Delegowanie zadań

Nieodmiennie zdumiewa mnie niechęć i nieumiejętność menadżerów delegowania zadań i odpowiedzialności. Na jednym z ostatnio prowadzonych przeze mnie szkoleń na pytanie testowe przed szkoleniem „czym jest delegowanie?” większość uczestników odpowiedziała „zwalaniem na podwładnych nadmiaru własnych obowiązków”.

A przecież sztuka zarządzania ludźmi polega między innymi na umiejętności zlecania właściwych zadań właściwym osobom. Przez delegację rozumiemy przekazywanie określonemu pracownikowi do wykonania zadań lub czynności leżących w zakresie działania kierownika. Jednocześnie ze zleceniem zadania powinny zostać scedowane na niego także niezbędne kompetencje i odpowiedzialność merytoryczna (odpowiedzialność za podejmowane działania). Przełożony zachowuje i ponosi nadal odpowiedzialność za sposób kierowania (odpowiedzialność za kierowanie) – ta nie podlega delegacji.


Przekazanie pracownikowi zadania albo czynności może być:
•    trwałe (delegacja trwała lub generalna) — kierownik zleca pracownikowi określone zadania do samodzielnej realizacji.
•    ograniczone do pojedynczego przypadku (delegacja jednorazowa) zadanie pozostaje nadal w gestii przełożonego.


Delegowanie wymaga od przełożonego spełnienia następujących obowiązków kierowniczych:
•    Wybór odpowiednich pracowników (właściwa obsada stanowisk).
•    Rozgraniczenie zakresów odpowiedzialności i ich kontrola.
•    Koordynacja oddelegowanych zajęć.
•    Wspieranie pracowników i doradzanie im.
•    Dostarczanie pracownikom odpowiednio wcześnie wyczerpujących informacji.
•    Przeprowadzanie kontroli przebiegu i wyników zleconych prac.
•    Ocena pracowników (przede wszystkim pochwala, ale także konstruktywna krytyka w razie potrzeby – najlepiej w formie informacji zwrotnej o jakości pracy).
•    Przeciwdziałanie odmowie przyjęcia delegowanych zadań bądź przekazywaniu ich dalszym osobom.


Pytania pomocne w przygotowaniu zadań do delegowania:

1. Co?
•    Co w ogóle jest do zrobienia?
•    Jakie cząstkowe zadania są do wykonania?
•    Jaki wynik jest oczekiwany?  Jakie są dopuszczalne odstępstwa od wyniku?
•    Co może stanowić trudność, przeszkodę?

2.  Kto?
•    Kto jest najbardziej predestynowany do wykonania danej czynności?
•    Kto powinien współpracować przy realizacji zadania?

3. Dlaczego?
•    Dlaczego, po co ta czynność ma być wykonana?
•    Jakiemu celowi służy dane zadanie?
•    Co się stanie, jeśli praca nie zostanie wykonana w ogóle lub zostanie wykonana tylko częściowo?

4.   Jak?
•    Jak należy przeprowadzić zadanie
•    Jakie metody postępowania trzeba zastosować?
•    Jakie przepisy i wytyczne trzeba respektować?
•    Jakie stanowiska/działy muszą być poinformowane?
•    Jakie koszty mogą powstać?

5. Jakimi środkami?
•    Jakie środki pomocnicze należy zastosować?
•    W co muszą być wyposażeni pracownicy?
•    Jakie dokumenty są niezbędne?

6. Kiedy?
•    Kiedy praca powinna/musi być rozpoczęta?
•    Kiedy praca powinna/musi być zakończona?
•    Jakich terminów pośrednich należy dotrzymać?
•    Kiedy chcę zostać poinformowany o postępach w realizacji zadania?
•    Kiedy muszę coś skontrolować, aby móc ewentualnie interweniować?

Gdy odpowiemy sobie na te pytania i dobierzemy odpowiednią osobę, oraz porozmawiamy  z nią o tym zadaniu w odpowiedni dla jej potrzeb sposób, delegowanie stanie się wspaniałym narzędziem nie tylko do wykonania zadania i osiągania celów zespołu, ale również do zmotywowania pracowników.

Z przyjemnością poznamy Twoją opinię

Skomentuj

Wystarczy 5 sekund aby być zawsze na bieżąco.

Zapisz się do naszego newslettera tutaj:

Informacje o najciekawszych artykułach i nowościach w świecie HR.

Dziękujemy za zapisanie do naszego newslettera. Od teraz będziesz na bieżąco ze światem HR.

Share This
HRstandard.pl
Login/Register access is temporary disabled
Compare items
  • Total (0)
Compare
0