Zgodnie z obowiązującym prawem monitoring pracowniczy jest dopuszczalnym narzędziem kontroli, przy czym, każdy pracodawca stosujący w swoim zakładzie pracy nadzór wideo nad pracownikami jest zobowiązany przestrzegać określonych przepisów Kodeksu Pracy oraz ustawy o ochronie danych osobowych. Niezastosowanie się do powyższych przepisów naraża go nie tylko na odpowiedzialność cywilną, ale również na odpowiedzialność karną – co może skutkować ograniczeniem wolności nawet do dwóch lat. Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy między innymi odpowiednie przechowywanie, przestrzeganie czasu przechowywania, a następnie utylizacja zarejestrowanych materiałów wideo po okresie ich przetwarzania.
W Polsce coraz częściej pracodawcy decydują się na zainstalowanie kamer przemysłowych w swoich zakładach pracy. Najczęściej decyzja o wprowadzeniu systemu monitorującego jest motywowana chęcią lepszej kontroli nad swoimi pracownikami, zwiększeniem wydajności pracy oraz poprawieniem efektywności. Ten przywilej pracodawcy, niesie za sobą obowiązek przestrzegania szeregu zasad. GIODO wyraźnie podkreśla, że obowiązki podmiotu monitorującego powinny być nie mniejsze niż te, jakie obowiązują administratorów danych.*
Zasady stosowania monitoringu pracowniczego
W przypadku decyzji o wprowadzeniu monitoringu w zakładzie pracy, pracodawca musi pamiętać o przestrzeganiu określonych norm, tak aby wprowadzenie kamer nie naruszyło dóbr osobistych oraz godności pracowników, regulowanych przez przepisy prawa pracy, Kodeks Cywilny i Konstytucję RP. W szczególności jednak pracodawca zobowiązany jest do przestrzegania ustawy o ochronie danych osobowych, do czego zobowiązuje go Kodeks Pracy (art. 221 § 5). Pracodawca musi mieć świadomość, że materiały wideo zawierające nagrania pracowników, klasyfikowane są jako informacje wrażliwe.
– Dostanie się takich informacji w niepowołane ręce mogłoby odbić się negatywnie na działalności firmy oraz reputacji pracodawcy nie tylko wśród pracowników, ale również klientów czy kontrahentów. Dlatego też, aby uniknąć takich sytuacji pracodawca musi stosować się do określonych wytycznych – mówi dr Paweł Markowski, Prezes Zarządu BOSSG Data Security.
Po pierwsze, wprowadzenie monitoringu musi być odpowiednio umotywowane, np. w przypadku gdy pracodawca podejrzewa, że pracownik nie wykonuje należycie swojej pracy albo nie wywiązuje się ze swoich obowiązków, np. gra w gry komputerowe albo spędza czas w serwisach społecznościowych, zamiast pracować.
– Pracodawca może legalnie monitorować pracowników dostępnymi metodami pod warunkiem, że kontrola i jej zasady są uzasadnione i jawne. Warto by pracodawca uregulował kwestie monitoringu stosownym wpisem do regulaminu i odrębnym zapisem w umowie o pracę, aby uniknąć konsekwencji prawnych związanych z przekroczeniem dopuszczalnych granic kontroli pracowników – mówi Michał Kluska, z Kancelarii Olesiński & Wspólnicy.
Pracodawca powinien przy tym również wskazać miejsca, w których zamierza umieścić kamery. Przy czym niedozwolone jest umieszczanie monitoringu w miejscach, w których pracownik ma prawo do pełnej prywatności, czyli w tzw. obszarach objętych szczególną ochroną prywatności takich jak np. jadalnie, poczekalnie, toalety, prysznice czy przebieralnie.**
Równie ważne jest odpowiednie przechowywanie materiałów wideo. Należy pamiętać, że nagrania stanowią informacje o pracownikach i nośniki danych, na których je zapisano, należy odpowiednio przechowywać i chronić. Zgodnie z art. 36 ustawy o ochronie danych osobowych pracodawca jako administrator danych jest zobowiązany odpowiednio zabezpieczyć dane swoich pracowników. Dodatkowo, art. 26 ust. 1 pkt 4 ściśle określa ramy czasowe przetwarzania takich informacji – mogą być one przechowywane tylko na czas niezbędny do osiągnięcia celu takiego monitoringu. Według GIODO okres ten nie powinien być dłuższy niż 7 do 30 dni, a tylko w przypadkach szczególnie uzasadnionych może zostać wydłużony.*** Następnie materiały muszą zostać odpowiednio zniszczone, tak aby nikt nie mógł ich wykorzystać.
Chociaż firmy dość dobrze dbają o odpowiednie zabezpieczenie materiałów wideo w czasie ich przetwarzania, często nie przywiązują wagi do ich odpowiedniej utylizacji po okresie ich przydatności. Ponieważ obecnie większość rejestrowanych materiałów wideo znajduje się na płytach CD, DVD oraz dyskach komputerów firmowych, najbezpieczniejszą metodą, dającą stuprocentową gwarancję, że nagrania wideo zostały odpowiednio zutylizowane jest ich chemiczne rozpuszczenie za pomocą technologii LiquiDATA – opracowanej przez polskich naukowców.
– Cały czas podkreślamy, że ostatnim etapem procesu przetwarzania danych, jest ich skuteczne zniszczenie. Zastosowanie naszej technologii daje gwarancję, że informacje, czyli w tym przypadku nagrania wideo, zostały odpowiednio zniszczone. Dzięki temu pracodawca może mieć pewność, że nikt nie zarzuci mu, że niewłaściwie obchodzi się z danymi swoich pracowników – mówi dr Paweł Markowski, Prezes Zarządu BOSSG Data Security.
*/**/*** „Wymagania w zakresie regulacji monitoringu”, GIODO, sierpień 2011r.
Źródło: BOSSG Data Security
