Istnieje popularne przekonanie, że praca zespołowa zawsze przynosi doskonałe rezultaty. Ludzie w grupie mają pracować wydajniej i bardziej się starać. Czy rzeczywiście zawsze tak jest? Niemoc decyzyjna, brak poczucia odpowiedzialności za wykonanie zadania, spadek motywacji czy też zwykłe lenistwo to zaledwie kilka problemów, którym musi stawić czoła lider zespołu. W poszukiwaniu sprawdzonych rozwiązań w dziedzinie zarządzania warto sięgnąć do tego, co może zaoferować prawdziwa skarbnica wiedzy z tego zakresu – sport.
Zarządzanie w sporcie ma tę przewagę nad zarządzaniem w organizacji, że skuteczność podejmowanych działań może być dosyć szybko zweryfikowana. Po wprowadzeniu zmian, możemy obserwować jak wpływają one na osiągane przez zawodników wymierne rezultaty. Wioślarstwo, a zwłaszcza wioślarska ósemka, jest tego idealnym przykładem. Zasady wypracowane w tym sporcie są szczególnie przydatne w zarządzaniu zespołami projektowymi, które muszą działać szybko i w sytuacji presji – szczególnie konkurencyjnej.
Na łodzi znajduje się dziewięciu zawodników, ośmiu z nich wiosłuje siedząc tyłem do kierunku płynięcia, dziewiąty zawodnik to sternik, który motywuje wioślarzy, czuwa nad kierunkiem i utrzymaniem właściwego tempa. W dążeniu do jak najlepszych rezultatów dzisiejszy sport nie pozostawia niczego przypadkowi, każdy ruch wioseł musi być idealnie zgrany i wykonany perfekcyjnie, a trenerzy i liderzy nie mogą pozwolić na nieporozumienia lub konflikty w grupie. Jak sprawić by dziewięciu zawodników i sztab szkoleniowy, mający przed sobą wysokie cele, stanęli na wysokości zadania?
Oto kilka zasad, które składają się na wioślarskie abecadło, ale każdą z nich można z powodzeniem przenieść na grunt zarządzania tak, by stworzyć doskonale funkcjonujący zespół.
Uzgodnij słownik
Na samym początku musisz upewnić się, że każdy rozumie język, którego używasz. W większości dyscyplin sportowych istnieje specyficzny żargon, niezrozumiały dla osób z zewnątrz. Nie można z góry zakładać, że każdy wie czym jest „drynda” (łódź – dwójka ze sternikiem), albo co należy zrobić gdy pada hasło „woda” (przestać wiosłować). Podobnie może być w twoim zespole. Upewnij się, że wszyscy rozumieją twój sposób komunikowania, zwłaszcza w sytuacji, gdy grupa jest mocno zróżnicowana. Nie zapomnij, że to, co dla Ciebie może być oczywiste, niekoniecznie jest oczywiste dla innych. Dlatego nie ograniczaj się jedynie do wysyłania komunikatów, upewnij się także, że wszystko zostało przez twoich odbiorców dokładnie zrozumiane.
Ustal kiedy jest czas na rozmowy, a kiedy na działanie
W wioślarstwie zawsze obowiązuje zasada: na lądzie rozmawiamy, na wodzie musi być cisza. Oznacza to, że należy jasno określić, kiedy jest czas na proponowanie zmian i zgłaszanie uwag, a kiedy konieczna jest już pełna koncentracja na realizacji zadań. Wyobraź sobie sytuację, gdy w trakcie treningu jeden z zawodników zaczyna podważać zasadność wykonywanych zadań, albo analogicznie, podczas realizacji projektu, jeden z członków zespołu podważa ustalenia, gdy faza planowania jest już dawno została zakończona. Lepiej na początku prac jasno określić, kiedy jest czas na rozmowy i ustalenia. Późniejsze podważanie planu działań, jeśli diagnoza sytuacji wyjściowej została dobrze przeprowadzona i nic nieprzewidzianego się nie zdarzyło, jest stratą czasu.
