, delegacji czy korzystania z szeregu innych dodatków do wynagrodzeń jak choćby pakietów medycznych czy karnetów do klubów fitness – dodaje.
W przypadku używania telefonów komórkowych, pracodawcy najczęściej pokrywają wszystkie koszty, które są związane z danym aparatem. Ale coraz częściej stosowane są ograniczenia, np. rozliczanie rozmów na podstawie bilingów, rachunków czy też wprowadzane limity, ponad które pracownik płaci już z własnej kieszeni. Oczywiście, w tej ostatniej sytuacji, ważne by wyznaczony limit był tak obliczony, by pokrywał wydatki na rozmowy służbowe. Z pewnością z punktu widzenia pracownika byłoby niekorzystnie dopłacać z własnej kieszeni do rozmów telefonicznych koniecznych do wykonywania zadań służbowych. Dlatego właśnie obie strony powinny zwrócić uwagę, by opisane powyżej zasady były czytelne i jasno określone już w momencie podpisywania umowy o pracę.
Należy pamiętać, że w sytuacji pokrywania całości (bądź części) kosztów rozmów prywatnych przez zakład pracy, powstają przychody pracownika, które należy opodatkować. A zatem zwrot lub pokrycie kosztów używania telefonu komórkowego przez pracownika jest częścią jego wynagrodzenia, co niekiedy może być wykorzystywane w negocjacjach prowadzonych w procesie rekrutacji – zauważa Waldemar Paturej, ekspert Grupy HRC.
Eksperci Grupy HRC podkreślają, że zarówno prawo, jak i praktyka wykazują się dużą elastycznością w kwestii używania telefonów komórkowych w pracy. Możliwe są bowiem także sytuacje, w których to pracownik używa do celów służbowych swój prywatny aparat. Także w takiej sytuacji warto zadbać by odpowiednie zapisy znalazły się choćby w umowie o pracę. Unikniemy wówczas wielu nieporozumień, pretensji i komplikacji związanych z rozliczaniem rozmów i oddzielaniem tego co służbowe, od sfery prywatnej – dodaje Waldemar Paturej.
Umowa (bądź zapis w umowie o pracę) może dotyczyć wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu za rozmowy telefoniczne, ale zdarzają się sytuacje, w których firma np. refunduje koszty zakupu karty doładowującej do telefonu. Pamiętajmy jednak, że np. w przypadku ryczałtowego rozliczania rozmów z prywatnego telefonu, kwota ryczałtu jest traktowana jako przychód pracownika ze stosunku pracy. A zatem kwota taka powinna być uwzględniona nie tylko w podstawie do opodatkowania wynagrodzenia, ale także do wyliczenia składek na ubezpieczenie społeczne.
Źródło: Grupa HRC
