Wielu menadżerów, z którymi mam kontakt, narzeka na jakość zebrań. Co dziwniejsze, nie tylko dotyczy to zebrań, w których uczestniczą, ale również tych, które sami organizują.
Jedną z przyczyn, które sprawiają, iż zebrania nie są wykorzystywane skutecznie jest to, że menadżerom brak umiejętności organizowania ciekawych, efektywnych spotkań a także spójnej wiedzy na temat funkcji, które mają one pełnić. Szkolenia na ten temat organizowane są rzadko, bo wydaje się, że to żadna tajemna wiedza.
A oto kilka zasad, które warto uwzględnić organizując zebranie:
1. Częstość zebrań – zależna od ilości problemów, ich złożoności i wydajności grupy. Wskazane , żeby grupy spotykały się o tej samej porze, tego samego dnia, według z góry przygotowanego planu.
2. Czas trwania zebrań – powinny zaczynać się i kończyć w określonym i ściśle przestrzeganym czasie, choć nie ma sensu przedłużać spotkania sztucznie, jeśli jego cele zostaną osiągnięte wcześniej.
3. Priorytet zebrań – grupa powinna na początku zdecydować o stopniu ważności zebrań w porównaniu do innych potrzeb organizacyjnych. W organizacjach, w których zebrań jest tak dużo, ze czasem ich terminy się nakładają, trzeba ustalić hierarchię ważności różnych zebrań.
4. Zastępcy członków – każdy członek grupy powinien być odpowiedzialny za wyznaczenie zastępcy, który by uczęszczał na zebrania podczas jego nieobecności.
5. Miejsce zebrania – najbardziej wskazanymi miejscami są odpowiednio wyposażone pokoje konferencyjne położone na uboczu.
6. Przygotowania – na wszystkich zebraniach muszą być dostępne tablice lub bloki z kartkami. Wskazane jest, aby było tyle stołów, żeby członkowie grupy mogli swobodnie robić notatki.
7. Obowiązek zapisywania – grupa powinna ustalić własne metody rejestracji prac. Na niektórych spotkaniach warto wyznaczyć osobę, która spisze i roześle wszystkim uczestnikom notatki ze spotkania.
8. Układanie porządku dziennego – programy przygotowane wcześniej mają tę przewagę, że informują członków grupy, jakie problemy mają być poruszone. Pozwala to każdemu odpowiednio się przygotować i spotkanie jest efektywniejsze.
9. Zasady przemawiania – grupa powinna mieć wypracowane własne zasady wypowiadania się w czasie zebrania. Lepiej ograniczyć liczbę przepisów. W dojrzałych grupach rozwiązujących problemy każdy uczestnik bierze wyłączną odpowiedzialność za stosowność i długość wypowiedzi. Na początku warto wyznaczyć limity czasu na wypowiedź, a także osobę, która będzie o tym przypominała.
10. Selekcja problemów – grupa nie powinna poświęcać czasu na rozwiązywanie problemów, które (1) dotyczą tylko niewielu członków, (2) mają niewielkie znaczenie, (3) są poza strefą władzy grupy.
11. Zasady podejmowania decyzji – najlepiej, gdy grupa dąży do całkowitej zgody. Członkowie grupy powinni być szczególnie wrażliwi na sytuacje, w których dalsza obrona ich stanowiska nie ma szansy zmienić opinii większości.
12. Każde skuteczne zebranie, niezależnie od jego formy, powinno mieć odpowiednią strukturę uwzględniającą rozpoczęcie (organizacyjno-porządkowe), rozwinięcie, przyjęcie uzgodnień, czas na ogłoszenia i wolne wnioski i zakończenie (z podsumowaniem decyzji i pożegnaniem).
A oto w skrócie wytyczne dobrego, motywującego organizowania zebrań:
• określ temat zebrania (co będzie przedmiotem obrad);
• zdefiniuj cele zebrania (jaką funkcję ma spełniać zebranie, jakie mają być efekty);
• ustal decyzje do podjęcia (jeżeli mają być podjęte, to w jakich sprawach);
• zaplanuj agendę zebrania (począwszy od priorytetów);
• określ czas niezbędny do realizacji tej agendy, jeśli spotkanie ma trwać dłużej niż 1,5 godziny zaplanuj krótką przerwę;
• ustal listę uczestników (zdecyduj, kto powinien, kto musi, a kto może uczestniczyć w zebraniu – zespół do 12 osób zachowa mobilność, pamiętaj, aby zapraszać tylko bezpośrednio zainteresowane osoby lub przedstawicieli zainteresowanych zespołów);
• przygotuj niezbędne materiały (dane źródłowe, jeśli są potrzebne, prezentację);
• zadbaj o wyposażenie sali i komfort uczestników;
• wyznacz funkcyjnych (np. prowadzącego, chronometrażystę, sekretarza – zmienne funkcje na kolejnych zebraniach zaangażują i zmotywują uczestników);
• zawiadom wszystkich zainteresowanych odpowiednio wcześniej, jeśli jest to spotkanie cykliczne, przypomnij wysyłając aktualną agendę