Ktoś zawsze musi mieć decydujące zdanie
By zespół mógł właściwie funkcjonować, konieczne jest szczegółowe określenie zakresu odpowiedzialności. Każde nieporozumienie to strata cennego czasu. Dlatego istotne jest także określenie, kto podejmie ostateczną decyzję w przypadku rozbieżności zdań wewnątrz zespołu. Oczywiście nie oznacza to wprowadzenia autorytarnych rządów, jednak możesz spotkać się z sytuacją, gdy brak zgody będzie uniemożliwiał dalszą pracę, a różnica zdań nie pozwoli na podjęcie wspólnej decyzji. Funkcja lidera zespołu musi być dla wszystkich jasna.
Motywuj zbiorowo i indywidualnie
Nie zapominaj, że twój zespół najpewniej składa się z ludzi o bardzo różnych potrzebach. Nawet w „twardym” świecie sportu nie ma uniwersalnych sposobów budowania motywacji. Filmowe, płomienne przemowy trenerów w szatni nie zadziałają na każdego, a niektórym mogą wydawać się śmieszne. Postaraj się poświęcić odpowiednią ilość czasu na poznanie każdego członka swojego zespołu. Niektórzy z nich będą potrzebować indywidualnego podejścia – wytłumaczenia, jakie znaczenie dla realizacji celu ma ich wkład i docenienia ich indywidualnych zdolności. Oczywiście innym może wystarczyć zbiorowe zagrzewanie do walki – to właśnie twoim zadaniem jest rozpoznanie tego, w jaki sposób dotrzeć do każdego z członków zespołu.
O klasie zespołu świadczą nie jego liderzy, a zgrana całość
Łatwo ulec czarowi liderów i zapomnieć o całej reszcie zespołu. Przykład wioślarskiej ósemki pokazuje, że to nie liderzy, a najsłabsi zawodnicy świadczą o klasie osady. Sukces zespołu jest złożony ze starań każdego z jego członków, a pojedyncze „gwiazdy” to zdecydowanie za mało by go osiągnąć. Musisz odnaleźć potencjał każdego z członków zespołu, poznać ich słabe i mocne strony. Jeżeli ktoś odstaje od grupy na niekorzyść, oznacza to w dużej mierze twoją porażkę.
Buduj siłę zespołu poprzez rozwój indywidualny
Praca grupowa nie oznacza całkowitego odejścia od indywidualności. W wioślarskiej łodzi nie wszyscy zawodnicy są tacy sami i wobec każdego z nich stawiane są inne oczekiwania. Pierwszy zawodnik jest liderem osady a wraz z drugim nadaje tempo wiosłowania, czterech siedzących w środkowej części łodzi to siła napędowa, dwóch ostatnich zapewnia balans i czuwa nad odpowiednią techniką. Również w twoim zespole, każdy z jego członków, oprócz indywidualnych potrzeb ma indywidualne zdolności. Postaraj się je odnaleźć, wykorzystać i zachęcać do ich rozwijania.
Na koniec pozostaje najważniejsza zasada:
Zawodnik musi znać swoje zadania i cele zanim wsiądzie do łódki
Zwłaszcza w trakcie zawodów nie ma już czasu na żadne ustalenia – temu ma służyć okres przygotowawczy. W twoim przypadku oznacza to zarezerwowanie odpowiedniej ilości czasu na poinformowanie każdego z członków zespołu o zadaniach i oczekiwaniach wobec niego. Najważniejsze jest to, by zrobić to przed rozpoczęciem pracy. Nie licz na to, że wszystko się jakoś ułoży i dotrze w trakcie realizowania zadań. Ludzie pozostawieni sami sobie będą na własną rękę poszukiwać rozwiązań, które ostatecznie mogą nie pasować do działań reszty zespołu. Jeżeli chcesz by łódź płynęła naprawdę szybko, musisz być pewny, że każdy dokładnie wie co ma robić.
Autor: Piotr Smereka
Źródło:
